Kako bolje iskoristiti GTD sustav

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Pisac i bloger Leo Babauta objašnjava kako nastaviti planirati i riješiti se svega što vas sprječava da budete produktivni.

Zašto je potreban ovaj sustav

Getting Things Done (GTD) je dobro poznati sustav za obavljanje stvari Davida Allena. Kada ga koristite, apsolutno se sve dolazne informacije bilježe i dijele na popise. Cilj je završiti stvari tako što ćete potrošiti više vremena na ono što je stvarno važno.

Uz GTD sustav možete postići vrlo velik uspjeh. Evo samo neke od njih:

• Obavljate puno zadataka.
• Postajete sigurniji u sebe.
• Manje odgađate i manje ste ometeni.
• Više ti vjeruju: drugi znaju da uvijek sve dovedeš do kraja.
• Češće ste pozvani na posao jer se traži solidan pristup poslu.
• Mijenjate se na bolje – shvaćate što vam je stvarno važno, postajete znatiželjni, počinjete učiti, graditi čvrste odnose s ljudima i rješavati se starih obrazaca percepcije koji vas sputavaju.
• Zarađujete više.
• Sposobni ste stvoriti uspješan startup ili izgraditi sjajnu tvrtku.
• Možete podijeliti svoje ideje - u knjizi, blogu ili predavanju.

Ali da biste ostvarili sve te prednosti, morate razumjeti kako učinkovito koristiti sustav i saznati što ga sprječava. Leo Babauta, pisac i autor popularnog bloga Zen Habits, objašnjava što trebate učiniti za to.

Kako učinkovitije koristiti GTD sustav

Saznajte što vas sprječava da budete produktivni

Navika odgađanja. Oklevate pristupiti zadatku zbog njegove složenosti: ili osjećate da se nećete moći nositi s njim, ili ga uopće niste razumjeli. Ovo je odugovlačenje.

Navika ometanja. Uspjeli ste započeti, ali odmah prelazite na drugi zadatak. Sve iste sumnje i neizvjesnosti tjeraju vas da to odgodite u korist lakšeg vježbanja ili jednostavno počnete ubijati vrijeme. Ovo stalno prebacivanje dovodi do gubitka koncentracije. U isto vrijeme, izgleda da ćete biti beskrajno zaposleni.

Perfekcionizam. Ne možete se dugo baciti na posao, jer sada nije pravo vrijeme za to. Ili ste odgađali da ga dovršite jer nije bilo savršeno.

Na primjer, želite pokrenuti blog, ali ne želite, jer dok ne pronađete savršenu platformu i temu za to, nemate dovoljno slobodnog vremena i još nemate popis sjajnih ideja. Ili ste napisali članak i ne objavite ga jer materijal još treba doraditi – zapravo, jednostavno se ne usuđujete.

Okoliš. Ljudi vam remete planove, ne radite ništa na vrijeme, sve komplicirate, kvarite, žalite se i živcirajte. A oslanjajući se na druge ljude, ponekad je teško postići svoje ciljeve. Češće nego ne, ovo je samo izgovor za sebe.

Smetnje. To su ljudi, bilo kakvi događaji, problemi. Oni ometaju vaš posao. Nešto što možete kontrolirati, nešto ne možete.

Umor. Umorni ste, gladni, iscrpljeni, zbunjeni ili vam je dosadno. Ovakvi problemi ometaju koncentraciju i obavljanje stvari.

U ovom slučaju, trebate se samo napuniti: odspavati, prošetati, meditirati.

Ili preuzmite zadatke koji ne zahtijevaju puno energije: razvrstajte svoju poštu, obavite administrativnu rutinu. Ako je umor opažen dulje vrijeme, pregledajte svoju prehranu i san.

Strahovi, sumnje, osjećaj bespomoćnosti i sumnje u sebe. Oni su u središtu većine gore navedenih prepreka.

Odredite što vam nedostaje da biste radili učinkovitije

Odabrane točke bit će rješenje za gore navedene probleme.

Sposobnost određivanja prioriteta. Uspjeh možete postići ako većinu svog vremena posvetite važnim zadacima. Kada ste zauzeti nebitnim aktivnostima ili se stalno prebacujete između aktivnosti, manje ste učinkoviti. Morate odabrati jedan važan problem i usredotočiti se samo na njega.

Postupno ćete naučiti prepoznati koji su zadaci i projekti za vas od velike vrijednosti. Je li važnije odgovarati na poruke nego pisati članak? Što je korisnije za vašu karijeru, sreću, zdravlje?

Sposobnost ispravnog pokretanja poslovanja. Upravo je sklonost odgađanju jedan od najčešćih i najbolnijih problema koji stoje na putu ostvarenja cilja. Stoga je najvažnije u izvršavanju zadataka započeti.

Usredotočite se na prvi, najmanji korak. Što manje. Stvorite okruženje koje olakšava početak. Na primjer, kada je i sam Leo želio razviti naviku trčanja, fokusirao se samo na obuvanje tenisica i izlazak iz kuće.

Sprint rad. Ovaj pristup vam pomaže da se nosite s više zadataka i smetnji. Ova tehnika se također naziva Pomodoro. Temelji se na podjeli posla na kratke intervale od 15-25 minuta (sprintove), tijekom kojih se trebate koncentrirati samo na jedan zadatak, a da vas ništa drugo ne ometa.

