50 zlatnih savjeta za poboljšanje produktivnosti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Naučite upravljati svojim vremenom, raditi učinkovito i pravilno se odmarati.

Planiranje

1. Ispravno postavite ciljeve

Da biste postigli cilj, prvo ga morate ispravno formulirati. Koristite SMART sustav: ciljevi trebaju biti konkretni i mjerljivi, realni i ostvarivi, smisleni za vas i imati jasne rokove.

2. Usredotočite se na proces

Postavite ciljeve na temelju procesa, a ne rezultata. "Postati plesač" je neuspješan zadatak. Teško mu je pristupiti, jer nije jasno odakle početi. Postavite si cilj "prijaviti se na ples i otići na sat tri puta tjedno", to će biti učinkovitije. Barem ćete shvatiti jeste li spremni provesti godine trenirajući zbog svojih snova ili ne.

3. Koristite GTD tehniku

GTD (Getting Things Done) je sustav za produktivan rad poslovnog trenera Davida Allena. Njegov glavni cilj je dovršiti sve dostupne slučajeve i istovremeno rasteretiti mozak od beskonačnog planiranja. Bit tehnike je zapisati apsolutno sve zadatke pomoću različitih popisa i stalno ih ažurirati. Tako vam ni najmanji i naizgled nevažni zadaci neće vrtjeti glavu i odvratiti vas od posla. A napredak njihove provedbe uvijek će vam biti pred očima.

4. Shvatite razliku između zauzetosti i učinkovitosti

Možda ste stalno zaposleni, ali to ne znači da ste produktivni. Razmislite koliko su vaši postupci korisni, kako se odnose na vaš posao i postoje li zadaci u vašem planu koji vas ne približavaju cilju. Ako postoje, isključite ih.

5. Koristite kalendare umjesto popisa obveza

Planiranje stvari točno u kalendaru pomoći će vam da razlikujete namjeru da nešto učinite od obveze da započnete određeni zadatak u određenom trenutku. Olakšava distribuciju stvari na tjedan i mjesec dana i brzo pronalaženje slobodnog vremena da nešto promijenite u rasporedu.

6. Zaboravite na multitasking

Možete raditi nekoliko stvari u isto vrijeme, ali je malo vjerojatno da ćete postići dobre rezultate. Brojne studije su dokazale da multitasking smanjuje radnu učinkovitost. Dobivate samo osjećaj zadovoljstva, koji ne traje dugo i zamjenjuje ga izgaranje. Steknite naviku da zadatke obavljate uzastopno i vaša će se učinkovitost samo povećati.

7. Odredite prioritete

Matrica 34. predsjednika Sjedinjenih Država, Dwighta D. Eisenhowera, pomoći će u ispravnom dodjeljivanju zadataka prema njihovom prioritetu. Sve zadatke samo treba podijeliti u četiri grupe:

1. Važno i hitno.
2. Važno i nehitno.
3. Nevažno i hitno.
4. Nevažno i nehitno.

Tako ćete vidjeti čime se treba odmah baviti, što prenijeti drugima, a što uopće nije potrebno.

8. Smanjite popis važnih odgovornosti na tri

Ne pokušavajte svoj dnevni raspored ispuniti samo teškim zadacima – to nije daleko od iscrpljenosti ili profesionalnog izgaranja. A ni o kakvoj produktivnosti ne treba govoriti. Ne preuzimajte više od tri bitna zadatka dnevno, izmjenjujte se s jednostavnim i pronađite vremena za odmor.

9. Postavite si rokove

Ako ste navikli važne stvari odlagati za kasnije, a onda sve raditi na brzinu, smislite svoje osobne rokove. Na primjer, vaš šef traži od vas da u petak podnesete dva velika izvješća - postavite jedno od njih sami do srijede.

