Ulomak iz knjige stručnjaka za produktivnost koji je na sebi isprobao tehnike koncentracije i odabrao najučinkovitije.
Kako prestati ometati svakih 5 minuta i usredotočiti se na važne zadatke
Hiperfokus je sposobnost da svoje vrijeme i pažnju posvetite jednom pitanju ili projektu. U Hyperfocus: How I Learned to Do More with Less Time, Chris Bailey objašnjava koliko stvari treba planirati za dan da bi se stvari uspješno obavile, kako odabrati najvažnije zadatke s popisa zadataka i ukloniti sve ometanja.
Hiperfokus podrazumijeva mnogo stvari u isto vrijeme: to je svjesno stanje, kada nismo ometeni, brzo vraćamo koncentraciju i potpuno se upuštamo u posao.
Objavljujemo ulomak iz poglavlja 3, Moć hiperfokusa, koji objašnjava kako ući u stanje hiperfokusa i odabrati pravi fokus na koji ćete se fokusirati.
Četiri faze hiperfokusa
U svakom trenutku ste usredotočeni ili na vanjsko okruženje, ili na misli u svojoj glavi, ili na oboje u isto vrijeme. Ako vas zanima samo vanjsko okruženje, to znači da živite u načinu rada autopilota. U ovo stanje ulazite dok čekate na semafor ili beskonačno prelazite između istih aplikacija na svom pametnom telefonu. Ako ste zaokupljeni samo svojim mislima, onda ste uronjeni u snove. To se može dogoditi ako odlučite hodati bez telefona, razmišljate o nečemu pod tušem ili krenete trčati.
Da biste ušli u stanje hiperfokusiranja, trebate se povezati s vlastitim mislima i s vanjskim okruženjem i sve to svjesno usmjeriti na rješenje jednog problema.
U tom pogledu hiperfokus prethodi stanju koje Mihai Csikszentmihalyi naziva "protok" - kada smo potpuno uronjeni u svoj posao i vrijeme leti puno brže. Kako Csikszentmihalyi objašnjava u svojoj knjizi Flow, u ovom stanju "sve drugo nam se čini nebitnim". Ovo je još jedan razlog zašto je apsolutno imperativ usredotočiti se samo na jednu stvar: šanse za ulazak u stanja protoka rastu eksponencijalno kada se više objekata ne natječe za našu ograničenu pozornost. Hiperfokus je proces koji nas dovodi u tok.
Kako ući u stanje hiper fokusa
Prema znanstvenim istraživanjima, kada se koncentriramo, prolazimo kroz četiri faze. U početku smo fokusirani (i produktivni). Tada, ako sami ne prijeđemo na nešto drugo i ako nas ne ometaju, misli se počinju raspršivati. U trećoj fazi primjećujemo da razmišljamo o stranim stvarima. Do ovog trenutka može proći dosta vremena, pogotovo ako nemamo naviku redovito provjeravati što ispunjava prostor pažnje. (Prosječno primjećujemo da razmišljamo o stranim stvarima, otprilike pet puta na sat.) I u četvrtoj fazi vraćamo se izvornom objektu pažnje.
Četiri stupnja hiperfokusa temelje se na ovom dijagramu.
Da biste ušli u stanje hiperfokusa, morate:
Odaberite produktivan ili smislen objekt pažnje.
Uklonite što više vanjskih i unutarnjih smetnji.
Usredotočite se na odabrani objekt pažnje.
Neprestano se vraćajte ovom objektu i ponovno se usredotočite na njega.
Donošenje odluke o tome na što se planiramo usredotočiti najvažniji je korak, jer što je zadatak produktivniji i smisleniji, to su vaše akcije produktivnije i smislenije. Na primjer, ako se odlučite usredotočiti na obuku novog zaposlenika, automatizaciju aktivnosti koje se ponavljaju ili razmišljanje o lansiranju novog proizvoda, bit ćete beskrajno produktivniji od rada u autopilotu.
Ista ideja vrijedi i u kućnom krugu: što je sadržajnije predmet vaše pažnje, to je sadržajniji cijeli vaš život. Koristimo prednosti hiperfokusiranja formirajući vrlo jednostavne namjere – na primjer, da se potpuno uživimo u razgovor s voljenom osobom ili da što više uživamo u obiteljskoj večeri. Učimo više, pamtimo više i bolje analiziramo svoje postupke. Kao rezultat, naši životi dobivaju više smisla.
Prvi apsolutno nužan korak do hiperfokusiranja je namjera, koja mora prethoditi pažnji.
