Neočigledan, ali učinkovit način da skratite vrijeme slanja pošte

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Kako biste optimizirali vrijeme koje provodite radeći sa svojom poštom, nemojte pokušavati svoje e-poruke posložiti u savršeni red. Sve je puno jednostavnije, kaže zaposlenica MailChimpa. Nekoliko jednostavnih koraka - i trebat će vam samo sat i pol dnevno da se nosite sa svim slovima.

Jon Smith iz MailChimpovog tima za podršku pronašao je savršenu formulu e-pošte metodom pokušaja i pogreške. Prvo je stvorio mnoge mape, a zatim izbrisao svaku od njih, ali nijedan od ovih pristupa nije uspio. A onda je došao do sasvim drugog sustava.

Unatoč činjenici da su odgovori na pisma gotovo središnji u njegovom radu, uspio je smanjiti vrijeme provedeno na raznim akcijama s poštom na sat i pol dnevno. Otkrio je da čak i kada je poštanski sandučić pun pisama, nekoliko jednostavnih radnji može preokrenuti stvari.

Na što ne biste trebali gubiti vrijeme

Kako John kaže, isprva je pokušao klasificirati slova i stvorio razne mape: za poruke od šefa, za informacije o raznim projektima, poruke na kojima je bilo potrebno nešto poduzeti i tako dalje. Vjerovao je da bi mu to trebalo pomoći uštedjeti vrijeme. Ali zapravo je počeo provoditi više vremena pokušavajući zapamtiti svoj klasifikacijski sustav, a manje na samo djelo.

Na primjer, dobio sam poruku od svog šefa o projektu na kojem sam radio, a ta poruka je također zahtijevala od mene da poduzmem određene radnje. U koju mapu treba staviti? I kolika je bila vjerojatnost da se kasnije sjetim gdje ću tražiti ovo pismo?

John Smith

Tako se John odlučio riješiti svih fascikli, a u njegovoj je pošti zavladao potpuni kaos. Nedostatak sustava nije bio ništa bolji od pretjerano složenog sustava. Tada je John odlučio još jednom preispitati svoj pristup radu s poštom. Odlučio je razvrstati pisma ne po temi, već prema vrsti radnje koju su zahtijevali poduzeti. Evo kako to učiniti.

Nemojte previše komplicirati

Samo ostavite u pristigloj pošti samo poruke na koje trebate odgovoriti. Najvažnije, ako ih ne možete odmah shvatiti, označite ih kao nepročitane.

Možda će vam se to učiniti nelogičnim, jer najgoruće stvari treba obaviti što je brže moguće. Jeste, a ponekad zaista postoji potreba da se na takve poruke odmah odgovori. Ali označavanjem važnih poruka kao nepročitanih, sigurno ih nećete izgubiti u općoj masi. Osim toga, na ovaj način ne morate premještati ove e-poruke: one ostaju u vašoj pristigloj pošti i privlače pozornost dok ih ne stignete.

Trudim se da mi se u poštanskom sandučiću ne nakuplja više od 60–70 poruka odjednom. To je upravo broj slova koji mogu lako riješiti u jednom dahu.

John Smith

Napravite za sebe redoviti raspored slanja pošte

John svako jutro odvaja sat vremena za čišćenje poštanskog sandučića. Kao što je već spomenuto, on često ostavlja hitne poruke "nepročitane". John brzo prelistava biltene i interne komunikacije tvrtke i odgovara na onoliko nehitnih poruka koliko može podnijeti unutar tog sata.

Kad se završi sat za slanje pošte, John Smith ne zatvara poštanski sandučić, već mu posvećuje mnogo manje pažnje. Kako stižu nove poruke, on brzo skenira njihov sadržaj i imena pošiljatelja kako bi im odredio prioritet. Ako se na poruku može odgovoriti bez prekidanja drugih aktivnosti dulje vrijeme, Ivan to čini. Ali više ne počinje slati poštu.

Pred kraj radnog dana Ivan odvaja još 30 minuta kako bi ih posvetio isključivo radu s poštom. Trenutno se bavi pismima koja zahtijevaju od njega bilo kakvu radnju: dati odobrenje, napisati detaljan odgovor ili donijeti bilo kakvu odluku. Tada obraća pažnju na poruke koje je označio kao nepročitane.

Mogao bih provesti puno više vremena radeći s poštom, ali takva vremenska ograničenja pomažu mi da se bolje koncentriram i budem produktivniji.

John Smith

Razvrstajte e-poštu prema vrsti odgovora

Za neke poruke, John je ipak stvorio zasebne mape. Određena slova koja ne označava kao nepročitana, distribuira samo u dva smjera. Poruke koje zahtijevaju bilo kakvu radnju ili odgovor od kolege (ne nužno hitne), Ivan smješta u mapu "To Do". Namijenjen je e-porukama koje se mogu rješavati sljedeći dan ili kasnije u tjednu.

Još manje hitna pisma Ivan premješta u mapu "Pročitaj". Osim toga, koristi posebne filtere koji automatski stavljaju newsletter u ovu mapu. Potrebno je samo nekoliko minuta za instaliranje filtara, ali ovaj jednostavan korak kasnije će vam uštedjeti mnogo vremena i truda.

Ako koristite ovu metodu, dobit ćete tri aktivne mape koje se razlikuju po hitnosti odgovora na poruke: Inbox s nepročitanim porukama, To do i Read.

Arhivirajte poruke

Za sve ostalo John Smith koristi značajku arhiviranja poruka. To mu pomaže da očisti poštanski sandučić i šefa od nepotrebnih zadataka.

Čim pročitam poruku i poduzmem potrebne radnje, bilo da se radi o novostima tvrtke ili newsletteru na koji sam se pretplatio, arhiviram je.

John Smith

Ako poruka sadrži važne informacije koje bi John želio zadržati za buduću upotrebu, on arhiviranu poruku označava zvjezdicom kako bi se mogla brže pronaći.

Budite posebno oprezni kada odlučujete o brisanju objave

John rijetko koristi značajku brisanja poruke. Ovo je lekcija koju je naučio iz stvarne prakse. Jednog dana, John je izbrisao poruku od kolege koja je sadržavala informacije koje on tada nije smatrao važnima. Nakon što je ovaj zaposlenik napustio tvrtku, Johnu su bile potrebne informacije iz tog pisma. Tada je shvatio da je u nevolji.

Nakon toga sam počeo brisati samo ona slova koja mi u budućnosti sigurno neće biti od koristi. Nemojte se uvrijediti dragi kolege koji mi šaljete slatke gifove s mačkama, ali to su poruke koje završavaju u "Smeću".

John Smith

Kako bi došao do ovog sustava, John Smith je isprobao mnogo različitih pristupa koji za njega nisu bili dovoljno učinkoviti. Isprobao je metode koje su koristili drugi ljudi, ali je vrlo brzo shvatio da treba isprobati nešto drugačije. John je došao do zaključka da svaki sustav funkcionira samo kada se dobro uklapa u uvjete vašeg rada.

Isprobajte ovu metodu ili pronađite nešto svoje. Možda ćete uspjeti pronaći način da potrošite još manje vremena na poštu.