Zašto poduzetnici trebaju voditi financijsku evidenciju

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Stručnjak za poslovne financije Alexander Afanasyev - o tome zašto je financijsko računovodstvo toliko važno i kako ga ispravno održavati.

Mnogi poduzetnici ne vode financijsku evidenciju. Imaju najviše znak gdje tjeraju prihode i rashode. Neki čak sve zapišu u bilježnicu. Ali ima malo smisla od toga - nema dovoljno informacija, posao na kraju postaje neisplativ.

Zašto nije uobičajeno voditi evidenciju u malom poduzetništvu

Dogodilo se da u malom poduzetništvu ne postoji kultura financijskog računovodstva. Prije svega, poduzetnici uče o marketingu i prodaji. No, bez poznavanja osnova financijskog računovodstva, nerealno je da poduzeće naraste u srednje ili čak veliko.

Prema statistikama, mala poduzeća rijetko žive duže od tri godine. Osjeća se da se radi samo o nepoznavanju upravljačke i financijske baze. Financije nisu samo zbirka brojeva u tabletima, već informacije koje vam pomažu u donošenju odluka, planiranju akcija i postizanju ciljeva. Posao postaje razumljiv i upravljiv, a ne samo selidbu negdje.

Zašto je važno voditi evidenciju

Zamislite Semjona, koji ima prodavaonicu vodovoda. Dok je toplo, ljudi se aktivno bave popravcima, mijenjaju WC, kupke, slavine. Semyon ima puno narudžbi, novac pada u blagajnu i nakuplja se na računu tvrtke.

Semyon je želio novi iPhone i MacBook. Podigao 200 tisuća s tekućeg računa trgovine i kupio.

Poduzetnik je zaposlenicima davao plaću i plaćao najam. No tada je dobavljač nazvao i podsjetio da je sutra dan plaćanja isporučene robe. Semyon je uključio računalo, otišao u internetsku banku i nedostajalo je 300 tisuća. Morao sam posuditi.

Semyon nije zabilježio da 30 dana nakon otpreme mora platiti dobavljaču. Tada još nije shvaćao da ako uzmemo odgodu od dobavljača, onda ćemo njegov novac zadržati kod sebe, a ni u kojem slučaju ih ne smijemo trošiti.

A ovo je samo jedna od mogućih situacija. Neki poduzetnici su profitabilni, ali ne vide novac, jer su zakopani u dionice. Drugi daju preduga kašnjenja i žive od kruha i vode dok klijent konačno ne plati.

Što je financijsko računovodstvo

Financijsko računovodstvo je sustav izvješćivanja koji vam omogućuje da držite financije poduzeća pod kontrolom. Sastoji se od tri izvještaja – novčanog tijeka, dobiti i gubitka i bilance. Zajedno, ova izvješća daju odgovore na važna pitanja: raste li tvrtka, zašto postoje gotovinski praznini, radi li menadžment učinkovito, kako povećati profit, zašto ima profita, a novca nema. Bez ovih informacija, lideru je teško voditi posao.

Izvještaj o novčanom toku (DDS)

Što uzima u obzir

Koliko novca dolazi i izlazi s računa.

Zašto ti treba

Prema izvješću, menadžer vidi ima li poduzeće dovoljno novca da ispuni svoje obveze: plaćanje stanarine i plaća, kupnju robe. Bez PDV-a neće kontrolirati sredstva na računima i s vremenom će zapasti u gotovinski jaz – situaciju kada poduzeće nema novca za rad i plaćanje računa.

Uz izvješće o kretanju novca potrebno je voditi i kalendar plaćanja. U nju je potrebno unijeti ubuduće planirane primitke i otpise novca. Na taj način možete predvidjeti gotovinske praznine i poduzeti mjere prije vremena.

Izvještaj o dobiti i gubitku (OP&L)

Što uzima u obzir

Prihodi i rashodi poslovanja na zatvorenim certifikatima ili fakturama.

Zašto ti treba

Prema izvješću, voditelj računa neto dobit poslovanja.

Dobit nije gotovina na blagajni. Nerentabilni obrt može imati punu blagajnu, dok profitabilan može imati praznu. Pogledajmo dva primjera.

• Puna gotovina, neisplativ posao. Cyril je prije Nove godine odlučio dodatno zaraditi na ukrasima za božićno drvce. Bilo je mnogo narudžbi. Kirill je kupovao sirovine za proizvodnju, plaćao bonuse, pokrenuo ciljano oglašavanje. Nova godina je stigla, narudžbe su gotove. Ćiril je plaćao poreze, stanarinu, a nije bilo dovoljno za sve zaposlene. Pokazalo se da je posao neisplativ. Kirill je morao podići cijene igračaka. A nije ni sumnjao - na blagajni je bilo puno novca.
• Prazna kasa, isplativ posao. Nastya proizvodi kozmetiku. Svi joj se dive, pišu recenzije, ima puno narudžbi. Ali novca nema - posuđuje od rodbine za proizvodnju. I posao je bio isplativ. Dobit je jednostavno bila u obliku zaliha u skladištu, kao i potraživanja – odgode veleprodajnim kupcima.