Sljedeći korak je uklanjanje što više unutarnjih i vanjskih smetnji. Postoji jednostavan razlog zašto postajemo njihov plijen: u nekom trenutku smetnje postaju privlačniji objekti pažnje od stvari koje stvarno trebamo učiniti. To vrijedi i na poslu i kod kuće. Upozorenja na nova slova koja se pojavljuju u kutu računalnog monitora obično nas zavedu više od posla koji obavljamo u drugom izlogu, a televizor iza sugovornikovih leđa u pubu postaje privlačniji od samog razgovora.
S ometanjima se puno lakše nositi unaprijed – u trenutku kada se pojave, često je prekasno da branite svoje namjere od njih. Smetnje također treba neutralizirati - uključujući proizvoljna (i ponekad neugodna) sjećanja i misli koje nam se pojavljuju u glavi dok se pokušavamo usredotočiti, mentalni otpor neprivlačnim zadacima (kao što je podnošenje porezne prijave ili čišćenje garaže) i jednostavno poriv razmišljati o različitim stvarima.stvarima kada bismo se željeli usredotočiti na jednu.
Treće, hiperfokus postaje moguć kada se koncentriramo na odabrani objekt pažnje u unaprijed određenom razdoblju. To znači da imamo plan da se uživimo u posao na određeno razdoblje, što nam je i zgodno i moguće. Što pažljivije radimo na prve dvije faze, to ćemo se bolje i sigurnije nositi sa zadatkom u ovoj fazi.
Konačno, četvrto, hiperfokus je potreban kako bi se pozornost vratila na izvorni objekt kada um počne lutati. Ovu tvrdnju ću ponoviti više puta, jer je to jedna od najvažnijih ideja ove knjige: prema istraživanjima, naše se misli raspršuju u stranu u 47% vremena. Drugim riječima, ako smo budni 18 sati, onda smo tijekom njih samo osam uronjeni u tekuće zadatke. Normalno je da misli odlaze u stranu, ali ih je važno vratiti kako bismo vrijeme i pažnju posvetili predmetima koji su ispred nas.
Osim toga, potrebno je 22 minute da se vratite na trenutni zadatak nakon prekida ili prekida. A ako smo i sami ometeni ili prekinuti, tada nam treba već 29 minuta da se vratimo na posao na izvornom zadatku.
Što češće procjenjujemo što točno zauzima prostor pažnje, brže se možemo vratiti na pravi put.
Ali nemojte se za sada previše brinuti o tome - kasnije ćemo o tome detaljno raspravljati.
Ideja hiperfokusa može se sažeti u jednu rečenicu: dok radite, zadržite pažnju na jednom važnom i složenom objektu.
Odabir na što se fokusirati
Pažnja bez namjere je gubitak energije. Pažnji uvijek mora prethoditi namjera – štoviše, savršeno se kombiniraju. Nakon što ste formulirali svoju namjeru, možete odlučiti kako ćete provesti svoje vrijeme; usredotočujući se na zadatak, sposobni smo se s njim učinkovito nositi. Najbolji način da budete produktivniji je da odaberete ono što želite postići prije nego što počnete.
Prilikom formiranja namjera važno je zapamtiti da nisu svi radni zadaci jednaki. Neki mogu postići nevjerojatne rezultate u svakoj potrošenoj minuti. To uključuje ciljeve kao što su planiranje glavnih zadataka koje želite ostvariti tijekom dana, obuka novog zaposlenika koji se pridružio timu prije mjesec dana i rad na knjizi koju pišete nekoliko godina. Ovi zadaci spadaju u "nužne" i "fokusirane" kategorije, o kojima smo raspravljali u 1. poglavlju. Lako je povezati posao u tim sektorima s nepotrebnim i ometajućim aktivnostima kao što su prisustvovanje beskorisnim sastancima, čitanje sadržaja društvenih medija i stalno provjeravanje e-pošte. vidjeti što je produktivnije. Ako ne odaberete na koje sektore ćete provesti vrijeme, aktivira se način rada autopilota.
To ne znači da se ne možete nekako izvući iz situacije, radeći u režimu autopilota. Odgovarajući na sve radne zadatke koji dolaze, većinu njih možete držati pod kontrolom i ostati dovoljno produktivni da ne izgubite posao. No autopilot ne dopušta veliki napredak u radu. Pretpostavljam da niste plaćeni za to što kao razvrstavač pošte šaljete pisma, razgovore i poruke u messengerima u pravim smjerovima kako dođu. Ponekad to moramo učiniti, kao i reagirati na pristigle nepredviđene zahtjeve. Ali kad god je to moguće, trebali biste aktivno birati na što želite potrošiti vrijeme i pažnju.
Nakon što sam tijekom godina istraživao pažnju i namjeru, razvio sam nekoliko dnevnih vježbi koje vam pomažu da postavite cilj. Evo tri moje omiljene vježbe.
