Kako biti produktivniji: 7 glavnih pravila

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Poslovni trener govori vam kako razviti vlastitu strategiju i početi postizati više uz trošenje manje energije.

Mark Pettit pomaže poduzetnicima i tvrtkama da budu bolji. I tijekom godina prakse, formulirao je sedam osnovnih pravila produktivnosti.

1. Imajte jasnu sliku o tome što se događa

Prije nego počnete praviti planove, prvo morate razumjeti gdje se sada nalazite. Analizirajte svoj rad od samog početka do sadašnjeg trenutka.

To će vam dati pravi osjećaj onoga što ste već poboljšali, što je već stvarno dobro i što još želite promijeniti. Da biste to učinili, morate učiniti sljedeće.

Navedite svoje želje

Budite jasni u pogledu svojih ciljeva izvedbe. Razumijete li u potpunosti što radite i zašto i kakav bi trebao biti idealan rezultat?

Nakon što sami sebi odgovorite na ova pitanja, shvatit ćete koja su vam specifična poboljšanja potrebna. Kada jasno vidite rezultat pred sobom i motivirani ste da ga postignete, radite učinkovitije.

Razmislite kakve promjene očekujete

Važno je razumjeti kako će određena poboljšanja utjecati na vaš poslovni i osobni život – to je inspirativno. Inače ćete promjenu prihvatiti samo na kratko, nakon čega ćete se vratiti starim navikama.

Kako se to ne bi dogodilo, iskreno si odgovorite na sljedeća pitanja.

• Hoćete li biti sretniji?
• Želite li manje raditi i provoditi više vremena sa svojom obitelji? Ako je tako, što ćete učiniti?
• Je li vam važno izgraditi učinkovit tim? Što bi mogao postići s njom?
• Jeste li fokusirani na karijeru?
• Želite li više putovati?
• Želite li se osjećati slobodnije?
• Planirate li zaraditi više novca?

2. Usredotočite se na svoje prednosti

Ako više pažnje posvetimo svojim posebnim talentima, postajemo sretniji i produktivniji. Istovremeno nam raste energija, samopouzdanje i kreativnost.

Uzmite komad papira i zapišite sve što radite dobro. Prisjetite se kada ste se osjećali samopouzdano i kada ste postigli rezultate s kojima ste bili zadovoljni. Zanemarite slabosti – usredotočite se samo na svoje najbolje kvalitete i snage tima, ako ne radite sami.

Zapamtite da svaka osoba ima svoje snage. Nadopunjuju ih sposobnosti drugih, a zajedno mogu proizvesti nevjerojatno snažne rezultate. Ovoj simbiozi učinkovitosti trebate težiti u svom radu.

3. Delegirajte zadatke

Prema Pareto principu, 80% rezultata postiže se zahvaljujući samo 20% akcija. Međutim, često smo toliko zauzeti rutinom da ne možemo preuzeti najvažnije stvari, koje čine ovih 20%. I upravo su oni ono što određuje našu produktivnost.

Istaknite svoje najvažnije zadatke – osobne i profesionalne. Odbijte učiniti ostalo.

Ako imate puno stvari koje ne radite baš najbolje ili čak ne želite učiniti, povjerite ih nekom drugom. Ovo će biti puno učinkovitije. Ako ne možete završiti projekt, nemojte se iscrpljivati pokušavajući sve napraviti sami – samo zatražite pomoć.

Umjesto da gubite vrijeme i energiju, odredite tko će vam u kojoj situaciji biti od koristi. Delegirajte tri velika zadatka svaka tri mjeseca. To će vam pomoći da oslobodite vrijeme i povećate svoju produktivnost.

4. Organizirajte svoj posao

Stvorite svoju viziju za produktivan dan

Možete odabrati svoju strategiju: samo reagirajte na zadatke čim dođu ili planirajte svoj dan iznutra i izvana. Ali dosljedno prekriživanje stavki na popisu obaveza ne znači učinkovitost. Morate imati jasnu namjeru da dan provedete produktivno i pripremite se za to prije vremena.

Stoga umjesto da radite ono što „treba“, zastanite i odlučite što stvarno želite. Vaše djelovanje treba biti usredotočeno.

Postavite tri zadatka za dan

Mnogi ljudi redovito vode dnevnik ili sastavljaju popis obaveza. Međutim, većina ljudi se još uvijek suočava sa sljedećim problemom. Popis obveza jednostavno je popis zadataka koje ljudi planiraju obaviti ili misle da ih treba obaviti. Pritom nije jasno na kojem bi od njih uopće trebalo poraditi i zašto.

Da biste poboljšali produktivnost, morate jasno odrediti prioritete. Odaberite i učinite samo tri ključne stvari dnevno, a prvo odvojite najvažnije vrijeme.

Radite na jednom zadatku u isto vrijeme

Bez obzira što tko kaže, nemoguće je učinkovito raditi na nekoliko stvari odjednom. Prijelaz s jedne aktivnosti na drugu oduzima energiju i smanjuje produktivnost. A ono što nikada ne završite može biti stresno i dovesti do osjećaja krivnje.

Stoga, od tri glavna zadatka za dan, usredotočite se samo na jedan redom.

Sprint

Radite kratko vrijeme kako biste ostali produktivni i usredotočeni.

Procijenite koliko će vremena trebati da se izvrši zadatak. Na primjer, ako je potrebno 4 sata, možete koristiti metodu 60–60–30. Radite sat vremena, pa odmarate par minuta. Zatim još sat vremena, a zatim napravite dugu pauzu od 30 minuta. I ponavljajte dok se u potpunosti ne nosite sa zadatkom.

