Kako napraviti grafikon rada na projektima u Excelu u 10 koraka

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Koristeći uobičajene alate najpopularnijeg uređivača proračunskih tablica MS Excel, možete izraditi vizualni dijagram rada na projektima koji će vam pomoći pratiti kako svaki zadatak napreduje i koliko još treba učiniti.

Ako upravljate projektima, važno je uvijek znati koliko zadataka imate i kada ih treba dovršiti. A ako izradite vizualni dijagram, timu uključenom u rad, kao i drugim dionicima, bit će lakše objasniti ključne točke u životu projekta.

Za upravljanje projektima često se koriste posebni programi, ali također možete napraviti jasan i pristupačan raspored u poznatom MS Excelu.

Radni dijagram projekta pokazuje kako su događaji i zadaci povezani jedni s drugima tijekom vremena. Dobro osmišljen dijagram odražava važne informacije o izvršenju određenog zadatka i razvoju projekta u cjelini, pomažući da se vidi šira slika.

Za izradu takvog grafikona u MS Excelu (verzije 2007 i novije) trebate poduzeti samo 10 koraka.

Što je što na ovom dijagramu? Ključni detalji prikazani su linijama u boji i daskama:

• linija tekućeg dana - crvena okomita crta koja pokazuje gdje ste danas;
• rokovi zadatka - sive horizontalne trake koje pokazuju koliko će vremena trebati da se izvrši svaki zadatak;
• spremnost zadataka - zelene vodoravne crte koje pokazuju u kojoj se fazi zadatak završava i koliko je ostalo za napraviti.

U različitim verzijama MS Excela radnje se mogu malo razlikovati, ali na ovaj ili onaj način proces će biti univerzalan, a svaki se korisnik može nositi s zakazivanjem.

Možete pogledati detaljnu video instrukciju (na engleskom jeziku), oduzet će vam pola sata vremena.

Korak 1. Početak, razmislite o rezultatu

Kako biste se bez problema nosili sa zadatkom, ispišite ili nacrtajte na listu papira raspored kako bi na kraju trebao izgledati. Držite komad papira ispred sebe kako biste svaki korak usporedili s uzorkom. Dijagram ne treba pažljivo crtati, samo popravite oblik dijagrama i držite ga pri ruci, bit će dobar podsjetnik.

Korak 2. Napravite tablicu s podacima

Da biste napravili graf, prvo morate sastaviti tablicu. U primjeru je projekt podijeljen u četiri faze, svaka sa zadacima.

Formirajte tablicu ispod grafikona. 30. redak sadrži naslove stupaca.

Otkrijmo što znače podaci u tablici:

• Faza: "Faza 1", "Faza 2", "Faza 3", "Faza 4" ili "Danas". Pokazuje kojoj fazi projekta događaj odgovara.
• Vrsta: "Faza", "Zadatak", "Danas". Prikazuje vrstu događaja, razgraničavajući zadatke i faze izvođenja projekta.
• Početni datum: datum početka događaja.
• Događaj: prikazuje naziv događaja na dijagramu.
• Vrijeme: pokazuje koliko je dana potrebno da se izvrši zadatak.
• Postotak spremnosti: pokazuje stupanj dovršenosti za svaki zadatak i fazu, 0% - zadatak nije započeo, 100% - dovršen. Ovaj pokazatelj za kategoriju "Faza" nije povezan s dovršenjem zadataka i postavlja se kao procjena. Da biste odlučili u kojem postotku je faza završena, morate primijeniti vlastita pravila.
• Spremni za dane: razdoblje za koje je postignut pokazatelj spremnosti događaja u postocima. Za zadatak koji traje 10 dana i koji je 50% završen, ta će brojka biti pet dana (10 dana × 50%).
• Visina: vrijednost visine je važna za dekoraciju jer određuje koliko visoko ili nisko će se događaj odraziti na karti rasporeda. Možete odrediti bilo koje vrijednosti, ali je bolje uzeti male brojeve blizu nule. Primjer koristi raspon od +25 do -25. Ako je visina pozitivna, događaj će se odraziti na grafikonu iznad vodoravne osi, ako je negativna - ispod osi.