10. Provedite sat vremena dnevno na stvari koje nisu hitne

Uglaviti se u rutinu svakodnevnih hitnih zadataka i beskonačno odgađati druge važne i nehitne poslove vrlo je jednostavno. Ali do njih se nikada ne možete tako spustiti. Ne očekujte da ćete jednog dana imati više slobodnog dana. Ako želite završiti čitanje knjige, odvojite vrijeme za nju svaki dan. Ako sanjate da postanete poznati umjetnik, vježbajte crtanje svakodnevno.

Motivacija

11. Ne bojte se pogriješiti

Strah od nečega ne tako često tjera vas da stojite i ne radite ništa. Naučite percipirati pogreške kao poticaj za razvoj. Kada ne uspijete, razmislite zašto niste uspjeli i zatvorite jaz u svom znanju i vještinama. S vremenom ćete čak postati i zahvalni na svojim pogreškama.

12. Tražite da vas kritiziraju

Nemojte se strogo osuđivati – pozovite nekoga da objektivno ocijeni vaš rad. Pitajte svog šefa za povratnu informaciju. Za iskrenu želju da vidite svoje pogreške i poboljšate performanse, nećete biti zamjereni. Pa, pohvale će vam pomoći da se inspirirate i nastavite dalje.

13. Napumpajte svoje vještine

Nemoguće je dugo ostati produktivan bez stalnog učenja i samoobrazovanja. Prije ili kasnije, dosadit će vam ili ćete doći do plafona u svojoj profesiji. Stoga nastojte stalno učiti nove stvari: preuzimajte neobične zadatke i ne odustajte od zanimljivih projekata.

14. Izbjegavajte kukavice, pesimiste i alarmiste

Ljudi su skloni postati ovisni o emocijama drugih. Ako netko u vašem okruženju stalno ponavlja kako je sve loše, jednog dana će vas preplaviti depresija. Panika kolege, čiji rokovi gore svaki tjedan, sigurno će se proširiti na vas. Stoga, otiđite, prestanite komunicirati i prekinuti vezu – ne dopustite da vam se raspoloženje pokvari.

15. Okružite se pametnim ljudima

Društveni krug utječe na naš razvoj. Okružite se mentorima i samo zanimljivim ljudima - neka vas stalno motiviraju i inspiriraju, tjerajući vas da težite njihovoj razini. Idite na specijalizirane seminare, konferencije, pridružite se profesionalnim zajednicama i steknite nova poznanstva.

16. Ne slijedite tuđe uspjehe

Prevelika opsjednutost postignućima drugih samo nas sputava. Prestanite biti ljubomorni na prijateljicu koja je otvorila vlastiti posao ili kolegicu iz razreda koja uspješno zarađuje na svom hobiju. Odvojite se od špijuniranja života drugih i nastavite s postizanjem svog cilja.

17. Potražite pomoć

Ne očekujte da ćete sami obaviti veliki posao. Ako trebate pomoć, tražite je. Prihvatiti se teškog zadatka i sam ga izvući nije razlog za ponos, već za glupost. Shvatite da radite za rezultat, a radi njega nemojte zanemariti iskustva i savjete drugih.

18. Stvorite vlastitu metodu produktivnosti

Nemojte slijepo slijediti sve tehnike upravljanja vremenom, savjete za opuštanje i savjete za uštedu vremena. Analizirajte što vam stvarno pomaže i odbacite ono što vam ne pomaže. Vaš je cilj biti učinkovit, a ne oboriti rekord za najčešće korištene alate za produktivnost.

Koncentracija

19. Oslobodite svoj mozak svakodnevnih problema

Sastavite ormar u kapsulama kako ne biste razmišljali što ćete ujutro odjenuti u ured. Postavite raspored za čišćenje i kućanske poslove. Idite u kupovinu namirnica vikendom i napravite jelovnik za tjedan. Kada su svi kućanski poslovi riješeni i isplanirani, usredotočeni ste na posao.

