Kako dovesti stvari u red i pratiti sve: potpuni vodič kroz GTD sustav

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Od teorije do predloška za pomoć pri planiranju bilo kojeg projekta.

Zašto je GTD dobar?

Problem s uslugama produktivnosti je što se svatko pozicionira kao mjesto gdje može rješavati sve probleme, pohranjivati informacije, komunicirati. Većina usluga od vas traži da im odredite prioritete i postupite po njima.

Ali malo tko se može koncentrirati na obavljanje važnih zadataka i ne obraćati pozornost na razne sitnice: hitne zadatke, zahtjeve kolega, prijatelja ili poznanika. Kad ima puno zadataka, teško ih je nositi. Stoga u praksi morate koristiti nekoliko usluga za vođenje poslova. Kada ima puno stvari koje treba obaviti, počinjemo se zbuniti u tim uslugama i popisima i na kraju ih prestajemo koristiti.

Metodologija Getting Things Done (GTD) pruža univerzalni nacrt za izgradnju jedinstvenog sustava u kojem možete riješiti bilo koji problem. Moći ćete se opustiti i ne brinuti, jer ćete biti sigurni da ništa nećete zaboraviti. U pravo vrijeme, sustav će dati upit što treba učiniti i na što se usredotočiti.

Pa zašto mnogi rade neproduktivno?

Ljudi počinju raditi neproduktivno kada ima puno projekata, slučajeva i zadataka. Teško im je sve to držati u glavi, a kamoli odrediti prioritete. Stoga se ili ne radi baš ništa, ili se radi ono što je najlakše, a važne stvari se odgađaju za kasnije. Pojavljuje se još jedan problem: kada je jučer trebalo rješavati hitne zadatke.

Osim toga, osoba se počinje brže umarati, postaje razdražljiva. Neprestano trči kao vjeverica u kotaču rutine, a stvarno važni, monetarni i strateški projekti ostaju po strani.

Sustav Getting Things Done, koji je opisao David Allen u knjizi koja je objavljena 2001. godine i postala svjetski bestseler, pomoći će u rješavanju ove situacije.

Recite mi o osnovnim GTD konceptima koje trebate znati

Rutina - to su ona djela, misli i brige koje uznemiravaju, ometaju i rasipaju energiju. Dok se rutina ne pretoči u zadatke, ne može se kontrolirati. Razmišljanje o istim problemima više puta je neučinkovita upotreba kreativne energije koja stvara frustraciju i stres.

Cilj GTD-a je osloboditi vašu glavu od rutine i ukloniti unutarnji stres.

Ljudska operativna memorija- područje mozga u kojem se nalazi kratkoročno pamćenje. Tu obično stavljamo trenutne nedovršene poslove, obećanja data drugim ljudima i druge misli koje nas muče. Nažalost, postoji ograničenje količine rutine koju možete pohraniti kako bi vaš mozak ispravno funkcionirao. Ako vam je RAM pun, ometaju vas mali zadaci i zaboravljate na svoje ciljeve, što dovodi do stresa.

Alati za prikupljanje informacija- kamo idu informacije i gdje bilježite što treba učiniti. Na primjer:

• organizatori;
• bilježnice;
• e-pošta;
• kalendar;
• snimač glasa.

Košarica "Inbox"- jedno spremište za rutinu koju pretvarate u zadatke i zadatke. Jedno od najvažnijih pravila za rad s vašom pristiglom poštom je redovito čišćenje.

Jednostavne radnje - radnje u jednom koraku za koje je potrebno manje od dvije minute. U praksi je zgodnije odvojiti pet minuta za takve stvari.

Projekt - zadatak koji zahtijeva više od jednog koraka. Potrebno je ostaviti podsjetnik na projekt i opisati prve korake za njegovu provedbu. Kao rezultat, projekt se pretvara u jednostavnu radnju koja se može dovršiti u sljedećih pet minuta i dobiti konačni rezultat.

Projekt mora imati poveznicu na karticu ili datoteku, u kojoj su opisani detalji: odgovorni, rokovi, kategorija (npr. "Marketing", "Pravni", "Razvoj"), poveznice na manje kartice sa zadacima. Ovu strukturu je prikladno organizirati u Trellu.

Popis konteksta - popis zadataka koji su prikladni za obavljanje pod određenim uvjetima. Na primjer, u kontekstualnom popisu "Kupnje" bit će popis stvari i proizvoda koje je potrebno kupiti u trgovini. Popis poziva može sadržavati popis poziva koje možete uputiti kada ste slobodni.

Zgodno je napraviti pojedinačne kontekstualne liste za osobe s kojima radite i komunicirate. Kada se sretnete s određenom osobom, možete brzo otvoriti popis i riješiti potrebna pitanja.

