Kako učinkovito primijeniti GTD sustav u životu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Korak-po-korak plan, slijedeći kojeg možete jednostavno implementirati ovu tehniku produktivnosti u svoj život, postaviti prioritete i uvijek moći pronaći vremena za važne stvari.

Ovaj materijal je nastavak članka "". Prvo, vrijedi se upoznati s njim, budući da su mnogi korišteni koncepti tamo detaljno objašnjeni.

Ovaj članak je vodič korak po korak o tome kako primijeniti GTD u stvarnom životu. Prilikom pisanja, pridržavao sam se sljedećih principa:

• Svestranost. Ovdje opisane ideje su univerzalne, a uz njihovu pomoć svatko će za sebe izgraditi GTD sustav koji će raditi upravo s onim uslugama na koje je navikao.
• Jednostavnost. Sustav bi trebao biti intuitivno jednostavan za korištenje. Za unos i obradu informacija, kao i za planiranje sljedećih koraka potrebno je utrošiti minimum vremena i energije. Tek tada će sustav raditi dugoročno, pa čak i nakon dugih pauza: na primjer, ako odete na godišnji odmor na mjesec dana, onda ćete po povratku moći vratiti svoj pristup poslovnom upravljanju.
• Pouzdanost. Najvažnije je da budete sigurni u svoj sustav, naime, da nećete zaboraviti ništa planirano, jer ćete vidjeti podsjetnik u pravo vrijeme.
• Koncentracija na ono što je važno. Sustav bi vam trebao pomoći da se usredotočite i na ono što trenutno radite i na one stvari koje su dugoročno važne.
• Zadovoljstvo. Sustav upravljanja predmetima i zadacima trebao bi vam donijeti zadovoljstvo. Primjerice, kada nakon napornog dana na poslu ležite na kauču s telefonom u rukama, prekrižite obavljene zadatke s popisa i uživate u tome. Pogotovo kada je još uvijek vizualiziran rastom vašeg grafikona produktivnosti.

5 glavnih faza GTD sustava

Faza 1. Prikupljanje informacija

Potrebno je prikupiti apsolutno sve slučajeve, čak i one najmanje, tada će naša svijest biti čista i djelovat ćemo što je moguće produktivnije.

Zato standardne popise zadataka ne funkcioniraju, jer većina ljudi često bilježi samo najvažnije stvari, a stotine zadataka koji nisu toliko bitni uopće se ne uzimaju u obzir. No, upravo takvi mali zadaci, koji redovito podsjećaju na sebe, koriste značajan dio moždanih resursa i stvaraju dodatna iskustva koja dovode do umora i stresa.

Jedno od važnih načela GTD sustava je potpuno rasteretiti sve zadatke iz glave i staviti ih u pouzdan sustav koji će vam pomoći da zapamtite važne stvari u pravo vrijeme.

Također morate uzeti u obzir da bi trebao postojati minimalan broj košarica za prikupljanje ulaznih informacija. Idealno, jedan. Tada će biti najlakše rukovati.

Faza 2. Obrada informacija

U ovoj fazi obrađujemo informacije koje se nalaze u našoj pristigloj pošti.

Postoje tri opcije kako možemo nastaviti u ovoj fazi:

• Označite zadatak kao "Akcija", naznačujući sljedeći korak za njegovo dovršenje i rok. Možete preskočiti određivanje roka ako još nemate jasno razumijevanje kada trebate dovršiti zadatak.
• Premjestite informacije u "Imenik" ako ne trebate ništa učiniti s njim, ali može biti korisno u budućnosti.
• Izbrišite informacije, utvrđujući da je "Otpad": to jest, ne morate ništa učiniti s njima i neće vam biti od koristi u budućnosti.

Faza 3. Organizacija aktivnosti

Sve radnje prolaze kroz sljedeći lijevak.

Filtar 1 - "Izrezivanje"

Postavite si pitanje: trebam li stvarno učiniti ovu radnju? Ako ste u nedoumici, izbrišite ga.

Filtar 2 - "Delegiranje"

Postavite si pitanje: ako to treba učiniti, moram li to stvarno učiniti osobno? Ako nije, delegiramo i naznačujemo odgovornu osobu, konačni rezultat, međufaze kontrole (čvorne točke) i rok.

Ako radnju trebate izvesti vi, prijeđite na sljedeći filtar.

Filtar 3 - "Akcija"

Postavite si pitanje: hoće li ova radnja trajati više od 2-5 minuta? Ako ne, učinite to sada i oslobodite glavu. Ako da, molimo registrirajte se.

Radnje u sustavu mogu biti sljedeće vrste.

"Sljedeće radnje" - jednostavni zadaci koji se sastoje od jedne radnje (nazovi, piši, idi i tako dalje). Primjerice, akcija "Zamijenite zimske gume na kotačima" sastojat će se od sljedećih jednostavnih radnji: nazovite i prijavite se za autoservis, zakažite vrijeme u kalendaru i odvezite se u autoservis u pravo vrijeme.