Nakon toga slijedi kratka pauza, nakon čega krećete u novi sprint. Ako nikada niste koristili ovu metodu, možete organizirati nekoliko takvih radnih segmenata dnevno, a nakon tjedan dana počnite postupno povećavati njihov broj.

Upravljanje listom zadataka. Pomaže koncentrirati se i nositi se sa svime planiranim. Ali pokušajte ne komplicirati. Pronađite jednostavan planer program, upišite sve što trebate učiniti u bliskoj budućnosti i svaki dan birajte na koje ćete se zadatke usredotočiti danas.

Zakažite tri važna i tri manja zadatka za taj dan - taj se broj može mijenjati ovisno o duljini vašeg radnog dana, složenosti zadataka i brzini njihovog završetka.

Sposobnost prihvaćanja pogrešaka. Perfekcionizam stoji na putu obavljanja stvari. Stoga ne brinite toliko o savršenstvu svog posla koliko o njegovom završetku. Držite se pravila o "lošom prvom nacrtu" spisateljice Ann Lamotte.

Uvjerena je da je jedini način da počnete dobro pisati (i da to uopće počnete) skicirati slab i beskorisan nacrt. Nakon nekog vremena vratit ćete se na rezultat i ispolirati ga.

Rad u stanju neizvjesnosti. Često će vas proganjati strahovi i poteškoće. Stoga je vrlo korisno naučiti raditi u stanju te neizvjesnosti: držati se pod kontrolom, ne skrivati se od zadataka i unutarnjih iskustava i ne prigovarati.

Da biste to učinili, svaki put kada primijetite ovako nešto iza sebe, ostavite sve po strani i pokušajte osjetiti svoje stanje. Prihvati to. Obratite pažnju na svoje fizičke osjete. Provjerite jesu li nesigurnost i nelagoda u redu. Naučite cijeniti trenutke onakvima kakvi jesu.

Sposobnost sagledavanja velike slike. Jedno je biti potpuno usredotočen na jedan zadatak, a sasvim drugo moći sagledati situaciju u cjelini. Opću analizu situacije treba provesti ujutro i navečer, kao i nekoliko puta tijekom dana - u slučaju da trebate prilagoditi akcijski plan.

Svi smo ponekad rastreseni, prekinuti i suočeni s nepredviđenim poteškoćama. Da biste ostali produktivni, morate naučiti promijeniti fokus kada je to potrebno.

Sposobnost da se bude odgovoran. Prije svega, to znači da ne krivite druge ljude za sve poteškoće s kojima se susrećete na putu ka ostvarenju svog cilja. Preuzmite punu odgovornost za svoj dio posla.

Budite vođa – pokažite inicijativu, pratite uspjeh cijelog tima, čak i ako ste u njemu jednostavan podređeni.

Otvorena komunikacija. Takav da svatko jasno razumije svoje odgovornosti i granice, kao i posljedice nepoštivanja. To će pomoći u stvaranju strukture u kojoj svi uključeni mogu raditi lakše i učinkovitije. Pokušajte se prema ljudima odnositi iskreno i pozitivno, unatoč svim njihovim manama.

Sposobnost planiranja. Obilje zadataka u dnevniku ni na koji način ne pridonosi postizanju cilja. Umjesto toga, najbolje je napraviti minimalan popis odgovarajući na jednostavna pitanja. Kako započeti dan za obavljanje važnih zadataka? Kako trčati sprinteve da vam nitko ne odvlači pažnju? Za što trebate preuzeti odgovornost? Kada se isplati podići svoju poštu? U koje vrijeme trebam zakazati sastanke? Kako ćete ocijeniti svoj dan?

Odgovori će vam pomoći da isplanirate svoj dan. Nemojte težiti da bude savršeno. Analizirajući ono što se događa, s vremenom ćete pronaći najbolju opciju.

Gdje započeti poboljšanje

Napravite jednostavan plan. Nije uopće potrebno pokušati svladati sve vještine koje nedostaju odjednom. Za početak, najbolje je da se usredotočite na prva četiri koja ćete vježbati svakodnevno:

• Određivanje prioriteta i definiranje zadataka za dan.
• Sprint rad.
• Meditacija – kada osjećate strah, nesigurnost ili nesigurnost.
• Analiza na kraju dana i revizija plana.

Zabilježite što ćete i kako učiniti. Pokažite dobiveni plan nekome koga poznajete i izvještavajte ga svaki dan tjedan dana. Obećajte svaki tjedan da ćete podijeliti svoje uspjehe, izazove i kako ćete se pripremiti za početak novog sedmodnevnog razdoblja.

Svaku večer odvojite 10 minuta kako biste pregledali kako vam je prošao dan i jeste li ispunili sve točke u svom planu. Zapišite što se dogodilo, što je spriječilo, kako možete ubrzati kretanje naprijed.

S vremenom će vam sprintevi, meditacija i druge vještine postati lakši. Zatim počnite učiti nove i učinkovite pristupe dok postupno poboljšavate svoj sustav. Glavna stvar je zapamtiti vježbanje.