"0 incoming" - jasan sustav za održavanje nulte inbox

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Čitajući ovaj članak, postat ćete kralj e-pošte. Iskreno.

Za mnoge je e-pošta još uvijek neosporan radni alat i svakodnevna patnja. Netko ima sedam pristiglih pisama i sada će ih brzo riješiti. Netko ima 46 dolaznih, ali će ih i zgrabiti za koji dan, jer je navikao na to. Za svaku osobu postoji određeni prag za broj dolaznih e-poruka dnevno, s kojim se može nositi bez odgađanja obrade sljedeći dan i, sukladno tome, bez stvaranja blokada u pretincu e-pošte. Ovaj prag možete nazvati "prirodnim".

Ako postoji više e-poruka nego što osoba može obraditi, tada morate promijeniti svoj pristup upravljanju e-poštom. To će povećati prag na vrijednost potrebnu u određenom slučaju. Trebate upravljati sa 100 e-poruka dnevno? To znači da možete učiniti 100, samo koristite ispravnu metodologiju kada radite s poštom. Koji? Recimo vam sada.

Jedini pokazatelj da se osoba može nositi s poštom je nula dolazne pošte na kraju radnog dana. Ključno načelo kompetentne obrade dolaznih poruka je razumijevanje kakvo je pismo pred vama. Prvo morate naučiti kako jasno klasificirati slova i znati što učiniti sa svakom vrstom.

Sve dolazne e-poruke možemo podijeliti u sedam kategorija:

1. Ne morate odgovarati, ne morate čitati. Postoje dva načina za takva pisma: arhiviranje ili brisanje. Ako primite još jedan newsletter koji nikada niste pročitali, učinite sebi uslugu - odjavite se. Jedna akcija u zamjenu za uklanjanje desetaka takvih e-poruka u budućnosti. Želimo naučiti kako se nositi s protokom slova u jednom danu? Manji protok je lakši za rukovanje. Nemojte se bojati propustiti nešto važno. Stvarno potrebne informacije doći će do vas na drugačiji način i iskrsnuti pred vama barem još jednom.
2. S priloženim datotekama. To mogu biti obavijesti o potrebi plaćanja za nešto ili informacije za trenutni ili budući rad. Korisno je stvoriti zasebne mape za takva pisma, ali bez fanatizma. Previše mapa? Pojednostaviti. Da biste kasnije pronašli nešto što vam je potrebno, ne trebate tisuću mapa, već mogućnost korištenja funkcija pretraživanja mailera.
3. Odgovorite po volji. Čini se da je odgovor neobavezan, ali ponekad je ljubaznost od pomoći. Ovdje se ponašajte isključivo prema situaciji.
4. Uz ograničenje vremena za upoznavanje. Zanimljivo za čitanje, ali nije neophodno. Pokušajte kategorizirati što više e-poruka u ovoj i prethodnoj kategoriji. Ovo je ključ za učinkovito rukovanje poštom.
5. Moram odgovoriti danas. Ovdje je sve jednostavno: uzmite i odgovorite ili sada, ako je nešto jako hitno, ili na kraju radnog dana.
6. Moram odgovoriti, ali ne danas. Ljepota e-pošte je u tome što nije chat ili telefon. Nitko ne očekuje i ne treba očekivati brz odgovor e-poštom, ako to nije navedeno u zaglavlju pisma. Ako je određeni dan naveden kao rok za odgovor, ili sami znate i razumijete koliko dugo trebate dati odgovor, stavite takva slova u odgovarajuću mapu. Na primjer, "Odgovori u ponedjeljak", "Odgovori u utorak" i tako dalje. Sada napravite sebi kontrolni popis koji sadrži stavku "Ujutro, obrada pošte odgođena za danas". Za takve namjene postoje i specijalizirani alati za automatizaciju: za Gmail i.
7. Nerazumljivo pismo. Postoje slova koja je teško kategorizirati. Nemojte se mučiti razmišljanjima i dogovorite se da takva slova svrstavate u jednu od gore navedenih kategorija.

Na temelju ove klasifikacije potrebne su nam mape za kategorije 2, 3, 4 i 6.

