5 alternativa klasičnom popisu zadataka

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Održavate popis obaveza, ali još uvijek ne radite ništa? Onda je ovaj članak za vas! Pokazat će vam pet alternativnih načina za održavanje popisa obaveza.

Popis obaveza nužan je element učinkovitog rada. U teoriji. U praksi, popisi obveza često ne dovode do produktivnosti. Zašto? Postoji mnogo razloga.

Ponekad sjedimo i oklijevamo izvršiti jednostavne zadatke, ponekad odgađamo i odlažemo rješavanje teških za kasnije. Popis obaveza trebao bi motivirati, ali često nas, naprotiv, čini obeshrabrenim. Pogotovo ako na kraju dana vidite da većina planiranog nije napravljena.

Kada se sve to nadoveže jedno na drugo, čini se da izrada popisa traje dulje od provedbe zadataka navedenih u njima. U članku o sustavu popisa Benjamina Franklina govorili smo o nekim tajnama sastavljanja učinkovitih popisa obveza (obavljanje stvari, određivanje prioriteta, prilagođavanje popisa obveza promjenjivim okolnostima itd.). U ovom članku, Lifehacker će vas upoznati s pet novih i originalnih načina održavanja popisa.

1–3–5

Što je redoviti popis obaveza? Tako je, ovo je numerirani popis zadataka za dan (ili mjesec/godinu, ako govorimo o dugoročnom planiranju). Zaboravi.

Pokušajte sastaviti svoju listu obaveza prema principu 1-3-5.

Kako radi?

Zapišite jedan glavni zadatak, tri srednja i važna zadatka, te pet malih, koji se, ako nedostaje vremena, mogu odgoditi do sutra. Učinite to navečer kako biste ujutro imali jasnu predstavu o tome što vam je danas na dnevnom redu.

Ako je vaše područje djelovanja toliko dinamično da ne možete predvidjeti (ne)pojavu novih hitnih slučajeva, ostavite nekoliko trojki ili petica slobodnih. To će vam omogućiti da svoj popis zadataka učinite što fleksibilnijim.

Budite spremni na činjenicu da prilikom izrade popisa obveza prema principu 1-3-5 možda nećete uvijek moći prekrižiti sve stavke s njega. Na primjer, okolnosti se mogu promijeniti, a glavni zadatak trenutnog dana postat će nemoguć. Ali možete napraviti skup od tri zadatka srednje važnosti ili pet - malih.

Glavna prednost ovog pristupa je da nema potrebe za određivanjem prioriteta. Navodite a priori ono što mislite da je relevantno za sljedeći dan.

Bullet Journal

Koji je glavni problem s planiranjem papira? Jednom kada prekrižite zadatak s popisa, zaboravite na njega i nikada nećete pogoditi kada bi detalji njegove provedbe (brojevi telefona, datumi, bilješke itd.) mogli ponovno biti potrebni. Elektronički planeri djelomično su riješili ovaj problem – većina vam omogućuje povezivanje s prošlim zadacima, grupiranje itd. Ali što je s onima koji više vole ugodno šuštanje papira nego zaslon osjetljiv na dodir? Web dizajner je smislio sustav koji pojednostavljuje planiranje papira. Njeno ime je Bullet Journal.

Kako radi?

Lifehacker je već govorio o sustavu brzih bilješki koji je izumio Carroll u jednoj od svojih prošlih publikacija. Prisjetimo se osnovnih principa.

Prije svega, numerirajte stranice svog dnevnika. Na prvoj stranici napravite tablicu sadržaja - pomoći će vam pronaći potrebne informacije. Zatim izradite kalendar za mjesec: dane i dane u tjednu, ali naprotiv - zadatke i događaje koji se sigurno neće mijenjati. Na drugoj stranici izradite popis obaveza za tih 30 dana. U tom je slučaju važno koristiti bilješke (kvačice, kružići itd.) kako biste vizualno lakše pročitali informacije. Na taj način možete napraviti popis obaveza i za dan i za tjedan. Glavna stvar je ne zaboraviti uključiti brojeve stranica u sadržaj.