Kako da koristim kalendar?

U kalendar treba unijeti sljedeće:

• radnje koje treba obaviti u određeno vrijeme (sastanci, poslovni sastanci, seminari);
• radnje koje je potrebno obaviti na određeni dan (završiti projekt do određenog datuma, sudjelovati na konferenciji);
• informacije o određenim datumima (godišnjice, rođendani, praznici).

Koristim Google kalendar da pratim sve te stvari. Ova je usluga prikladna jer:

• dostupno i s telefona i s računala;
• nekoliko kalendara može se prikazati na jednom zaslonu odjednom;
• na pametnom telefonu postoje podsjetnici.

Ako ste nešto dodali u kalendar, to možete učiniti ili odgoditi za neki drugi datum. Nema potrebe zatrpati kalendar popisom obaveza koji se redovito prebacuje iz dana u dan. Za takve liste postoje posebna rješenja.

Ako redovito trebate zvati kupce, dobavljače ili izvođače u određeno vrijeme, za to je bolje koristiti CRM sustav.

Koje popise trebate izraditi?

Popis prioritetnih radnji

Sastavljanje tjednog izvješća, ispitivanje web stranice konkurenta, brisanje inboxa u poštanskom sandučiću, izrada tehničkog zadatka za dizajnere - sve te radnje traju više od dvije minute, ali se ne mogu nikome delegirati. Takve stvari stavljamo na liste prioritetnih radnji i provodimo tijekom dana.

Pravila za rad s takvim popisima:

• Popisa ne bi trebalo biti puno, dovoljna su dva-tri. Na primjer, Osobno, Posao, Obitelj. Ako imate zadatak s popisa za određeni dan, postavite podsjetnik u svoj kalendar.
• Prikladno je označiti zadatke na ovom popisu po kontekstu: "Na putu", "Za računalom", "Čitanje", "Kupite", "Obećanja". Zadaci mogu imati jednu ili više oznaka. Na primjer, zadatak "Walk the Dog" odnosio bi se na projekt "Osobni" i oznaku "Obećanja".
• Prije dodavanja zadatka na popis, razmislite trebate li ga uopće učiniti. Ako je odgovor potvrdan, odlučite trebate li osobno dovršiti slučaj. Uostalom, možete poslati glasovnu poruku podređenom i delegirati ga. Zadaci koje ste dodijelili bit će označeni kao "Dodijeljeni". Sadržavat će slučajeve i s Radnog i Osobnog popisa.
• Redovito pregledavajte popise. Učinite to kad imate slobodnu minutu. Pomaknite se prema zadacima koje je potrebno prvo obaviti.
• Očistite svoje popise obaveza barem jednom mjesečno.

Popis "Jednog dana"

Ovaj popis uključivat će stvari koje ne zahtijevaju aktivno djelovanje. To može biti:

• knjige, ploče, video treninge koje želite kupiti;
• korisne vještine koje želite ovladati;
• mjesta koja želite posjetiti;
• stvari koje želite kupiti.

Morate povremeno pregledavati ovaj popis, voditi bilješke i pretvoriti ih u ciljeve na kojima će se raditi.

Kako pohranjujete referentne informacije koje će vam biti korisne u budućnosti?

Ove informacije ne zahtijevaju nikakve radnje. Glavni kriteriji za skladište ovih informacija:

• Praktično pretraživanje po naslovima, oznakama, kratkim opisima.
• Jednostavnost postavljanja informacija u spremište.
• Intuitivna struktura pohrane informacija. Kada stignu novi podaci, morate brzo odabrati kategoriju i podkategoriju gdje ćete ih staviti.
• Dostupnost pohrane s bilo kojeg uređaja.

Postoje li obvezni GTD rituali?

Da, ima ih nekoliko.

Prikupljanje svih informacija u košarici "Inbox"

Postoji mnogo alata za prikupljanje informacija. Ali sve bi se to trebalo slijevati na jedno mjesto, s kojim ćete nastaviti raditi.

Pražnjenje smeća pristigle pošte

Jednom ili dvaput tjedno morat ćete pregledati popis Inbox i sortirati prikupljene po mapama ili prečacima. Ovaj ritual bi trebao postati navika, koja se formira iz razumljivog algoritma radnji i njihovog sustavnog ponavljanja.

Trebali biste imati jednostavan, korak po korak plan za čišćenje vašeg sustava obaveza tjedno. Napravite kalendar u kojem ćete označavati dane kada su predmeti obrađeni. Dodijelite si nagradu ako, na primjer, za 30 dana najmanje 20 ispraznite svoju pristiglu poštu i prekrižite dane u kalendaru.

