7 učinkovitih metoda planiranja koje će vam pomoći da ostanete na pravom putu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Energy List, GTD, Bullet Journal i druge opcije, među kojima sigurno postoji prava za vas.

1. Metoda karata

Ovu metodu planiranja predložio je poznati ruski stručnjak za upravljanje vremenom Gleb Arkhangelsky. Pruža poslovne savjete, piše knjige, pa čak i vodi vlastitu konzultantsku tvrtku za upravljanje vremenom. Uz neke principe, Gleb je razvio i metodu za brzo planiranje pomoću kartica.

Kako radi

U ovom slučaju vam neće trebati debeli dnevnik: dovoljno je samo nekoliko listova papira. Nabavite tri kartice za različite svrhe. Mogu biti u više boja, s bilješkama ili s naljepnicama. Glavna stvar je da se razlikuju jedni od drugih i, naravno, da vam se sviđaju.

Prva karta je strateška. Sadržavat će vaše ključne ciljeve, za postizanje kojih morate uložiti sve moguće napore. U drugom, posvećenom dugoročnim ciljevima, zapisujete sve aktivnosti i planove za godinu ili nekoliko godina unaprijed. Treća karta će sadržavati najvažniji događaj nadolazećeg dana. I, naravno, najčešće će se mijenjati.

• Razina: novajlija.
• plus: nema potrebe za razumijevanjem umijeća planiranja. Sve je što brže i jednostavnije.
• Minus: manje važne stvari i dalje ostaju neplanirane. Tako da ih možete potpuno zaboraviti.

2. Metoda Ivy Lee

Ljepota metodologije američke novinarke Ivy Lee je njena jednostavnost i dosljednost. Većina pokušaja da se započne ne uspijeva zbog nedostatka plana, nedostatka fokusa i pogrešnih prioriteta. Kako bismo riješili te probleme, Lee predlaže da se ograničimo na šest zadataka dnevno i da ih radimo jedan za drugim.

Kako radi

Na kraju dana, identificirajte šest glavnih stvari koje trebate učiniti i dajte im prioritet, počevši od najvažnijih. Sljedeći dan, ujutro, odmah počnite s prvim zadatkom na listi, a kada ga završite, prihvatite se sljedećeg. I tako sve do pobjednika.

• Razina: novajlija.
• plus: To znatno olakšava planiranje, olakšava početak i ostaje dosljedan dok se držite svojih ciljeva.
• Minus: metoda ne funkcionira dobro ako često imate neplanirane aktivnosti tijekom dana.

3. Metoda procjene

Često se u procesu planiranja važni zadaci izgube među manjim zadacima. To je zato što ne označavamo njihov prioritet. Čak i ako razumijete potrebu za dovršenjem zadatka, važno je to navesti u pisanom obliku. Doista, tijekom radnog dana nema uvijek vremena za adekvatnu procjenu važnosti svakog pojedinog slučaja.

Kako radi

Planiranim zadacima dajte bodove od nula do dva, ovisno o stupnju važnosti. Glavni prioritet su dvije točke. Zadatak s jednom točkom može se dovršiti kasnije. A male obveze i svakodnevni zadaci dobivaju nula bodova.

Ne zaboravite ocijeniti rad na kraju dana, na primjer na ljestvici od pet stupnjeva. Neispunjeni slučaj, koji je dobio 1 ili 2, utjecat će na nadolazeći rad i uzrokovati neugodnosti. Kao loše ocjene u školi. Ovo je važno za razumijevanje vlastite izvedbe i upravljanje rasporedom.

• Razina: novajlija.
• plus: metoda će vas naučiti procijeniti važnost zadataka i upravljati svojom učinkovitošću.
• Minus: nije pogodna za svakoga. Zadaci se mogu odrediti prioritetima i brojevi mogu biti zbunjujući kada dođete na posao.

4. Energetska lista

Svaki zadatak zahtijeva različitu količinu mentalnog ili fizičkog napora. Istodobno, kratkoročne aktivnosti mogu oduzimati više energije nego duže. Bit ove metode je rasporediti sve zadatke prema potrebnim naporima i preuzeti ih ovisno o tome kako se osjećate.

Kako radi

Prilikom izrade popisa zadataka podijelite sve zadatke u tri kategorije: teške, srednje i lagane. Prvi je sve što zahtijeva maksimalnu koncentraciju i stres, drugi je uobičajeni posao, zadnji je jednostavna rutina koja se izvodi gotovo automatski. Prije početka rada procijenite razinu snage i odaberite odgovarajući zadatak.