1. Pravilo troje
Ako ste već upoznati s mojim tekstovima, ovaj dio se vjerojatno može pokrenuti dijagonalno. Ako ne, dopustite mi da vam predstavim pravilo tri. Započnite dan odabirom tri zadatka koje želite dovršiti do večeri.
Potreban nam je popis zadataka koji će detaljno opisati nadolazeće akcije, a ove tri namjere trebamo usmjeriti na najvažnije zadatke.
To radim svako jutro otkako sam prije mnogo godina čuo za ovo pravilo od Jaya Dee Meiera, Microsoftovog direktora digitalne transformacije. Pravilo izgleda varljivo jednostavno. Određivanje svega na početku dana
tri glavna zadatka za vas, postižete nekoliko ciljeva. Vi odlučujete što je sada važno, a što nije važno – ograničenja koja nameće pravilo pokazuju što vam je najvažnije. Osim toga, pravilo vam daje određenu fleksibilnost tijekom dana. Ako je prepun sastanaka, to može odrediti njihov volumen i sadržaj, a slobodan dan može se posvetiti važnijim i manje hitnim stvarima. Ako se pojave nepredviđene okolnosti i projekti, bit će moguće preispitati redoslijed novih i postojećih planova. Budući da se tri zadatka dobro uklapaju u prostor pažnje, možete se s relativnom lakoćom prisjetiti svojih izvornih namjera.
Svakako imajte na vidiku svoja tri najvažnija zadatka – zabilježim ih na veliku ploču u svom uredu ili, ako sam odsutan, iznad popisa obaveza za dan koji OneNote sinkronizira između mojih gadgeta. Možda će vam biti od pomoći da postavite tri zadatka za tjedan, a također odaberete tri dnevna neradna zadatka, kao što je ne razmišljanje o poslu tijekom večere, odlazak u teretanu navečer ili prikupljanje računa za poreznu prijavu.
2. Zadaci s maksimalnim učinkom
Drugo pravilo u određivanju namjera, koje mi jako pomaže, jest odlučivanje koje stvari na mom popisu obveza imaju najveći utjecaj.
Ako ste navikli sastavljati popis obaveza (a toplo ga preporučujem, a u nastavku ću vam reći kako može biti koristan), razmislite na trenutak o posljedicama svakog od njih, kratkoročnim i dugotrajnim -termin. Glavni zadaci na ovom popisu su oni koji će dovesti do najznačajnijih pozitivnih ishoda.
Što će se promijeniti u svijetu – ili u vašem poslu i životu ako odvojite vrijeme da ispunite svaku od točaka? Koji će zadatak, poput ispuštene domine u dugom nizu, pokrenuti lančanu reakciju i u konačnici dovesti do impresivnog rezultata?
Drugi način za procjenu situacije: kada odlučujete što učiniti, razmislite ne samo o neposrednim posljedicama svojih postupaka, već i o utjecaju drugog i trećeg reda. Na primjer, odlučujete hoćete li naručiti tortu Mravinjak za desert. Neposredna posljedica ove odluke je zadovoljstvo jesti slatko. No, posljedice drugog i trećeg reda mogu biti vrlo tužne – na primjer, tada ćete se osjećati užasno, ili ćete se udebljati, ili prekršiti propisanu dijetu.
Ovo je moćna ideja koju vrijedi dobro naučiti, pogotovo jer mnogi važni zadaci često nisu oni koji se u danom trenutku čine najhitnijim i najproduktivnijima. Na primjer, pisanje priručnika za novozaposlene možda se neće činiti tako isplativim kao odgovaranje na desetak e-poruka, ali priručnik će skratiti vrijeme ulaska novih zaposlenika, učiniti da se osjećaju dobrodošli i povećati produktivnost. To znači da je to zadatak s maksimalnim posljedicama. Ti zadaci mogu biti automatizacija ponavljajućeg procesa koji vas nervira, dodjela uloga u projektu koji je u tijeku ili priprema programa koji zaposlenicima omogućuje dijeljenje znanja.
Ako na svom popisu obveza imate puno stvari koje trebate učiniti, zapitajte se koje će dovesti do najvažnijih posljedica?
Ova vježba dobro funkcionira u kombinaciji s četiri skupine slučajeva. Nakon što ih smjestite u nužne, svrhovite, ometajuće i nevažne sektore, zapitajte se: koje od nužnih i svrhovitih aktivnosti mogu pokrenuti lančanu reakciju?
3. Satni signal svjesnosti
Definiranje tri namjere za dan i određivanje prioriteta zadataka s najvažnijim posljedicama izvrstan je način da se usredotočite svaki dan i svaki tjedan. Ali jeste li sigurni da u svakom trenutku djelujete svjesno?