Revizija liste prioritetnih radnji i liste "Jednog dana", određivanje prioriteta

Kada revidirate popise, važno je ispravno odrediti prioritete i biti realan u pogledu svojih prednosti. To je neophodno kako se ne biste preopteretili ogromnim zadacima i da ne biste patili od spoznaje svoje neučinkovitosti.

Uništavanje nepotrebnih košara

Često se tijekom komunikacije s kolegama i partnerima pojavljuju novi poštanski sandučići, dokumenti i popisi.

Vaš zadatak je automatizirati sve što je više moguće kako bi podaci tekli u mapu Inbox.

To može biti poštanski sandučić ili elektronički planer. Za automatizaciju i preusmjeravanje informacija prikladne su usluge IFTTT i Zapier. Trebalo bi biti manje košara za prikupljanje informacija.

Kako raditi s Inbox košaricom i sortirati nagomilane slučajeve?

Najprije izdvojite zadatak, slučaj ili informacije iz pristigle pošte i odgovorite na pitanje: „Što je ovo? Trebaš li stvarno nešto učiniti?"

Ako ne morate ništa učiniti, imate dvije mogućnosti. Ako je to smeće koje više nije korisno, bacite ga. Ako je korisna informacija, stavite je u arhivu. Trebao bi biti strukturiran prema kategoriji i oznaci, tako da je lako pronaći ono što tražite.

Ako trebate nešto učiniti s informacijama, postoje tri opcije:

1. Ispunite traženo. Ako je radnja važna i neće trajati više od 2-5 minuta.

2. Delegirati nekome. Ako radnja traje više od dvije minute, razmislite možete li je nekome delegirati.

Prilikom delegiranja nekome treba napisati sljedeće:

• konačni rezultat;
• plan rada (put do cilja);
• rok za izvršenje zadatka;
• datum kontrole i rezultat koji za nju mora biti spreman (srednji ili konačni).

3. Odgoditi za budućnost. Pritom naznačite:

• željeni rezultat;
• najbližu sljedeću radnju koju treba poduzeti. Zapamtite: nemoguće je dovršiti projekt u cjelini, možete poduzeti samo određene jednostavne korake koji će vas približiti konačnom rezultatu;
• rok. Ako ne postoji točan vremenski okvir, dodajte radnju na popis "Jednog dana".

Možete slati poruke sebi kako biste ih primili na dogovoreni dan. Za to su prikladni i "Google kalendar" s podsjetnikom na pravi dan i aplikacija za poštu Boomerang koja će vam poslati e-poštu u određeno vrijeme.

Kako planirati svoj posao?

Sav rad se može podijeliti u tri koraka:

1. Provedba unaprijed planiranog. To mogu biti i strateški važne stvari koje vas približavaju vašem cilju ili rutina koju jednostavno treba učiniti.
2. Izvođenje posla onako kako se neočekivano čini. Tada tijekom dana stižu zadaci od kolega, menadžera, pisma klijenata.
3. Planiranje daljnjeg rada: izrada i revizija popisa, određivanje prioriteta. Ova točka ne bi trebala dugo trajati da planirate radi planiranja.

Praksa planiranja slučajeva i zadataka (memo book) opisana je u knjizi Davida Allena.

David Allen konzultant za osobnu izvedbu i upravljanje vremenom, autor GTD Productivity Methodology

Za prigodnu knjigu potrebne su vam 43 mape: 31 označen brojevima od 1 do 31, još 12 s nazivom mjeseci. Dnevne mape se stavljaju naprijed od sutra. Iza fascikle s brojem 31 je mapa za sljedeći mjesec, a iza nje su fascikle s ostatkom mjeseci.

Sadržaj mape za sljedeći dan svakodnevno se prenosi u smeće, zatim se mapa stavlja iza zadnje dnevne mape (kao da se prenosi u sljedeći mjesec). Kada oslobodite mapu 31 za tekući mjesec, iza nje će se nalaziti mapa s nazivom novog mjeseca, a zatim mape s danima novog mjeseca. Isto tako, mapa s tekućim mjesecom kada je prošao prenosi se u sljedeću godinu.

U određenu mapu morate pohraniti dokumente koji zahtijevaju određene radnje (obrazac koji se mora ispuniti, pismo za slanje).

Da bi sustav funkcionirao, potrebno ga je svakodnevno ažurirati. Ako zaboravite ažurirati mapu za sutra, ne možete vjerovati sustavu. Promaći će važne informacije, koje će se morati rješavati na druge načine.

Ako odlazite na nekoliko dana, tada prije odlaska trebate provjeriti mape za dane tijekom kojih ćete biti odsutni.