• Razina: amater.
• plus: izgovori ne funkcioniraju, jer bez obzira na količinu vremena i energije, uvijek postoji nešto za napraviti.
• Minus: potrebna je samodisciplina. Kada ste puni energije, trebate se baviti teškim stvarima, a ne ih napuštati u korist lagane rutine.

5. Metoda 1-3-5

Velik broj slučajeva obeshrabruje želju da ih preuzme. Stoga mnogi stručnjaci za upravljanje vremenom savjetuju izdvojiti do devet zadataka i izvršiti ih ovisno o stupnju važnosti.

Dakle, manji ciljevi se mogu prenijeti na drugi dan, a pritom dovršiti najvažnije od planiranih zadataka. Metoda 1–3–5 prilično je jednostavna za korištenje, iako je potrebno neko vrijeme i trud da se izoliraju zadaci.

Kako radi

Planirajte devet stvari za sebe svaki dan: 1 - najvažniji zadatak, uvijek će biti prioritet; 3 - slučajevi koji zahtijevaju rješenje tijekom radnog dana; 5 - mali zadaci koji se izvode kad god je to moguće.

Ne zaboravite da morate zadržati broj slučajeva i ne prekoračiti ga. Inače će metoda biti neučinkovita.

• Razina: amater.
• plus: već u procesu planiranja nepotrebni zadaci se odbacuju i na popisu ostaju samo oni stvarno potrebni.
• Minus: tehnika ne radi u dane kada broj važnih zadataka prelazi preporučeni.

6. GTD - Dovršavanje stvari

Na ruskom, naziv tehnike zvuči kao "Dovođenje stvari do kraja" ili "Kako dovesti stvari u red". Razvio ga je američki stručnjak za upravljanje vremenom David Allen.

U istoimenoj knjizi sugerirao je da je zauzetoj osobi važno osloboditi mozak od tekućih zadataka. To je jedini način da se koncentriramo na njihovu kvalitetnu provedbu. Ova metoda je izvrsna za držanje stolnog planera.

Kako radi

Da biste s povjerenjem koristili GTD metodu, morate se naviknuti na nju. Postoji cijeli sustav za procjenu zadataka, s kojim se nije lako uhvatiti u koštac odmah. Zapišite stvari i označite ih posebnim simbolima:

1. Prazan krug je zadatak koji treba ispuniti.
2. Krug s precrtanom prugom zadatak je koji se sada izvodi.
3. Napola ispunjen krug - zadatak nije u potpunosti završen.
4. Popunjen krug - zadatak je završen.
5. Krug s križićem - zadatak otkazan.
6. Ispunjen krug sa strelicom - Netko drugi radi zadatak.
7. Uskličnik je zadatak najvišeg prioriteta.
8. Krug s točkom - ovaj zadatak morate stalno imati na umu.

• Razina: amater.
• plus: napredna opcija trenutnog planiranja. Ne morate pratiti prioritet zadataka. Ako imaš posao – radi ga.
• Minus: metoda je slabo prilagođena za dugoročno planiranje. Prikladno kao dodatak glavnom.

7. Bullet Jornaling

Najfleksibilnija opcija planera je planer i osobni dnevnik u isto vrijeme. Izumio ga je američki dizajner Ryder Carroll i objasnio u video tutorialu iznad.

Ova metoda vam omogućuje da zapisujete sve nasumične misli u svoj dnevnik, kao i važne poslovne zadatke ili planove na duže vrijeme. S ovim se nije lako nositi, ali kada se naviknete, nikada ne prestanite s planiranjem.

Kako radi

Na prvoj stranici napravite tablicu sadržaja s naslovima odjeljaka i ispunite ga dok idete. Slijedi godišnji preokret s velikim ciljevima i važnim datumima. Pomaže vam da procijenite svoje planove u cjelini. Mjesečni poništaci nalaze se na sljedećim stranicama. Na lijevoj strani napišite dane u mjesecu i dane u tjednu. Nasuprot njima označite događaje čiji se datumi definitivno neće mijenjati. S desne strane su uobičajeni zadaci za mjesec.

Po želji, možete dodati zadatke za svaki tjedan ili čak rasporediti dan po sat. Koristite posebne znakove za isticanje različitih zadataka. U početku je bolje pisati takve bilješke na zasebnom listu papira dok se ne naviknete koristiti ih. Ono što je najvažnije, nemojte zaboraviti uključiti u sadržaj stranice mjeseci ili, na primjer, popise.

• Razina: profesionalnim.
• Prednosti: za razliku od uobičajenih opcija, ovaj dnevnik se može pokrenuti od bilo kojeg datuma, pa čak i u običnoj bilježnici. Ovdje je također prikladno napraviti kontrolne liste i popise.
• minusi: trebat će vremena da sredite sve detalje i naviknete se na ovu metodu.