7 pogrešaka na popisu obveza koje ometaju vašu produktivnost

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Prema mišljenju stručnjaka, ove aktivnosti treba izbjegavati kako biste izvukli maksimum iz popisa obaveza.

1. Ujutro napravite popis

Čini se prirodnim zapisati planove za dan prvo ujutro. Međutim, već je prekasno. Tako kaže Eileen Roth, autorica knjige Organization for Dummies. “Ako ujutro napravite popis zadataka, a u 8:00 imate dogovoren termin na drugom kraju grada, onda vjerojatno nećete imati vremena za to”, kaže ona.

Napravite popis na kraju dana. To će vam omogućiti da ostavite svoje radne poslove i odmorite se u miru. “Idete kući s posla i više ne razmišljate o popisu zadataka, jer ste ga već sastavili i znate što ćete morati postići sutra. Vaš um se konačno može odmoriti - kaže Eileen.

2. Previše zadataka za popis

Ako vaš popis obaveza može potrajati tjednima ili mjesecima, unaprijed se pripremate za neuspjeh. Zbog toga ćete se osjećati preplavljeno.

Prema Kyri Bobinet, autorici knjige Živjeti dobro organizirano: 10 lekcija iz kognitivne psihologije i dizajnerskog razmišljanja za svjestan, zdrav i smislen život, tri su zadatka idealan broj za popis. “Naš mozak percipira informacije koje su grupirane u tri dijela”, kaže ona. "Zato počnite s nabrajanjem prve tri stvari koje trebate učiniti."

Većina ljudi ni ne shvaća koliko je malo uistinu produktivnih sati u jednom danu.

“Naša mentalna snaga je mnogo ograničeniji resurs od vremena. Imamo samo 3-6 sati svaki dan kada možemo naporno raditi”, kaže Christina Willner, kreatorica Amazing Marvin popisa obaveza, aplikacija za produktivnost.

Osim toga, mnogi ne shvaćaju koliko dugo može potrajati da se dovrše određeni zadaci. Zbog toga su predugi popisi obveza neučinkoviti. Vilner savjetuje da uz svaki zadatak zapišete predviđeno vrijeme za njegovo dovršenje. Pratite ovo vrijeme kako biste u budućnosti napravili točnije izračune.

3. Uključite snove ili vrlo velike ciljeve na svoj popis obaveza

Ambiciozni ciljevi poput pisanja knjige ili penjanja na Mount Everest ne bi trebali biti na vašem popisu obaveza. Umjesto toga, stavite ih na zasebnu listu želja.

Popis zadataka trebao bi sadržavati jasne planove.

Ako trebate završiti veliki projekt, trebate ga podijeliti na nekoliko malih i ostvarivih zadataka i tek onda ih zapisati na popis. Ovo savjetuje Paula Rizzo, autorica knjige Razmišljanje o popisima: Kako koristiti popise da budete produktivniji, uspješniji i manje anksiozni.

Ako pogledate opsežan popis svih vaših ciljeva, osjećat ćete se preopterećeno. Osim toga, bit ćete nezadovoljni činjenicom da ne možete dovršiti sve napisane planove. Doista, neki od njih zahtijevaju dosta vremena i truda.

4. Svaki zadatak jednako procijenite

Trenerica produktivnosti Nancy Gaines tvrdi da bi popis obaveza trebao biti popis prioriteta. “Unesite samo one stvari koje pokreću vašu karijeru ili posao naprijed”, kaže Gaines. - Ako to nije prioritet, onda to ne bi trebalo biti na listi. To će vam samo odvratiti pažnju."

Ona preporuča slijediti sustav “3-3-3” pri izradi popisa: precrtajte tri najmanje važna zadatka s popisa, delegirajte tri zadatka koja nisu vrijedna vašeg vremena i izvršite prva tri zadatka.

5. Postavite nejasne ciljeve

Ako su zadaci na popisu nejasno formulirani, tada ćete u budućnosti morati razmišljati o tome kako ih izvršiti, pa čak i zapamtiti što znače. Stoga se sastavljanju popisa treba posvetiti dužna pozornost.

“Provedite malo više vremena za planiranje i napravite svoj popis obaveza što je moguće preciznijim”, savjetuje Maura Thomas, autorica knjige Tajne osobne produktivnosti. Na primjer, umjesto pisanja "izvješća o troškovima", napišite "unesite podatke u proračunsku tablicu".

Izbjegavajte nejasne riječi kao što su "planirati", "provesti" ili "razvijati". "Ako nemate vremena, gledajući riječ "razviti" na popisu, vjerojatno ćete htjeti preskočiti ovu točku", kaže Mora. "Spremi te riječi za svoj veliki popis projekata."

6. Koristite isti popis dok svi zadaci ne budu dovršeni

“Problem je što svaki dan donosi nešto novo. Stoga, ono što ste radili danas neće nužno morati učiniti sutra. A vaši se planovi za sutra mogu promijeniti i prije nego što ovaj završi”, kaže Eileen Roth. Stoga svaki dan trebate praviti novi popis obaveza.

7. Ne vežite popis za svoj kalendar

Ako popis i kalendar nisu međusobno povezani i sadrže različite zadatke, teško da ćete ih sve uspjeti izvršiti. “U ovom slučaju nećete imati vremena dovršiti zadatke s popisa. Osim ako ne morate žrtvovati san, vikende, odmore ili vrijeme koje biste željeli provesti sa svojom obitelji”, upozorava Katie Mazzocco, autorica knjige Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running A Small Business.

Pokušajte uvijek odvojiti vrijeme u svom kalendaru za dovršavanje zadataka s popisa.