20. Pronađite svoju vrhunsku aktivnost

Netko savjetuje da na početku radnog dana obavite složene zadatke, a male zadatke ostavite za večer. Ali ova metoda nije prikladna za sove ili one koji trebaju ubrzati. Stoga odredite razdoblja kada možete najučinkovitije raditi i za to vrijeme zakažite dugotrajne zadatke. Da biste ih identificirali, dovoljno je zabilježiti razinu vaše koncentracije tijekom dana nekoliko tjedana. Ili koristite namjenski kalkulator produktivnosti.

21. Nemojte odlagati stvari koje vas čine nervoznima

Bilo da ste zabrinuti zbog važnog poziva ili se bojite nešto razjasniti sa svojim šefom – nemojte odgađati. Riješite zastrašujuće zadatke odmah, čak i ako vas pomisao na njih brine. Jer upravo te misli odvlače pažnju s posla i smanjuju koncentraciju. Što brže to radite, brže se smirite.

22. Vodite bilješke rukom

Zanimljive ideje koje slučajno posjećuju glavu obično se odmah zaborave. Ponekad se izgubimo u mislima dok otvaramo aplikaciju za snimanje na svom pametnom telefonu. A ponekad nas ometa nešto drugo: poruke, vijesti i društvene mreže. Stoga, zapišite to na papir – rukom pisane bilješke također će vam pomoći da bolje zapamtite informacije. Kupite malu grubu knjigu za crtanje na koju možete brzo zabilježiti nekoliko riječi ili blok naljepnica i držati ih pri ruci.

23. Postavite podsjetnike

Potreba da se nešto učini u određeno vrijeme stvara unutarnju tjeskobu koja odvlači pažnju od glavnog posla. Štoviše, podsvjesni strah od zaborava na neki posao možda se niti ne osjeća. Stoga postavite zvučne podsjetnike na stvari vezane uz određeno vrijeme. To će vas osloboditi stalnih pogleda na sat i nepotrebne nervoze.

24. Održavajte svoje radno mjesto urednim

Svaki dan, kada završite posao, posložite stvari na stol: razvrstajte bilješke, rasporedite dokumente, operite šalicu. Inače, radna površina na računalu također se računa. Zatvorite sve nepotrebne kartice, izbrišite privremene datoteke.

25. Pazite na rasvjetu

Znanstvenici su dokazali da rasvjeta ima dubok utjecaj na našu produktivnost. Svjetlo u uredu treba biti što bliže prirodnom dnevnom svjetlu, ne toplo ili previše hladno. Optimalna vrijednost je 4500-5000 K. Na kraju radnog dana možete prijeći na toplo svjetlo kako biste se opustili i pripremili za odmor.

Izvršavanje zadataka

26. Trčite sprintove

Vjerojatno ste čuli za tehniku Pomodoro – organiziranje rada u segmentima od 25 minuta s pauzama od 5 minuta. Ovaj vremenski okvir vam možda ne odgovara, ali glavna stvar je u njegovoj biti. Odredite za sebe kratka razdoblja pune koncentracije – od 20 minuta do sat vremena – kada vas ništa neće ometati, i pravite pauze između njih.

Koristite aplikacije:

27. Nemojte žuriti s izvršavanjem novih zadataka

Ne ostavljajte posao nedovršenim zbog iznenadnog zadatka ili nečijeg zahtjeva. Naravno, važno je odrediti prioritete: ako je novi zadatak važniji i treba ga obaviti što je prije moguće, odvratite pozornost i žrtvujte tekuće poslove. Ako ne, odgodite. Čak i ako te jako puno traže.

28. Vizualizirajte

Vizualizacija će vam pomoći uštedjeti vrijeme, bolje zapamtiti informacije, razumjeti novu temu i donijeti informiranu odluku. Koristite različite tehnike: označite zadatke po kategorijama, nacrtajte grafikone, tablice i mape uma.

29. Ostavite zadatke nedovršene

Uzmite si vremena za dovršavanje velikih i složenih zadataka odjednom. Oslonite se na Zeigarnikov efekt. Njegova je bit da mozak bolje pamti nedovršene radnje i podsvjesno nastavlja razmišljati o njima. Ako se užasavate teškog zadatka, započnite ga i odgađajte – dok radite druge stvari, na pamet vam mogu pasti mnoge zanimljive ideje.