Korak 3. Napravite grafikon s X i Y osi, dodajte mu prve podatke iz stupca "Vremenska traka"

Vrijeme je da napravite grafikon za vizualizaciju podataka događaja iz tablice napravljene u prethodnom koraku. Koristite dijagram raspršenja s X i Y osi jer vam omogućuje slobodno pozicioniranje osnovnih koordinata na obje osi.

Slijedi upute:

• Odaberite karticu "Insert" u glavnom izborniku.
• Zatim odaberite "Charts" → "Scatter" → "Scatter with marker", pred vama će se pojaviti prazan grafikon.
• Zakačite rubove grafikona te promijenite veličinu i veličinu grafikona tako da polje grafikona pokriva raspon od ćelije B4 do ćelije K26 (pritisnite i držite tipku Alt da biste područje grafikona poravnali točno s granicama ćelije).
• Desnom tipkom miša kliknite dijagram i odaberite stavku izbornika "Odaberi podatke".

Dodajte niz podataka u raspon klikom na gumb "Dodaj" u dijaloškom okviru koji se otvori.

1. Za promjenu naziva "Naziv serije" unesite u odgovarajuće polje vrijednost ćelije E30 "Datumi".
2. Za vrijednost osi X odaberite odgovarajuće polje i odaberite ćelije C33: C46 Datum početka.
3. Za vrijednost osi Y odaberite odgovarajuće polje i odaberite ćelije H33: H46 Visina.
4. Kliknite OK za zatvaranje prozora za dodavanje podataka.
5. Kliknite OK za zatvaranje prozora za odabir podataka.

Ovi koraci će nam dati jednostavan raspršeni grafikon s automatskim oblikovanjem.

Oznake događaja učinimo zelenim:

• Desnom tipkom miša kliknite bilo koju odabranu oznaku podataka, odaberite promijeniti "Format serije podataka".
• Na popisu koji se otvara s lijeve strane odaberite karticu "Parametri markera", a zatim odaberite ugrađeni tip markera "Crystal". Povećajte veličinu na 10 pt.
• Na kartici Ispuna markerom odaberite punu ispunu. Promijenite boju ispune u zelenu.

Sada imamo dijagram raspršenja koji predstavlja vremensku liniju. Zasad zelene oznake pokazuju samo početak zadataka.

Promijenite naziv grafikona: dvaput kliknite na tekstualno polje s imenom i unesite svoje ime.

Vratit ćemo se na opcije vremena u koraku 5, dodati vodoravne trake duž osi X, ali za sada nastavite s formatiranjem grafikona.

Korak 4. Dovođenje u red izgleda dijagrama i dodavanje naziva događaja

Riješimo se onoga što nam na dijagramu ne treba.

Y-os … Sakrijte okomitu os, jer ne nosi informacijsko opterećenje. Odaberite dijagram, u glavnom izborniku na kartici "Rad s dijagramima" odaberite "Izgled". Zatim odaberite Osi → Glavna okomita os → Ne prikazuj.

Horizontalne vodilice … Također su beskorisni. Odaberite grafikon, u glavnom izborniku idite na karticu Layout, zatim odaberite Mreža → Horizontalne linije mreže duž glavne osi → Ne prikazuj.

Legenda grafikona … Zatim ćemo ga zamijeniti ljepšim, ali ga za sada onemogućiti: "Izgled" → "Legenda" → "Ne".

Na kraju prikazujemo oznake podataka za svaki marker. U glavnom izborniku na kartici "Izgled" odaberite "Potpisi podataka" → "Lijevo".

Kako promijeniti podatke u potpisu tokena

Unošenje podataka o svakom događaju u dijagram je dugo i teško, jer morate odabrati svaki marker posebno i preimenovati ga.

Ali ovaj se proces može ubrzati četiri puta:

• Kliknite na naslov prve oznake (gornji lijevi kut grafikona) da biste odabrali sve vrijednosti odjednom. Nemojte klikati na zeleni marker, to će odabrati druge objekte!
• Ponovno kliknite na natpis markera da biste uredili jedno ime.
• U polje za unos formule upišite simbol =.
• Kliknite na ćeliju D33, ona sadrži događaj "Faza 1", pritisnite Enter.
• Ponovite prva četiri koraka za preostale naljepnice za svaki marker.