Anti-to-do

Popis zadataka trebao bi biti motivator koji vam podiže raspoloženje: “Imam toliko stvari za obaviti, a kako je lijepo prekrižiti još jedan hir!”. Ali zapravo, mnogi, otvarajući svoju listu obaveza na kraju dana, padaju u malodušnost: “Ja sam lijena osoba! 6 zadataka od 10! Neostvareni zadaci vuku dušu kao kamen na dno.

Ali postoji izlaz - paralelno s popisom zadataka, držite traku protiv stvari.

Kako radi?

Prema suosnivaču Netscapea Marcu Andreessenu, anti-to-do je proces u kojem ne zapisujete ono što morate učiniti, već ono što ste već učinili, svoja postignuća.

Svaki put kada učinite nešto korisno tijekom dana, zapišite to na popis stvari koje ne trebate učiniti s druge strane kartice. Svaki put kada zapišete svoje postignuće, dobit ćete dozu endorfina, poput miša koji pritisne tipku u kavezu i za to dobije komadić hrane. I na kraju dana, prije nego što pripremite novu karticu za sutra, bacite pogled na današnju čestitku, na svoju anti-to-do listu i razveselite se koliko ste stvari zapravo učinili tog dana. Zatim poderajte i bacite karticu. Još jedan dan nije izgubljen.

Na taj način možete se dodatno motivirati da ispunite ovaj popis obaveza.

Inače, aplikacija iDoneThis radi na sličan način. Također pomaže razumjeti na što trošite svoje vrijeme i koje ste korisne stvari učinili u danu, tjednu, mjesecu.

Zen sustav produktivnosti

GTD je izvrstan način za poboljšanje osobnih performansi. Međutim, metoda Davida Allena nije prikladna za svakoga. Tako je drugi poznati guru produktivnosti, Leo Babauta, odlučio pojednostaviti ovaj sustav i smislio Zen to Done (ZTD).

Kako radi?

ZTD je sve o jednostavnosti i fokusu na radnju i radnju ovdje i sada. Babauta je identificirao pet glavnih GTD problema i predložio rješenja. Za popise obaveza to znači sljedeće:

1. Napravite jednostavne popise tema. Na primjer, na karticu pod nazivom “Posao” zapišite samo zadatke koji se odnose na vašu profesionalnu aktivnost.

2. Održavajte popis ažurnim. Sa sobom uvijek nosite gadget ili bilježnicu u koju možete zapisivati iznenadne ideje ili zadatke.

3. Budite relevantni. Navedite samo zadatke koji su zaista važni za popis obaveza.

Stop liste

Na prvi pogled, izraz "prestani raditi popis" u potpunosti je u suprotnosti s planiranjem obaveza. Ali samo na početku.

Kako radi?

U stop doing listu upisujete i svoje poslove, ali ne one koje trebate i morate obaviti, već one kojih se želite riješiti. Na primjer, želite prestati pušiti, prestati koristiti društvene mreže i prestati jesti slatkiše noću. Ovo su točke vašeg prestanka raditi list. Zapravo, ovo je jedan od načina borbe protiv kronofaga.

Chris Guillebeau, u svojoj knjizi Umijeće nesukladnosti, piše:

Najbolji način da prestanete gubiti vrijeme na gluposti je da napravite stop listu. Stop lista je popis stvari koje više ne želite raditi. Čak je i bolji od popisa obaveza jer vam omogućuje da shvatite što vas vuče prema dolje.

Sam Chris svake godine pravi stop-liste za novogodišnje praznike. To mu omogućuje da procijeni koliko je napredovao u proteklih 12 mjeseci.

Kako bi prestanak izvođenja listova uspio, važno je zapamtiti vrijeme. Izračunajte koliko dugo navika koju se želite riješiti. Zatim si postavite vremensko ograničenje (ne više od 20 minuta dnevno na YouTubeu) i postupno ga snižavajte.

Sažetak

Dakle, ako vam klasično planiranje obaveza ne odgovara, isprobajte jednu od gore navedenih alternativa. Bolje ih je kombinirati: ne napravite dugačke popise, već kratke s jednim glavnim i nekoliko sporednih zadataka; voditi prikladnu i razumljivu evidenciju; motivirajte se popisom svojih postignuća i odvojite vrijeme da napravite popis navika koje trebate prekinuti.

Ako imate svoje pristupe izradi popisa zadataka, podijelite ih u komentarima.