30. Počnite s malim

Ako ne možete započeti zadatak, odvojite za njega samo 10 minuta. Velike su šanse da ćete se uključiti i nastaviti raditi. Pa, ako ne, onda barem počni. I u isto vrijeme, provjerite na sebi učinkovitost prethodne točke.

Uštedite vrijeme

31. Saznajte gdje provodite vrijeme

Isprobajte eksperiment: pokušajte za tjedan dana zapisati apsolutno sve, čak i najmanje slučajeve i količinu vremena utrošenog na svaki od njih. Na kraju analizirajte dobiveni popis.

32. Odbijte pozive

Pokušajte manje razgovarati telefonom. Za upućivanje poziva potrebno je više vremena od pisanja i čitanja poruke. Štoviše, ne pada svima na pamet upozoriti na njega, što znači da se možete iznenada i u krivo vrijeme odvratiti od posla. Ako još uvijek trebate uputiti važan poziv, zakažite ga i dodajte na popis obaveza kako biste jasno rasporedili vrijeme za druge zadatke.

33. Onemogućite upozorenja

Isključite obavijesti za aplikacije, glasnike, društvene mreže i poštu. Ne oduzimaju puno vremena, ali su vrlo ometajuće i mogu vas odvući na putovanje internetom. Ako se ne možete riješiti iskušenja da provjerite svoje poruke, ostavite obavijesti o njima samo od važnih kontakata.

34. Provjerite svoju e-poštu poslijepodne

Eliminirajte jutarnju provjeru e-pošte kako vas ne bi ometali već zakazani poslovi i ne bi se prilagodili tuđoj dnevnoj rutini. Ako ste navikli odgovarati odmah i ne možete odoljeti sms-u, razgovor se može odvući cijeli dan. Ne držite karticu preglednika otvorenom, već koristite predloške za brzo odgovaranje na poruke.

35. Očistite svoju pristiglu poštu

Nastojte osigurati da među nepročitanim porukama ostanu samo važne. Odmah izbrišite nepotreban neželjenu poštu i stvorite poseban poštanski sandučić za osobnu poštu i zanimljive pretplate. Dakle, ne morate dugo pregledavati poštu i tražiti među svim slovima koja su stvarno potrebna.

36. Naučite kucati dodirom

Kada radite za računalom, tipkanje dodirom značajno štedi vrijeme. Vještinu se može naučiti korištenjem online usluga,,. Glavna stvar je posvetiti vrijeme ovoj aktivnosti svaki dan.

37. Koristite prečace

Prečice su dizajnirane za brz rad. Zapamtite njihove kombinacije, one uvelike pojednostavljuju korištenje računala i pojedinih programa.

38. Spremite datoteke izravno u željenu mapu

Prilikom preuzimanja ili izrade dokumenta odmah mu dajte naziv i pošaljite ga u željenu mapu. Možda nemate vremena, ali na kraju je to puno brže i lakše nego onda provjeravati i sortirati sva preuzimanja na računalu ili sakupljati datoteke u pohranu u oblaku.

39. Nemojte se opravdavati

Samo nemojte gubiti vrijeme na to. Izmišljanje isprika je neproduktivno, neprofesionalno i dosadno. Bolje je čvrsto priznati svoju pogrešku i odmah je početi ispravljati.

Rekreacija

40. Idite na informativnu dijetu

Ogromni tokovi informacija opterećuju živčani sustav i ometaju opuštanje. Prema statistikama, svaka osoba provede oko 2,7 sati dnevno samo na TV-u. Dodajte ovome internet i društvene mreže. Novosti, kanali i zajednice nemilosrdno se natječu za našu pozornost, često govoreći o istoj stvari. Stoga nije potrebno posvetiti vrijeme njihovom gledanju – svejedno ćete saznati važne vijesti.

