6 savjeta za učinkovito upravljanje e-poštom

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

E-pošta je jedan od najboljih komunikacijskih alata i, možda, jedini koji koriste svi korisnici bez iznimke. Možda volite ili ne volite instant messengere, koristite Skype ili Facebook chat, ali vjerojatno imate adresu e-pošte.

Svaki dan primamo u inbox ne samo poruke prijatelja i kolega, već i desetke reklamnih pisama, obavijesti, samo neželjene pošte. Kako se ne bi utopili u golemu količinu dolaznih poruka, vrlo je važno razviti i primijeniti učinkovite vještine e-pošte.

Autorsko pravo

Zakažite vrijeme za provjeru e-pošte

Ako smatrate da trošite previše vremena na obradu pošte, a broj pisama u vašem pretincu i dalje se ne smanjuje, pokušajte strože planirati vrijeme za provjeru poštanskog sandučića. Obično počnemo provjeravati poštu, pronađemo zanimljivu poveznicu u pismu, idemo na stranicu, odatle na drugu … i nakon pola sata se sjetimo i vratimo se raščlanjivanju slova. Kao rezultat toga, vrijeme je prošlo, ali stvar se nije pomaknula.

Stoga pokušajte odvojiti određeno ograničeno vrijeme za sebe za rad s poštom. Svatko može samostalno odrediti učestalost i trajanje tih intervala, ovisno o količini svoje korespondencije. Možda će to biti sat ujutro i sat na kraju radnog dana, ili će vam možda biti zgodnije da se svaki sat pet minuta prijavite na svoj mail račun. Što je najvažnije, pokušajte se strogo pridržavati rasporeda koji ste sami sebi postavili i ne ometajte vas ničim strancem. Svijest koja vaše vrijeme je ograničeno, neminovno će dovesti do povećanja učinkovitosti obrade poštanskih potvrda.

Svako slovo znači akciju

Glavno pravilo koje biste trebali primijeniti kada analizirate poštu je da svako otvoreno pismo od vas zahtijeva da nešto učinite. Ako ste otvorili pismo, ni u kom slučaju ga više ne ostavljajte u Inboxu. Morate ili odmah odgovoriti na pismo, ili ga proslijediti nekome tko se bolje bavi ovim problemom, ili zakazati sebi zadatak u Google Tasku ili kalendaru - u svakom slučaju, kao rezultat vaše radnje, pismo bi trebalo biti izbrisani ili premješteni u arhivu, tj ostavi inbox … Ako slijedite ovo jednostavno pravilo, vaša će pristigla pošta prije ili kasnije biti očišćena.

Autorsko pravo

Filtri i prečaci

Ako svaki dan primate velik broj e-poruka, njihovo analiziranje oduzima puno vremena i truda s vaše strane. Zašto za to ne iskoristite resurse poštanske službe, pogotovo jer većina usluga ima tu značajku i savršeno je implementirana?

Riječ je o postavljanju filtara za automatsku obradu pošte. Umjesto ručnog klikanja na svaki post, a svaki vaš klik zahtijeva isto vrijeme i trud, samo jednom postavite filtere koje želite. Na primjer, sve poruke s adresa vaših rođaka automatski će otići u mapu Obitelj i označene su oznakom kao važne. Sva priopćenja za javnost idu u zasebnu mapu zaobilazeći mapu Inbox, a obavijesti s društvenih mreža odmah se šalju u smeće.

Na taj način možete kategorizirati poruke prema glavnim temama i u skladu s tim se pripremiti za njihovu obradu. Više nećete imati situaciju da vam se mozak pri raščlanjivanju pošte s kućanskih poslova prebaci na poslovne, pa odmah na zabavne poruke, pa natrag.

Postoji ogroman broj opcija za izradu raznih filtara, a siguran sam da ćete jednom kada izgradite automatski sustav filtriranja uštedjeti dane i mjesece svog vremena. Osim toga, pomoću dodijeljenih oznaka ili distribucije po mapama, lako možete pronaći potrebna slova u arhivi (sjećate li se da je naša mapa Inbox potpuno prazna?).

Koristite pretragu

Mnogi korisnici, osobito početnici, sve svoje e-poruke čuvaju u pristigloj pošti jer smatraju da ih više nikada neće pronaći prilikom arhiviranja. Ako postavite sustav filtara i prečaca, kao što je opisano u prethodnom odlomku, tada je vaša arhiva već organizirana i mnogo je lakša za navigaciju u njoj. Ali ne zaboravite i na traku za pretraživanje. Primjerice, u Gmailu je sustav za traženje slova toliko savršen (tko bi sumnjao!) da neće biti teško pronaći nijedno slovo.

Koristite oznake

Mnoge usluge e-pošte imaju značajku označavanja poruka posebnim oznakama (u Gmailu su to zvjezdice). Uz njihovu pomoć lako je istaknuti potrebne poruke koje zahtijevaju vašu pažnju i smjestiti ih u zasebnu mapu. U Gmailu možete odabrati vlastiti skup zastavica i koristiti ih prilično fleksibilno. Dakle, jedan pogled na sadržaj vaše pristigle pošte bit će dovoljan za razlikovanje e-poruka prema njihovoj važnosti.

Koristite tipkovničke prečace

Korištenje prečaca može toliko ubrzati obradu korespondencije da se isplati potrošiti nekoliko sati proučavajući ih. No prije toga pogledajte postavke (u Gmailu su to Postavke - Općenito - Prečaci) i provjerite jesu li uključene. Nakon toga, samo pritisnite upitnik na tipkovnici i vidjet ćete upit sa svim prečacima na Gmailu.

E-pošta je izvrstan komunikacijski alat, ali to ne znači da morate polovicu svog života posvetiti ovom procesu. Maksimalna automatizacija svih procesa, brzi odgovori ili prosljeđivanje poruka, planiranje vašeg vremena, uz ostale savjete iz ovog članka, omogućit će vam da prilično brzo riješite bilo koji broj slova i uštedite više vremena za ugodnije aktivnosti.