Ne zaboravite na pauze

Da bi gornja shema djelovala, odmor se ne smije zanemariti.

Koristite namjenske aplikacije ili jednostavno postavite mjerač vremena. Obični sat je bolji od telefona: tako da vam ništa neće odvratiti pažnju.

Tijekom pauza, idite u šetnju, jedite zdrave grickalice ili učinite nešto što će vam održati energiju. Ako osjećate da ste potpuno iscrpljeni i da se ne možete sabrati, pokušajte malo odrijemati.

Ubrzo ćete primijetiti da vam se koncentracija i produktivnost počinju povećavati, a i sami postajete aktivniji.

5. Upravljajte svojom energijom

Važno je održavati i razvijati svoju fizičku i mentalnu snagu. Tada ćete biti usredotočeni na svoj posao svaki dan i moći ćete ga raditi učinkovito.

Naspavati se

Što bolje spavate, produktivnije radite. Ako vam nedostaje sna i ne možete se ujutro ustati iz kreveta, pokušajte u svoj raspored uvesti večernje rituale. Potražite one koji vam osobno odgovaraju.

Odmarajte se često

Osnivač Strategic Coacha Dan Sullivan vjeruje da postoje dva načina na koji se svijet može gledati: kroz prizmu vremena i truda ili kroz prizmu rezultata.

Kako bi izvukli maksimum iz plina uz najnižu cijenu, Sullivan predlaže da imate redovite "slobodne dane". Ovo je 24 sata tijekom kojih ne morate raditi ništa u vezi s poslom. Tijekom ove pauze dobro ćete se odmoriti i napuniti. I tada možete upotrijebiti svu svoju energiju i kreativnost kako biste postigli najbolje rezultate.

Umjesto da o svom vikendu razmišljate kao o nagradi, tretirajte ga kao preduvjet uspjeha.

Dan Sullivan

Imajte sat snage svako jutro

Posvetite sebi sat i pol: meditirajte, vježbajte, čitajte, jedite zdrav doručak, napravite popis zahvalnica i planirajte koja ćete tri važna zadatka danas raditi.

Ovi jutarnji rituali motiviraju i postavljaju vas za produktivan dan. Pomiješajte nekoliko različitih zadataka dok ne pronađete kombinaciju koja vam odgovara.

Ne reci češće

Zaboravite samo raditi dulje i jače. Prestanite govoriti „da“onim ljudima, djelima i stvarima koje troše energiju i nisu korisne.

Umjesto toga, posvetite svoje vrijeme i energiju zadacima koji donose najveće rezultate i čine vas sretnijima.

Razlika između uspješnih i vrlo uspješnih ljudi je u tome što potonji kažu ne gotovo svima.

Warren Buffett poduzetnik, investitor

Prestanite težiti izvrsnosti

Mnogi se ljudi stalno samo pripremaju za akciju. Čekaju pravi trenutak za početak – tek tada mogu napraviti nešto savršeno.

Osjećaj perfekcionizma govori u nama. Ali problem je što taj željeni trenutak možda nikada neće doći.

Samo idite i počnite raditi, dajte sve od sebe i na kraju ćete biti zadovoljni.

6. Mjerite i analizirajte

Ključ uspješnog plana produktivnosti je mjerljiv napredak.

Nejasni i zajednički ciljevi ne čine da se osjećamo dobro u vezi obavljenog posla. Kada vizualno vidimo svoj napredak ili postignemo određene ciljeve, osjećamo se puno sretnije i sigurnije.

A praćenje vlastitog napretka osigurava da se ne mjerite s postignućima drugih. Uostalom, "usporedba je kradljivac radosti", kako je rekao Theodore Roosevelt.

Postavite konkretne ciljeve

Zapišite pet osobnih i profesionalnih promjena koje želite postići u sljedeća tri mjeseca. Odaberite ono što vam je najvažnije i što može napraviti veliku promjenu u vašem životu.

Formulirajte ciljeve tako da se napredak može pratiti. Učinite to svaki mjesec ili čak tjedan dana.

Procijenite učinkovitost

Vaša strategija produktivnosti neizbježno će utjecati na vaše radne zadatke. Stoga prije početka novog projekta utvrdite osobne kriterije za njegov uspjeh. Zatim analizirajte gotov rad kako biste vidjeli zadovoljava li te kriterije.

Zapišite što se poboljšalo jer ste produktivniji. Zabilježite što još treba učiniti.

7. Pojednostavite

Ključ za povećanje vaše produktivnosti je jednostavnost. I bolje je ako je to što je moguće više jednostavnosti.

Svi smo okruženi tolikom složenošću da je teško sve držati pod kontrolom i usredotočiti se na najvažnije. To se odnosi i na osobni i na profesionalni život.

Raspored koji se ne može kontrolirati, pretrpan inbox, ogroman popis obaveza, zbrka u mislima, nedostatak vremena, hrpa rokova – svejedno. To uzrokuje umor i osjećaj začaranog kruga. Kao rezultat toga, osjećat ćete stalni umor i stres.

Zato pokušajte svoj život učiniti što jednostavnijim. Oslobodite se neproduktivnih aktivnosti koje kradu energiju. To će vam omogućiti da se usredotočite na ono što će vam donijeti najveće rezultate, radost i zadovoljstvo.

Ovih sedam pravila su osnovna, ali nije potrebno odmah ih pokušati sve slijediti. Isprobajte prvo jednu ili dvije i vidite kako to utječe na vašu izvedbu. Glavna stvar je početi.