Kako upravljati poštom: 10 savjeta osoblja TED-a

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Zaposlenik TED-a Michael McWaters podijelio je 10 savjeta na svom blogu kako bi njegov inbox bio uredan.

Tko, ako ne TED urednici i menadžeri, možete govoriti o metodama rješavanja zagušene pošte. Prema njihovim riječima, u tvrtku svakodnevno stižu stotine dopisa, a brojač pristiglih mailova za neke zaposlenike već je davno premašio tisuću.

Michael McWaters, TED UX arhitekt, nudi 10 rješenja za ovaj problem.

U budućnosti nećete imati više vremena nego sada

Michael je primijetio da mnogi ljudi odgađaju slanje pošte za kasnije jer vjeruju da će u nekom trenutku u budućnosti imati više vremena za to. Neće. Vaša će razina zaposlenosti vjerojatno ostati u sljedećem tjednu, mjesecu, godini. Možda ćete čak biti sretni zbog toga. Ali bit će isto toliko vremena za poštu. Stoga počnite raditi s njom odmah.

Pokušajte početi od nule

Postoje dva načina za to:

1. Odvojite malo vremena i idite na čišćenje pošte u nekoliko koraka. Ovisno o tome koliko e-poruka imate, trebat će vam do deset prolaza da ih izbrišete. Ako je to teško, razbijte rad na nekoliko 15-minutnih dijelova.
2. Idi na bankrot. Odvojite tri ili četiri sata i učinite svoju pristiglu poštu idealom čistoće i reda.

Svaki dan odvojite malo vremena

Michaelu je ovo najteži dio plana. Morat ćete raditi sa svojom poštom nekoliko puta svaki dan. Savjetuje da svaka četiri sata odvojite 15 minuta i da se usredotočite samo na pristiglu poštu.

Ako slovo nije jako važno - izbrišite

Postoji iskušenje da se svako manje ili više važno pismo pošalje u zasebnu mapu kako bi se kasnije pozabavilo njime. Ali ako pismo trenutno ne zaslužuje vašu pažnju, izbrišite ga.

Otkažite pretplatu na svaku nepotrebnu poštu

Često griješim tako što jednostavno izbrišem mailove iz mailinga koji mi nisu zanimljivi. Michael je kategoričniji:

Ako vam newsletter nije zanimljiv, ne samo da izbrišite pismo, već i odjavite se s njega.

Na dnu svakog slova nalazi se gumb "Otkaži pretplatu" ili Odjavi se. Koristite ga prema uputama. I što češće to bolje. Možete koristiti i uslugu Unroll.me o kojoj smo ovdje govorili. Automatski će vas odjaviti od nepotrebnih slanja poruka.

Ako je poruka još u pristigloj pošti, pročitajte je

Ako je pismo potvrđeno, a niste se odjavili i niste ga odmah izbrisali, pročitajte ga. Ako je kratak, pročitajte ga odmah. Ako je dugačak, pošaljite e-poštu u prethodno kreiranu mapu Read i vratite joj se kada budete imali više slobodnog vremena. Michael vjeruje da ako ste iskreni prema sebi, tada će minimalni postotak svih pisama pasti u ovu mapu.

Bolje je odmah odgovoriti na kratke e-poruke

Ako e-mail koji ste poslali zahtijeva brz odgovor, odgovorite odmah … Nemoj čekati. Nakon što pošaljete svoj odgovor, izbrišite e-poštu. Ako pismo sadrži kopiju poslanu drugom primatelju, a on ne mora znati vaš odgovor, uklonite je od primatelja.

Proslijedite e-poruke kolegama ako mogu kompetentnije odgovoriti

Preusmjerite e-poštu s malim objašnjenjem i izbrišite je iz pristigle pošte.

Zaokupite se razvrstavanjem

Bilo koja usluga e-pošte korisnicima daje mogućnost stvaranja mapa. To je najbolji alat za rješavanje zagušene pošte. Napravio sam mapu za posao, fotografije, učenje i ostalo. Michael predlaže izradu mapa "Projekti", "Ostalo", "Odgovori kasnije". Glavna stvar je da se osjećate ugodno.

Odaberite pravu aplikaciju

Za mene je Mailbox postao takva aplikacija. Michael je također odabrao njega. Ali postoji mnogo opcija. U potragu za Lifehackerom možete unijeti riječ "mail" i naziv OS-a za koji tražite klijenta. Obećavam da ćete pronaći nešto prikladno.

Ishod

Ako niste mogli pročitati članak (recite nam zašto), evo kratkog popisa svih koraka:

1. Rastavite svoj Inbox u nekoliko krugova.
2. Odlučite što ćete učiniti s pismom čim stigne.
3. Očistite svoju poštu s vremena na vrijeme.
4. Otkažite pretplatu na nepotrebne poruke.