Ravnoteža

Što uzima u obzir

Poslovna imovina i obveze. Imovina je sve što tvrtka posjeduje: nekretnine, oprema, dionice. Obveze su novac kojim je poduzeće kupilo imovinu.

Zašto ti treba

Menadžer zna raste li posao i na čiji se novac razvija. Vidi i na bilanci kolika je isplativost poslovanja.

Zamislite: poduzetnik vodi tri izvještaja. Po DDS-u vidi da nema novca. Gleda na OPiU - ima profita. A onda provjerava stanje i shvaća da je profit puno skladište robe i nove opreme.

Situacije koje uzrokuju financijske probleme poduzeća

Novcem se loše rukuje

Vlasnik misli da je sav novac tvrtke njegovo vlasništvo. To nije točno, jer je posao zaseban organizam u koji se ne možete samo tako popeti i pokupiti 100 tisuća za novi pametni telefon.

Štoviše, novac koji je potrošio vlasnik možda čak i ne pripada tvrtki. Na primjer, ako ste dobili akontaciju za projekt, a još niste predali svoj rad, taj novac nije vlasništvo tvrtke, već klijenta, koji se jednostavno čuva na vašem računu.

Također, poduzetnik možda ne razumije koliko može uzeti za sebe bez štete po posao. Da biste to znali, morate ispravno izračunati dobit, planirati buduće troškove i razvoj, a tek onda primiti dividende.

Mislite da zarađuju

Poduzeće često obračunava dobit u gotovini ili na računima: oduzima troškove od prihoda i prima određeni iznos. Ali nije u redu. Dobit je virtualni pokazatelj koji se na tekućem računu ne može dirati niti izraziti brojkama.

Problem s netočnim obračunom dobiti je u tome što menadžer na temelju toga donosi zaključak radi li poduzeće učinkovito ili ne. Ali količina novca nema nikakve veze s učinkovitošću i profitnim maržama.

Nemojte pogrešno planirati i postavljati ciljeve

Ako vođa pogrešno postavi ciljeve ili ih uopće ne čini, poduzeće se ne razvija. Ljudi najčešće razmišljaju ovako: "Što više zaradimo, to bolje." Za takve namjene nema specifičnosti, nema plana, nema digitalizacije. Zbog toga posao obilježava vrijeme na jednom mjestu, počiva na stropu, a poduzetnik skače na novi projekt.

Planiranje i izvođenje plana osnovni je dio vođenja tvrtke. Da bi se plan ostvario za 80-90%, potrebno je postaviti ciljeve za dobit i razvoj, izraditi financijski model s različitim scenarijima, izračunati proračune, odrediti rokove i odgovorne osobe te redovito pratiti provedbu plana. Bez toga, mala poduzeća će se nastaviti zatvarati u prve tri godine.

Oni misle da ako povećate prodaju, vaša će se zarada povećati

Čini se da je logika jednostavna: što više prodaje, to je veća zarada. No, treba imati na umu da uz prodaju rastu i troškovi zapošljavanja novih djelatnika, nabave sirovina i robe, organizacije dodatne prodaje, dostave. Troškovi se često potiskuju u drugi plan, a u obzir se uzima samo iznos novca od buduće prodaje.

Ako ne planirate povećati prodaju, umjesto dobiti možete zaraditi gubitak. Potrebno je jasno razumjeti kako će se prihodi povećati, koje troškove to podrazumijeva, kako će to utjecati na obrtna sredstva, ima li tvrtka dovoljno novca za to. Ako u početku ne digitalizirate povećanje prodaje, ili ste sretni ili ne. A ako se računovodstvo provodi pogrešno i tvrtka je zapravo neprofitabilna, gubitak će se samo povećati.

Kako početi voditi financijsku evidenciju

Financijsko računovodstvo je potrebno za poslovanje na temelju brojki, a ne intuicije. Počnite s DDS izvješćem. Ovo je najlakši način. Unesite svakodnevne račune i izdatke za sve novčanike, usporedite ih sa stvarnim iznosom novca na računima.

DDS predložak →

Uz DDS izvješće vodite i kalendar plaćanja: odredite iznos novca na početku mjeseca, dodajte planirane primitke i izdatke. Pa ćete vidjeti imate li dovoljno novca da sve isplatite.

Predložak kalendara plaćanja →

Kada ste samo upućeni u računovodstvo, nisu vam potrebni složeni programi. Tablica u Excelu će biti dovoljna. Važno je naučiti kako sami grupirati prihode i rashode u kategorije i redovito voditi evidenciju.