7 pravila poslovne komunikacije u glasnicima

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Kako se ponašati u razgovorima, da ne izgubite obraz pred kupcem i ne podmetnete kolegama.

1. Nemojte koristiti messenger kao jedini komunikacijski kanal

Chat je za učinkovitost. Prikladno je brzo razjasniti one radne točke koje ne mogu čekati. Međutim, ne biste trebali prevoditi svu poslovnu korespondenciju u messenger: ključne poruke se gube u njemu (a ponekad se i brišu), a u raspravu o tom pitanju često su uključeni ljudi koji nisu odgovorni za donošenje odluka. To samo otežava komunikaciju.

2. Ne donosite ozbiljne odluke u dopisivanju

Unatoč raširenoj upotrebi instant messengera u malim i međunarodnim tvrtkama, poslovni bonton još uvijek ne svrstava ovaj kanal kao službeni. Dakle, u slučaju sporne situacije, istina će biti za onoga tko je ugovor osigurao mailom.

Upotrijebite svoju radnu e-poštu za bilježenje dogovora postignutih u WhatsAppu ili Telegramu i koordiniranje daljnjih radnji.

Još jedan argument u prilog ovoj preporuci je da se dokumenti pouzdanije pohranjuju u pošti, a ako je potrebno, brzo ćete pronaći potrebne informacije. Dok ćete možda biti isključeni iz chata, a sam glasnik sutra može biti blokiran.

3. Napišite kratko i poentirano

Korisnici Messengera ne vole duge poruke koje se moraju beskonačno pomicati.

Jasno i nedvosmisleno formulirajte svoje misli i pridržavajte se pravila „jedna misao, jedna poruka“. Budite lakonski, ne izražavajte se figurativno i izbjegavajte parazitske riječi. Ovo začepljuje dopisivanje. Umjesto da dugo opisujete nešto, pošaljite primjer – poveznicu ili sliku. Tako će vaš sugovornik odmah shvatiti o čemu se radi.

4. Slijedite stil svojih postova

Radna korespondencija u messengeru ne podrazumijeva takvu neformalnu komunikaciju koju si možete priuštiti s najboljom prijateljicom ili mamom. Nakon kreiranja chata ili dijaloga ne biste trebali slati hrpu emotikona i koristiti riječi koje možda nisu poznate vašim sugovornicima (na primjer, ASAP ili "naprijed").

Kako biste lakše prešli s osobne na poslovnu komunikaciju, distribuirajte korespondenciju preko glasnika. Dakle, Telegram se može koristiti za radnu komunikaciju, a WhatsApp - za osobnu.

5. Budite oprezni s emotikonima

Emotikoni u poslovnoj korespondenciji dugo su bili predmet žestokih rasprava. Ali ako govorimo o općim pravilima, ovdje je sve prilično jednostavno.

Ako ste tek upoznali osobu, a niste je osobno vidjeli, nemojte joj slati emotikone: možda neće cijeniti, a vaša daljnja komunikacija neće funkcionirati na najbolji način.

Kada šaljete poruke s kolegom ili kupcem koje poznajete dugo i razumijete kako reagiraju na poruke, emotikoni će biti prikladni. Međutim, ovdje je ipak bolje raditi sa standardnim setom, a bolje je ostaviti naljepnice s Yegorom Letovom i karikature poznatih političara za prijatelje.

6. Nemojte se bojati često koristiti upitnik

Glavni zadatak korespondencije u messengeru je brzo dobiti odgovore na aktualna pitanja. Istodobno, mnogi često detaljno opisuju bit problema, ali ne objašnjavaju što žele dobiti od kolega ili kupca.

Postavljajte pitanja, koristite upitnike. To će privući pozornost druge osobe na poruku i potaknuti je da vam odgovori što je prije moguće.

7. Provjerite T9

Automatsko ispravljanje izbjegava velike pravopisne pogreške, ali ponekad djeluje protiv vas. Ako pošaljete "proktolog" umjesto riječi "produktolog", primatelji neće odmah razumjeti značenje. A oni koji nisu baš duhoviti bit će nimalo uvrijeđeni.

Koristite desktop verzije glasnika kad god je to moguće. Prije slanja poruke možete brzo provjeriti ima li pogrešaka i po potrebi ih ispraviti.