Pravila za učinkovitu obradu e-pošte

• Odvojite 30 minuta na kraju svog radnog dana kako biste svoju pristiglu poštu doveli na nulu. Ovo je učinkovitije od pokušaja trenutnog odgovora na svaku e-poruku. Ljudi ne rade više zadataka. Manje ometanja i prebacivanja, veća učinkovitost.
• Što učiniti s hitnim mailovima? Odredite si interval u kojem provjeravate svoju pristiglu poštu tijekom dana. Na primjer, jednom na sat. Provjerite svoju pristiglu poštu za hitne važne poruke e-pošte i, ako ih nema, vratite se na posao. Zapamtite prednost pošte: ona nije sredstvo trenutne komunikacije. Moguće je da će problem naveden u nekom od nehitnih mailova biti riješen bez vašeg sudjelovanja do kraja dana ili ćete do kraja dana dobiti više informacija, što će vam omogućiti brže rješavanje problema i učinkovitije.
• Kad god ne provjeravate svoju poštu, držite je zatvorenu. Isključite obavijesti. Sačuvajte se od ometajućeg razmišljanja o broju dolaznih slova. Sada imate drugi posao, a vrijeme za poštu još nije došlo. U trenucima sumnje u ispravnost ovakvog pristupa sjetite se: niste u nuklearnoj elektrani, ali čak i da ste tamo, ionako e-poštom ne biste bili obaviješteni o pregrijavanju reaktora.
• Iskoristite svoju želju da završite svoj radni dan na vrijeme kako biste ubrzali obradu pošte. Zato se preporuča rastaviti inbox na nulu na kraju dana. Imate 30 minuta i želite to brzo završiti. Uglavnom, ispada neka vrsta igre, ali možete i namjerno gamificirati obradu e-pošte.
• Budite kratki i konkretni.
• Budite pozitivni i prijateljski raspoloženi. E-poruke mogu izgraditi i uništiti odnose. Umjesto rješavanja doista važnih pitanja, ljudi ponekad skliznu u pokušaje što delikatnije i prikrivenije nazvati protivnika idiotom, a na tome se temelji cijeli tekst. Nema ničeg čudnog u izražavanju svog pozitivnog stava prema primatelju malom ugodnom frazom u tijelu pisma. Vratit će vam se vaša ljubaznost, a vaša će prepiska postati mnogo sadržajnija i učinkovitija.
• Morate grabljati slova obrnutim redoslijedom. I samo tako. Čini se da je logičnije krenuti sa starijim pismima, ali cilj nam je nula inboxa, što znači da ćemo do kraja radnog dana doći čak i do prvog primljenog pisma. Ako se prepustite sebi i posljednja pisma koja ste danas primili počnete ostavljati za sutra, onda cijela tehnika prestaje raditi. Zašto biste uopće željeli naučiti dobro slati poštu ako ne slijedite temeljno pravilo? Nastavite raditi kao prije i patite.
• Otvorite samo slova koja su vam potrebna, a ostala pošaljite u arhivu ili na brisanje. Pretjerano koristimo pretplate na nepotrebne stvari (pretplata na Lifehacker je, naprotiv, vrlo potrebna) i kao rezultat dobivamo više informacija nego što možemo pročitati. Kako razlikovati slova koja želite? Postoji jedno jednostavno, ali vrlo učinkovito pravilo: otvarajte samo ona pisma koja su upućena određenoj osobi osobno vama. Ostalo - u jednoj od kategorija opisanih na početku članka prema situaciji.
• Izradite predloške. Često su odgovori na e-mailove prilično standardni, odnosno pišete isto. Jeste li primijetili da često pišete ovu frazu? Napravite predložak za brzo copy-paste ili ga kreirajte u samom mail servisu.
• Ako je pošta obrađena, a još ima vremena, onda je trebate racionalno koristiti. Idemo u kategoriju slova broj 3, 4 i 6 i tamo posložimo stvari.

Ovaj vodič, koji se temelji na ispravnom razvrstavanju, kao što možete vidjeti, izvrstan je dodatak općenitijim savjetima e-pošte od izvršnog direktora LinkedIn-a Jeffa Weinera. Također, ne propustite 10 savjeta za e-poštu Lea Babaute. Zapravo, postoji mnogo dodatnih načina da maksimalno iskoristite svoju e-poštu. Isprobajte tehnike koje se odnose na vas, analizirajte rezultate i ne zaboravite u komentarima ostaviti vlastite savjete za poboljšanje učinkovitosti rada s e-poštom.