Kako prikvačiti područja

Korisno je prikvačiti regije na redak 28 tako da uvijek možete vidjeti dijagram dok radite na dokumentu. Prvih 27 redaka ostat će vam pred očima, čak i ako prelistate ostatak redaka.

Za zamrzavanje područja:

• Odaberite ćeliju A28.
• Odaberite karticu "Prikaz" s glavnog izbornika.
• Odaberite Prozor → Zamrzni područja.
• Odaberite "Zamrzni područja" s padajućeg izbornika.

Iznad 28. linije pojavit će se crna vodoravna crta. Sve iznad sada je usidreno i samo će se donje linije pomicati prilikom pomicanja.

Korak 5. Dodajte trake pogrešaka za prikaz vremenske trake kako biste grafikon pretvorili u vizualni raspored

Horizontalne trake pogrešaka na dijagramu pokazat će koliko je vremena potrebno za dovršetak svakog zadatka. Da biste ih učinili:

• Označite grafikon.
• Na glavnom izborniku Alati za grafikone odaberite karticu Layout.
• Na padajućem popisu u gornjem lijevom kutu (područje crtanja) odaberite niz podataka "Vremenska traka".
• Na kartici Izgled odaberite Trake pogrešaka → Napredne postavke traka pogrešaka. Otvorit će se dijaloški okvir.
• Na padajućem popisu u gornjem lijevom kutu odaberite trake pogreške na osi X za formatiranje grafikona.
• U dijaloškom okviru za promjenu vodoravnih traka potvrdite okvir za pribadaču Plus. Završni stil → Nema točke.
• Na popisu "Vrijednost pogreške" odaberite stavku "Prilagođeno" i kliknite gumb "Odredi vrijednost". U novom prozoru "Konfiguriranje trake pogreške" koji se otvori navedite "Pozitivnu vrijednost pogreške". Da biste to učinili, postavite kursor u odgovarajuće polje i odaberite raspon ćelija od E33 do E74. Kliknite OK.

Sada se sive linije protežu od zelenih oznaka s desne strane, pokazuju koliko vremena trebate potrošiti na ovaj ili onaj zadatak. Moraju biti oblikovani radi jasnoće:

• U prozoru Format Error Bars idite na karticu Boja linije. Odaberite Puna linija. Ispunu neka bude siva.
• Na kartici Vrsta linije povećajte širinu linije na 4 pt.

Da biste se bolje kretali dijagramom, povucite tanke okomite linije prema dolje od markera. Da biste to učinili, na padajućem popisu u gornjem lijevom kutu odaberite "Trake pogrešaka duž Y osi". Dijaloški okvir prikazuje okomite trake grešaka. Odaberite smjer minusa, stil kraja → nema točke, iznos pogreške → relativna vrijednost, unesite 100% u ovo polje. Sami odaberite boju i debljinu linija.

Korak 6. Dodajte vrijednost spremnosti na grafikon

Vrijeme je da grafikonu dodate niz podataka koji prikazuje postotak dovršenog zadatka.

Ako zadatak traje 10 dana i 50% je dovršen, traka za dovršetak bit će napola puna. Ovo je mjera za praćenje rada i ne uključuje vikende i praznike. Za dodavanje novih informacija na grafikon, slijedite upute u nastavku.

• Desnom tipkom miša kliknite područje grafikona, odaberite "Odaberi podatke" iz kontekstnog izbornika.
• Kliknite gumb "Dodaj", u prozoru koji se pojavi definirajte "Naziv retka" odabirom ćelije G30. Raspon podataka za osi X i Y isti je kao u koraku #3.
• Na dijagramu će se pojaviti crveni markeri, koji će sakriti zelene.

