Zašto nema dovoljno vremena i energije za najvažnije stvari i što učiniti po tom pitanju

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Kriva je zamka hitnosti. Shvatili smo kako to funkcionira i kako ne ulaziti u to.

Koliko ste puta na kraju napornog, užurbanog dana shvatili da vam se činilo da se mnogo sati vrtite kao vjeverica u kotaču i riješili mnoge probleme, ali niste posvetili vrijeme zaista važnim projektima? Koliko ste si puta obećali da ćete se baviti osobnim stvarima koje su vam važne: sportom, kreativnošću, učenjem, ali ih mjesecima niste mogli ni započeti? Ako vam se to dogodilo, onda ste, kao i većina ljudi, upali u zamku hitnosti.

Što je zamka hitnosti

Istraživanje s Poslovne škole Sveučilišta Johns Hopkins pokazalo je da češće odustajemo od zanimljivih i važnih zadataka u korist hitnih. A mi smo doslovno predisponirani da značajne projekte odgađamo za kasnije, prije svega preuzimajući one koje, kako nam se čini, treba odmah napraviti.

To se zove zamka hitnosti. To nas dovodi do stresa, emocionalne iscrpljenosti i, začudo, gubitka novca. Istraživači su otkrili da smo skloni preuzeti zadatak koji se čini hitnijim, čak i ako za njega plaćamo manje nego za zadatak s blažim rokom. To se događa iz nekoliko razloga.

Zašto upadamo u zamku hitnosti

1. Patimo ako ne možemo izvršiti zadatak

To se saznalo još 1927. godine, a potom se više puta potvrdilo: ljudi se osjećaju neugodno ako nad njima visi neki nedovršeni posao. Ova značajka mišljenja nazvana je Zeigarnikov efekt. A budući da su hitni zadaci u pravilu dovoljno mali i ne oduzimaju puno vremena, ne možemo ih odgoditi jer tada sljedeća stavka na popisu obaveza neće biti precrtana. I hvatamo se za te male zadatke, rješavamo ih jedan po jedan i ne možemo stati. Kao i s paketićem čipsa: dok ne pojedete sve, nećete se smiriti.

2. Zapeli smo u tunelu i ne vidimo ništa okolo

Odnosno, toliko smo zatrpani kratkoročnim poslovima da doslovno ne možemo izdahnuti, pogledati svoj raspored izvana i procijeniti što je stvarno važno, a što nije. Ova se situacija može usporediti s tunelskom vizijom: ne vidimo cjelovitu sliku, već samo fragment koji je trenutno u središtu naše pažnje.

3. Nismo u mogućnosti pravilno organizirati radni dan

Ako procesi nisu otklonjeni vašom krivnjom ili krivnjom menadžmenta, rutinski zadaci počinju doslovno oduzimati vrijeme i trud. Recimo da ste previše lijeni za stvaranje predložaka za dokumente i pisma – i svaki put potrošite mnogo dragocjenih sati radeći s dokumentacijom ili pristiglom poštom. Ili se vaš voditelj projekta nije dogovorio s klijentom da izvrši sve izmjene odjednom, a vi morate biti ometani novim komentarima bezbroj puta.

4. Čini nam se da će se, ako zanemarimo hitan zadatak, dogoditi katastrofa

Doći će zao vođa ili klijent i on će puno psovati, bit će vam uskraćeni novac, nebo će pasti na zemlju, svi ćemo umrijeti.

Sve te obavijesti o novim porukama, pozivima, izmjenama, dodatnim malim narudžbama stvaraju iluziju da se ne mogu odgoditi. Iako, zapravo, nema toliko stvarno gorućih zadataka.

Kako izbjeći hitnost zarobljenosti

1. Započnite dan važnim i nehitnim poslovima

Klasične knjige o upravljanju vremenom kažu da je prva stvar koju treba učiniti "pojesti žabu". Odnosno, riješiti mali i ne baš ugodan zadatak. Ima logike u ovom pristupu: nakon teškog poziva ili odgovaranja na dosadna pisma, osjećamo se kao pobjednici i u usponu se bavimo drugim stvarima.

Ali postoji rizik da nakon prve "žabe" slijedi druga, pa treća, četvrta… A sada je večer, "žabe" su nemjerljivo pojedene, ali ruke nisu stigle do stvarno važnog zadataka. Stoga možete pokušati suprotno: započnite dan s onim što je važnije, ali ne hitno, a tek onda prijeđite na svu ovu hrpu malih zadataka.

2. Naučite napraviti pauzu

Nemojte žuriti odmah odgovarati na nove poruke i izvršavati male zadatke i zahtjeve. Udahnite i izdahnite i shvatite koliko je ovo stvarno hitno. Ako zadatak pati, odgodite ga tako što ćete dati prioritet većem i vrijednijem projektu.

3. Pokušajte raditi u blokovima

Recimo 40 minuta za važne zadatke i 15 minuta za hitne zadatke. Postavite mjerač vremena tako da vas mala rutina ne isisava previše, a čim se oglasi, vratite se velikim stvarima. Najvjerojatnije će poziv ili pismo moći pričekati sljedećih 40 minuta.

4. Kombinirajte stvari

Mnoge male stvari se mogu napraviti dok se vozite podzemnom, stojite u redu u pošti, čekate dijete s sata crtanja. Malo je vjerojatno da će se u takvim trenucima moći baviti disertacijom, knjigom, izvješćem ili planom, ali je sasvim moguće brzo odgovoriti na poruke, ispuniti neke formulare, napraviti manje izmjene.

5. Zapamtite da hitni zadaci nikada neće završiti

Velika je pogreška misliti da ćete sada brzo pospremiti svu ovu rutinu: dogovorite se s liječnikom, odgovorite na pisma, naručite djetetu nove tenisice, ispunite iskaznicu - i onda, s laganim srcem, bavit će se važnim poslovima i osobnim projektima: ažurirati svoj portfelj i životopis, čitati knjigu na stranom jeziku, tražiti informacije za istraživanje. Jao, to neće biti tako. Male stvari će i dalje padati na vas sve dok ne preuzmete kontrolu nad njima.