Kako to organizirati u praksi, uzimajući u obzir moderne sustave planiranja:

1. Umjesto knjige za pamćenje, koristite organizator s popisima zadataka za svaki dan i u njega unesite zadatke za tekući dan. Sastanke i poslove vezane za vrijeme najprije treba zabilježiti i postaviti podsjetnike tako da ih sustav unaprijed obavijesti.
2. Napravite datoteku s popisom obaveza za mjesec dana. Ovo je popis onoga što želite učiniti za to vrijeme. Dodajete mu slučajeve tijekom cijelog mjeseca. Revizija zadataka trebala bi se odvijati jednom tjedno. Kada planirate svoje najvažnije zadatke, raštrkajte tjedan po tjedan kako biste razumjeli svoje prioritete. Na prvom mjestu ćete ih izvoditi, inače će cijelo vrijeme ići na male i hitne stvari.
3. Napravite datoteku s planovima za godinu. Treba ga pregledati jednom mjesečno. Predmeti iz ove datoteke prenose se u mjesečne planove.
4. Napravite planove za godinu na temelju dugoročnih ciljeva za 3-5 godina. Bolje je ove stvari propisivati ili na kraju godine, ili tijekom godišnjeg odmora, kada glava nije opterećena svakodnevnim poslovima.

Ove četiri točke David Allen naziva sustavom prirodnog planiranja. Ovaj sustav vam omogućuje da se krećete prema ciljevima koji su vam važni i da ne gubite vrijeme na rutinu.

Postoji li plan koji odgovara svima koji se može koristiti za planiranje bilo kojeg projekta?

Oh naravno. David Allen to naziva modelom prirodnog planiranja. Sastoji se od nekoliko koraka.

Korak 1. Cilj i slika idealnog rezultata

Definirajte cilj ili idealan krajnji rezultat, zamislite da ste ga postigli.

Opišite ga sa svim kriterijima za uspjeh (novac, ljudi, priznanje). Što detaljnije opišete krajnji rezultat, to će motivacija biti jača, pogotovo u trenucima kada trebate izvesti određene radnje, ali za to nema vremena.

Korak 2. Načela

Opišite načela koja ćete slijediti dok postižete svoj cilj. Na primjer: "Dat ću ljudima punu slobodu djelovanja ako … (ostanu unutar proračuna, dovrše projekt prije određenog roka)". Zapitajte se: „Koje radnje mogu ometati moje aktivnosti? Kako ih mogu spriječiti?"

Načela su jasna i pružaju pouzdanu smjernicu za upravljanje aktivnostima.

Korak 3. Brainstorming

Razmislite dok zapisujete sve različite ideje koje vam padaju na pamet.

Ključni principi brainstorminga:

• ne sudi;
• ne spori;
• ne ocjenjivati;
• ne kritizirati;
• razmišljati o količini, a ne o kvaliteti;
• sporedna analiza i organizacija.

Korak 4. Plan projekta u obliku liste

Organizirajte svoje rezultate razmišljanja u popis obaveza. Počnite planirati na kraju i vratite se natrag. To će vam olakšati planiranje i identificiranje prvog koraka prema vašem cilju. Primjer planiranja s kraja:

Svrha (idealan rezultat): Govorim španjolski i razumijem ljude.

Zašto je ovo: Želim komunicirati bez sudjelovanja prevoditelja tijekom poslovnih pregovora sa španjolskim partnerima i slobodno komunicirati s drugima dok sam na odmoru u Španjolskoj.

Koraci do cilja:

• Jedan korak prije postizanja cilja: pronašao sam izvornog govornika španjolskog i razgovarao s njim dva puta tjedno.
• Korak prije: položio sam ispit iz poznavanja jezika B1.
• Jedan korak prije: položio sam ispit znanja A1.
• Korak prije toga: pohađala sam satove španjolskog osam puta u mjesec dana i završila sve svoje domaće zadaće.
• Korak prije toga: upisala sam se na tečaj španjolskog i platila mjesec dana učenja.
• Korak prije: prikupio sam podatke o tečajevima španjolskog i napravio usporednu tablicu.
• Prvi korak: Planirao sam vrijeme u kalendaru kada prikupljam informacije o tečajevima španjolskog.

Kada tim radi na jednom zadatku i treba organizirati cijeli plan na jednom mjestu, prikladno je koristiti Ganttov grafikon. Prvi stupac u njemu su etape na putu do cilja, drugi stupac su oni odgovorni. Nadalje će biti stupci s vremenskim razdobljem. Ćelije će sadržavati status određene faze, na primjer, "Planirano", "U tijeku", "Dovršeno", "Odgođeno".

GTD i sustav prirodnog planiranja mogu se činiti zastrašujućim. No kada ga prilagodite sebi i počnete ga redovito koristiti, osjetit ćete da je sve puno lakše nego što se čini na prvi pogled.