41. Pravite duge pauze

Ako imate težak zadatak koji zahtijeva veliku koncentraciju, odvojite se od posla na barem pola sata. Ustanite od svog stola i uključite se u neku tjelesnu aktivnost.

42. Slušajte glazbu

Istraživanja pokazuju da glazba povećava produktivnost, kreativnost i raspoloženje općenito. Ako vam je teško koncentrirati se s njom, slušajte svoje omiljene izvođače između.

43. Izlazite češće van

Po mogućnosti upravo tijekom radnog dana. Ustajali zrak u uredu smanjuje produktivnost, dovodi do glavobolje i stresa. Znanstvenici su čak skovali izraz sindrom bolesne zgrade, stanje u kojem ljudi doživljavaju bolne simptome zbog loše ventilacije, osvjetljenja i grijanja u zgradama. I dok bi vaš ured mogao biti zdrav, vašem će se tijelu ipak više sviđati svježi zrak.

44. Isplanirajte svoju večer i vikend unaprijed

Odlučite unaprijed kako ćete provesti godišnji odmor i pokušajte ga ispuniti svojim omiljenim stvarima. Besciljno ležanje na kauču samo će dovesti do još većeg umora, a u iščekivanju zanimljivog vikenda i boljeg rada.

45. Uopće ne razmišljaj o poslu jedan dan u tjednu

Obećajte sebi da nećete dirati svoj posao na slobodan dan ili uopće razmišljati o tome. Čak i ako imate važan sastanak ili nedovršeni posao. Zapamtite da imate i drugi život – posvetite mu ovaj dan u potpunosti.

46. Uzmi slobodno

Ako redovito idete na posao, nemojte svaki tjedan uzimati slobodno za obiteljske poslove, a rijetko uzimate bolovanje, uzmite slobodan dan tek tako. Provedite dodatni dan kod kuće nakon završetka velikog projekta ili prije prezentacije. Dopustite si ponovno pokretanje bez čekanja vikenda.

Zdravlje

47. Živite po rasporedu

Ne shvaćajte dnevnu rutinu kao strogi okvir u koji se trebate utjerati. Samo postavite jedno vrijeme za odlazak u krevet, buđenje i jelo. I pokušajte ga pratiti svaki dan. Uvijek ćete se osjećati aktivnim, nećete patiti od pospanosti i iznenadnih napadaja gladi koji ometaju koncentraciju.

48. Nemojte koristiti alkohol kao način opuštanja

Izbjegavajte piće prije spavanja, čak i ako vam je teško opustiti se nakon napornog dana na poslu. Alkohol vam itekako može pomoći da zaspite, ali nakon nekoliko sati počet će djelovati negativno – a to je opterećeno čestim jutarnjim buđenjem, dnevnom pospanošću i gubitkom koncentracije.

49. Jedite češće

Obilan ručak preopterećuje tijelo: svu svoju snagu ulaže u probavu hrane, pa se postaje teško koncentrirati na izvršavanje zadataka. Ako vam se nakon večere spava, uobičajenu porciju podijelite na dva obroka.

Umjesto teških obroka, u prehranu uključite hranu koja poboljšava fokus i koncentraciju: povrće, začinsko bilje, masnu ribu, orašaste plodove i tamnu čokoladu. I ne naslanjajte se na kavu – u velikim količinama ne okrijepi, već daje suprotan učinak.

50. Bavi se sportom

Vježbanje ne samo da poboljšava zdravlje, već i poboljšava pažnju, koncentraciju i brzinu mozga. Također podižu samopoštovanje i čine ih otpornijima na stresne situacije. Ovo je veliki plus za produktivnost, stoga vježbajte barem malo.

Pročitajte također? ?

• 80 životnih hakova za produktivnost
• Koja je razlika između produktivnosti i učinkovitosti i što je još važnije
• Opustite se i odmorite od posla kako biste bili produktivniji.
• Koja je stvarna cijena produktivnosti