Kada je u pitanju produktivnost, ovi su trenuci najvažniji - beskorisno je postavljati ciljeve i formulirati ciljeve ako ne poduzmete ništa da ih provedete tijekom dana. Moj omiljeni način da kontroliram da se držim svojih ciljeva je da što češće provjeravam što zauzima prostor moje pažnje. To mi daje do znanja hoću li se usredotočiti na važne stvari koje imaju ozbiljne posljedice ili prelazim u način rada autopilota. Da bih to učinio, koristim satni signal svjesnosti.
Jedna od ključnih ideja Hyperfocusa je da ne predbacujete sebi previše ako primijetite da vam misli negdje odlutaju. To je neizbježno, stoga ove trenutke razmotrite kao priliku da procijenite kako se osjećate i zacrtate put do sljedećeg izazova. Istraživanja su pokazala da je vjerojatnije da ćemo primijetiti da smo ometeni kada se za to nagradimo.
Čak i ako eliminirate jednu ili dvije ometanja ili formulirate jedan ili dva zadatka za dan, vaši će rezultati već biti bolji od većine.
Ako smo na bilo koji način slični, satni signal svjesnosti pokazat će da se obično ne bavite ničim važnim ili s dugoročnim posljedicama. To je normalno – pa čak i očekivano.
Važno je da redovito možete provjeravati što vam trenutno zauzima prostor pažnje. Postavite signal po satu na svom telefonu, satu ili drugom uređaju - i to je najproduktivnija smetnja vašeg dana.
Kada se oglasi zvono po satu, zapitajte se:
Je li vaš um bio zaokupljen stranim mislima kada se oglasio signal za svjesnost?
Jeste li na autopilotu ili ste zauzeti nekim zadatkom? (S vremenom, kako se situacija sa svjesnošću popravlja, to će dati mnogo razloga za osjećaj zadovoljstva.)
Jeste li uronjeni u produktivne aktivnosti? Ako jeste, koliko ste vremena potrošili fokusirajući se na to? (Ako je ovo bilo dosta vremena, ne dopustite da vas signal za svjesnost skrene s kursa - nastavite raditi!)
Koji od zadataka na kojima sada možda radite ima najpozitivniji utjecaj? Radite li na tome?
Koliko je pun vaš prostor pažnje? Ako je već pretrpano, imate li dodatne resurse za pozornost?
Ima li kakvih smetnji koje ometaju vaš hiperfokus?
Ne morate odgovoriti na sva ova pitanja – odaberite tri ili dva koja vam najviše pomažu i koja će vam omogućiti da se ponovno usredotočite na važne stvari. Odgovarate li na njih svakih sat vremena, kvaliteta pažnje će se povećati u sva tri područja: moći ćete se bolje usredotočiti jer ćete primijetiti smetnje na horizontu i spriječiti njihov utjecaj; Češće ćete primijetiti da su misli otišle u stranu, te ćete se moći ponovno usredotočiti; s vremenom ćete većinu dana provoditi radeći fokusiran posao.
Kada to prvi put počnete prakticirati, možda ćete otkriti da često idete u autopilot način rada, ometate se i gubite vrijeme na beznačajne i zbunjujuće stvari. U redu je! U takvim trenucima morate promijeniti putanju svojih misli i prijeći na produktivniji zadatak, baveći se smetnjama koje su vam na putu. Ako vas redovito ometaju iste stvari, napravite plan za rješavanje problema. (O tome ćemo se pozabaviti u sljedećem poglavlju.)
Odaberite jedan radni dan ovog tjedna i pokušajte postaviti signal po satu. U početku može biti neugodno, ali s vremenom ćete razviti vrijednu novu naviku. Ako vam se ne sviđa ideja o znaku, pokušajte s drugim vanjskim podražajima koji će vas natjerati da vidite što vam zauzima prostor za pozornost. Više ne koristim satni signal svjesnosti, iako mi je to u početku bila najučinkovitija metoda. Sada više puta razmatram prostor pažnje u unaprijed određenim trenucima: svaki put kad idem na WC, kad idem po vodu ili čaj ili kad zazvoni telefon. (Odgovaram nakon nekoliko zvona, shvaćajući što mi je na umu.)
Slika
Chris Bailey je kanadski pisac i kreator projekta Život produktivnosti. Nakon što je diplomirao na sveučilištu, posvetio je cijelu godinu proučavanju produktivnosti. Za to vrijeme Chris je razgovarao s desecima stručnjaka, pročitao mnoge znanstvene članke i postavio nekoliko eksperimenata na sebi kako bi shvatio kako možete izvući maksimum iz svojih sposobnosti. Svaki dan Chris je pisao izvješće o onome što je naučio na svom blogu. U Hyperfocus: How I Learned To Do More With Less Time, on dijeli tehnike i vježbe koje je sam isprobao.