Takve je radnje prikladno skupljati u popise prema mjestu i okolnostima (kontekstualne liste). To može biti popis In Store, gdje navodite sve što trebate kupiti kada ste u trgovini, ili In the Chair popis, gdje dodajete stvari i zadatke koje možete raditi navečer nakon posla u svojoj omiljenoj stolici. Ili popis "pitanja za šefa", gdje zapisujete sva pitanja koja imate za svog šefa, tako da ih možete riješiti u jednom potezu.

Sve takve radnje obično bilježim ili u "Google kalendar" (sastanci i događaji) ili u Todoist, cloud servis gdje je zgodno organizirati zadatke.

"Projekti" - zadaci koji zahtijevaju više od jednog koraka za dovršenje. Da biste pokrenuli projekt, morate opisati prve korake za njegovu provedbu i ostaviti podsjetnik na to u pouzdanom sustavu. Kao rezultat toga, projekt se pretvara u lanac jednostavnih radnji, od kojih se svaka može izvesti u sljedećih pet minuta i dobiti rezultat.

Objavljujem projekte na Trello karticama. Kartica je idealan kontejner za projekte u koje možete postaviti:

• opis i svrha projekta;
• poveznice na druge dokumente o projektu;
• imena odgovornih;
• rok;
• kontrolne liste sa sljedećim koracima;
• komentari na projekt;
• potrebne datoteke i tako dalje.

Odgođene radnje … Ako sljedeće akcije ne možemo planirati bez dodatnih događaja ili informacija (na primjer, čekamo da prijatelj pošalje telefonski broj autoservisa, gdje je moguće isplativo promijeniti gume), takve akcije stavljamo u "Odgođeno "popis. Po želji možete postaviti podsjetnik da nešto provjerite.

Takvi popisi obveza također se mogu strukturirati kao kontekstualni popisi. Na primjer, napravite popis sa zadacima koje ste dodijelili svom pomoćniku.

Popis "Jednog dana" sadrži zadatke koji sada ne zahtijevaju aktivno djelovanje, ali koje bismo željeli ostvariti u budućnosti.

To može biti:

• knjige, video treninge i tečajeve koje želite kupiti;
• korisne vještine koje želite ovladati;
• mjesta koja želite posjetiti;
• stvari koje želite kupiti.

Morate povremeno pregledavati ovaj popis, bilježiti i pretvoriti ih u ciljeve prema kojima ćete raditi.

Faza 4. Redoviti pregled

Da bi sustav funkcionirao, potrebno je redovito pregledavati glavne zadatke i projekte kako bi izbrisali one koji više nisu relevantni, a nove sortirali po prioritetu i poslali ih na posao.

Kako bi ova recenzija bila redovita, slijedite ove savjete:

• Ostavite 30-60 minuta u svom rasporedu za pregled (u početku će biti dovoljno jednom tjedno).
• Napravite popis za provjeru ili plan za takav pregled, gdje je naveden slijed, što slijedi nakon čega. Ovaj plan ne bi trebao biti previše kompliciran i pregled vam ne bi trebao predugo trajati ili ga jednostavno nećete raditi redovito.

U nastavku je primjer moje tjedne pregledne kontrolne liste. Napravio sam ga u formatu cheat sheeta s nizom radnji, koji prikazuje usluge/dokumente koje gledam. Možete ga urediti uobičajenim popisom ili nacrtati dijagram koji vam odgovara.

Ispišite četiri od ovih kontrolnih lista mjesečno. Tijekom tjednog pregleda uzmite jedan od njih u ruke i prekrižite dovršene stavke s popisa. Ova jednostavna vježba će vas motivirati da nastavite raditi ove recenzije.

Faza 5. Radnje

Kada je plan za tjedan sastavljen, onda ostaje djelovati. Izbjegnite jednu od najvećih početničkih pogrešaka GTD-a kada potrošite previše vremena na organiziranje zadataka umjesto da ih stvarno dovršite.

Evo nekoliko savjeta za učinkovitije djelovanje.

1. Napravite plan za dan na temelju plana za tjedan. Razbijte svoj dan na blokove, čineći 2-3 bloka za važne zadatke i nekoliko blokova za druge zadatke. Prosječno trajanje blokova je 60-120 minuta. Ubacite slobodno vrijeme između blokova za nepredviđene zadatke.
2. Radite na Pomodoro sustavu, za to možete postaviti timer na svom telefonu. Njegova je bit jednostavna: svakih 25-30 minuta rada napravite pauzu od pet minuta, a nakon trećeg radnog bloka - dužu pauzu (15-30 minuta). Ukupno su tri bloka po 30 minuta, s prekidima od pet minuta, nakon čega slijedi duga pauza od 15-30 minuta. Možete napraviti 2-4 takva ciklusa dnevno, ovisno o tome koliko ste često ometani.
3. Tijekom blokova s važnim stvarima, pokušajte da vas ne ometaju drugi ljudi i strani zvukovi (za to možete uključiti posebnu glazbu za koncentraciju u slušalicama).
4. Odredite kada je vaša razina energije najviša (primjerice, od 7 do 9 ujutro), i za to vrijeme radite najvažnije stvari koje vas približavaju vašim osobnim ciljevima.
5. Nemojte planirati previše važnih stvari za dan: 1-3 je dovoljno. Važno je da na kraju dana, nakon što pogledate precrtane zadatke u svom planu, budete zadovoljni i napravite isti realan plan za sutra.