Leo Babauta: mojih 10 navika e-pošte

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

© fotografija

E-pošta može biti izvrstan alat za rad, ili se može pretvoriti u dosadan izvor odgađanja, a vi ga jednostavno koristite. Nekada sam podnio zahtjev za potpuni bankrot svog e-maila, a sada ga provjeravam 2-3 puta dnevno svaki dan, ali ide brzo i efikasno.

Razvio sam nekoliko navika koje mi pomažu da vrlo učinkovito radim s poštom i bolje se usredotočim na druge važne poslove. I da budem iskren, moj inbox je konačno prazan i osjećam se super. U ovom članku navest ću 10 svojih navika. To uopće ne znači da ih morate slijepo slijediti, ja samo želim pokazati svoj put, a na temelju njega možete utrti svoj. Dakle, evo navika koje rade za mene:

Rjeđe gledajte u poštu

Ne držim svoj poštanski sandučić otvoren cijeli dan. I ja to rijetko gledam. Došao sam do zaključka da ako se u mom sandučiću skupi 20-30 pisama, onda se svijet neće srušiti, a istovremeno će mi biti lako brzo obraditi upravo ovu količinu. Pažnja! Ja kažem proces, a ne čitanje. Otvaram inbox kako bih razbacio poruke u druge mape, a ne da ih čitam i ostavim ih tu.

Raspršite u mape

Otvaram svoju poštu i počinjem donositi brze odluke: brisati ili arhivirati, odmah pročitati i odgovoriti (ako je potrebno manje od 2 minute) ili arhivirati, poslati brzi odgovor i zatim arhivirati, dodati na popis zadataka da to učinim kasnije (označiti zvjezdicom i potom arhivirati). U svakom slučaju, u inboxu ne smije ostati NIŠTA.

Dodajte sve u kalendar odmah

Ako mi dođe pismo s datumom kojeg moram zapamtiti, odmah ga upisujem u kalendar. Sastanak licem u lice ili Skype razgovor, trening ili nešto čega se moram sjetiti tek nakon tjedan dana - sve se odmah šalje u kalendar. Sad mi je ovo najbolja navika, dovedena je do automatizma i zahvaljujući tome rijetko na nešto zaboravim.

Koristite "vruće tipke"

Koristim Gmail, koji nudi razne tipkovničke prečace za moju poštu. Zapravo, trebalo mi je samo nekoliko minuta da ih naučim, a onda mišićna memorija pamti tipke.

Evo prečaca koje koristim:

"Gi" - povratak u inbox;

"E" - arhiva;

"#" - izbrisati;

"C" - kreiranje nove poruke;

"R" - odgovor;

"F" - naprijed;

"A" - odgovorite svima;

"Gs" - idite na označeno;

"Tab + Return" - kada kreiram poruku, odmah je pošaljem i arhiviram.

Također koristim postavku kada nakon brisanja ili arhiviranja poruke automatski idem na sljedeću bez vraćanja u inbox, to vam omogućuje brzo kretanje kroz poruke.

Pišite kratka slova

Moj odgovor na pismo obično ima 1-3 rečenice. Rijetko pišem slova duža od 5 rečenica. I za to mora postojati dobar razlog. Ako stvarno moram puno pisati, radije bih to učinio u Google dokumentima i podijelio s pravom osobom. Kratko pismo znači brz odgovor primatelja, jer osoba ne mora gaziti kroz džunglu vaše elokvencije kako bi uhvatila i asimilirala ključne informacije.

Brzo dodajte zadatke na popis zadataka

Neki ljudi koriste pristiglu poštu kao popis obaveza, ali on nije baš prikladan za to, a evo zašto:

1. Zadaci koje treba obaviti miješaju se s drugim slovima i tada ih je teško izvući iz gomile.

2. Priča u pismu ne sadrži uvijek određeni vodič za akciju, ali na temelju pisma možete si postaviti zadatak. Kad ga budete dovršili, morat ćete ponovno pročitati pismo kako biste zapamtili koji ste si zadatak postavili nakon što ste ga pročitali.

3. Svaki put kad pogledate u svoju poštu kako biste uhvatili neki drugi zadatak, nailazite na nove poruke koje privlače vašu pozornost i odvlače pažnju od glavnih zadataka, remete vaš radni ritam.

Jednostavan i praktičan popis zadataka običan je tekstualni dokument u koji možete dodati zadatke iz e-pošte u samo nekoliko klikova. A tijekom rada takav će list biti učinkovitiji alat, jer ne morate stalno gledati u pristiglu poštu.

U pristiglu poštu spremajte samo nepročitane poruke

Ovo je trik za napredne korisnike. Hakirao sam svoj Gmail inbox na takav način da više ne može pohranjivati pročitane poruke. To znači da ako otvorim pismo i ne ispustim ga ni u jednu drugu mapu, ono će jednostavno nestati. To me motivira da odmah donesem odluku što ću s ovim pismom ili ću ga jednostavno izgubiti. Zahvaljujući ovoj specifičnoj postavci, otvorene poruke se ne nakupljaju u mojoj pristigloj pošti, koje postupno postaju smeće.

Ostavite sa strane za čitanje

Često mi šalju linkove na članke. Odmah ih šaljem na Instapaper da pročitam kasnije. Zato nastojim manje vremena provoditi na mailu, jer osim toga imam još toliko zanimljivih stvari za pročitati.

Nemilosrdno filtrirajte

Kad mi se u inboxu pojavi pismo koje ne bih volio vidjeti, odmah ga rješavam. Nisam lijen odjaviti se s mailing liste ili instalirati filter na ovog pošiljatelja. A to značajno smanjuje protok dolaznih e-poruka. Nemilosrdan sam prema pismima koja mi začepljuju inbox, a ovo pravilo vrijedi čak i za ljude koji mi previše smetaju.

Zatvorite poštu na kraju obrade pisama

Rastavljene poruke - zatvorite poštu i ne otvarajte nekoliko sati dok opet ne bude dovoljan broj slova.

Stjecanje dobrih navika e-pošte je dobra stvar. Odmah ćete primijetiti koliko ste postali smireniji za obavljanje važnijih zadataka, rješavajući se nametljive provjere e-pošte svakih 10 minuta. Vaša glava će biti slobodna za svježe misli čim se vaš inbox oslobodi od nepotrebnih e-mailova. Sretno!