Korak 7. Formatiranje novih metričkih podataka

Kako bi se grafikon odražavao u istom stilu, a podaci se ne preklapaju, formatiramo oznake:

• Na padajućem popisu u gornjem lijevom kutu odaberite "Ready Row". Odmah ispod padajućeg popisa nalazi se gumb "Format odabranog fragmenta". Kliknite na njega, otvorit će se dijaloški okvir.
• Promijenite parametre markera. Odaberite vrstu oblika "Crystal", postavite veličinu na 10 pt i odaberite punu zelenu ispunu za marker. Zatvorite dijaloški okvir.
• Bez uklanjanja odabira markera, u glavnom izborniku na kartici "Izgled" kliknite gumb "Oznake podataka", odaberite stavku "Ne prikazuj" u izborniku koji se pojavi.

Korak 8. Dodajte trake pogrešaka za praćenje postotka dovršenosti zadataka

Sada trebate dodati nove daske kako biste na prvi pogled mogli vidjeti u kojoj su fazi zadaci.

• Ponovno odaberite Red Ready s padajućeg popisa s lijeve strane. Pritisnite gumb "Trake pogrešaka" u glavnom izborniku. Odaberite "Napredne opcije" s padajućeg izbornika. Otvorit će se dijaloški okvir. Postavite okomite letvice na fiksnu vrijednost unosom nule u odgovarajuće polje.
• Prebacite se na parametre dasaka paralelnih s osi X. Postavite smjer na "Plus". Završni stil → Nema točke, iznos pogreške → Prilagođeno. U dijaloškom okviru Pozitivna vrijednost pogreške navedite raspon ćelija G33-G47.
• Promijenite boju linija u zelenu odabirom pune ispune. Postavite širinu linije na 7 pt.

Vodoravne zelene linije pokazuju jesu li zadaci izvršeni djelomično ili u cijelosti.

Korak 9. Dodajte okomitu liniju koja predstavlja trenutni dan

Crvena linija pokazuje koji je dan i jasno pokazuje kako se projekt u cjelini uklapa u rok.

• Desnom tipkom pozovite kontekstni izbornik za dijagram. Odaberite "Odaberi podatke".
• Kliknite gumb "Dodaj", unesite riječ "Danas" u polje "Naziv serije". Unesite raspon ćelija C31-C32 za vrijednost osi X i H31-H32 za vrijednost osi Y.

Na grafikonu su se pojavila dva nova markera. Označite ih: odaberite oznake podataka i napišite riječ "Danas" u traku formule. Desnom tipkom miša kliknite potpis i odaberite stavku "Format podataka" u kontekstnom izborniku. Stavite poziciju natpisa "Iznad".

• Idite na glavni izbornik na kartici "Izgled".
• Odaberite "Današnji red" na padajućem popisu u gornjem lijevom kutu.
• Dodajte trake pogrešaka s dodatnim parametrima slijedeći upute kao u petom koraku. Trebat će vam daska duž okomite osi, s minus smjerom, konačnim stilom bez točke, s relativnom vrijednošću od 100%.

Sada imate okomitu liniju koja predstavlja trenutni dan. Promijenite boju linije u crvenu, povećajte veličinu na 3 pt.

U uzorku je trenutni datum fiksan, pa se neće mijenjati. Ali za projekte koji se aktivno razvijaju, preporuča se drugačiji način bilježenja podataka. Da biste to učinili, stavite datum u ćeliju B2 unosom formule = DANAS () i navedite u dijaloškom okviru za odabir podataka vrijednost ćelije B2 osi X umjesto raspona koji ste prethodno naveli.

Korak 10. Dodajte tekstualne blokove

Sada dijagramu nedostaje samo legenda za legendu kako bi je mogao razumjeti cijeli tim.

• Odaberite dijagram, idite na glavni izbornik na kartici "Umetanje". Odaberite "Lettering".
• Postavite područje oznake u gornji desni kut grafikona. Odaberite obrub tekstualnog okvira desnom tipkom miša, odaberite stavku "Format Shape" u kontekstnom izborniku. U prozoru koji se otvori odaberite vrstu ispune "Solid", boja je siva. Formatirajte naljepnicu. Možete umetnuti bilo koji broj blokova.

Sada možete napraviti dijagram za 20-30 minuta koristeći samo svoj omiljeni uređivač MS Excel.