5 savjeta koji će vam pomoći organizirati svoj radni dan

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Jednostavni trikovi koji će vas spasiti ako stalno nemate dovoljno vremena za ništa.

1. Odredite prioritete

Postoji vrlo jednostavan, ali učinkovit način da svoje poslove kategorizirate prema hitnosti i važnosti. Ovo je krug koji se zove Eisenhowerova matrica. Izumio ga je Dwight D. Eisenhower, američki predsjednik, general američke vojske i jednostavno vrlo produktivna osoba.

Imam dvije vrste stvari: hitne i važne. Važne stvari su rijetko hitne, a hitne rijetko važne.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhowerova matrica ima četiri dijela. Horizontalna os pokazuje hitnost slučaja, a vertikalna os pokazuje važnost. Matrica vam omogućuje da jednostavno organizirate sve svoje zadatke u kategorije: “Nehitno i nije važno”, “Hitno, ali nije važno”, “Važno i nehitno” ili “Hitno i važno”.

Pokušajte odrediti prioritete Eisenhowerove matrice i začudit ćete se koliko vremena trošite na hitne, ali ne baš važne stvari. Na primjer, beskrajne poruke kolega ili telefonski pozivi koji vas samo odvlače od hitnih zadataka.

Odvojite vrijeme za prave stvari. Ako postoji nešto važno i hitno, učinite to odmah. Planirajte važne, ali ne i hitne zadatke, procijenite okvirno vrijeme za njihov završetak i odlučite kada ćete to učiniti. Nevažne, ali hitne stvari mogu se povjeriti nekome drugome. Nehitne i nevažne poslove odgodite za kasnije ili ih u potpunosti odbijte.

2. Odvojite vrijeme za dubinski rad

Poduzetnički kapitalist Sam Altman jednom je rekao: "Digitalna distrakcija jedan je od najvećih psiholoških problema našeg vremena." Zamislite samo: svoje pametne telefone provjeravamo u prosjeku 50 puta dnevno. I, prema znanstveniku i piscu Calu Newportu, to značajno narušava našu sposobnost da jasno razmišljamo i budemo kreativni.

U svom “Za rad s glavom. Obrasci uspjeha IT stručnjaka”on uvodi koncept „dubokog rada”. Ova vrsta posla podrazumijeva potpunu koncentraciju i udubljenje u konkretan zadatak. Bez ometanja – maksimalni napor i koncentracija. To je jedini način na koji možete obavljati stvarno teške zadatke s odgovarajućom razinom kvalitete.

Newport navodi taktiku koju je koristio njegov kolega, profesor sa Sveučilišta Pennsylvania Adam Grant. Jesenski semestar posvećuje podučavanju, a proljeće i ljeto istraživanju i nikada ne miješa to dvoje. Tijekom intenzivnog istraživanja profesor se izlaže potpunoj izolaciji kako mu studenti ne bi smetali.

Vjerojatno je da nemate priliku ići istim putem i skrivati se od izvora iritacije nekoliko mjeseci. Nemojte se obeshrabriti: ne morate se cijeli semestar udubljivati u "duboki rad". Newport izradite vlastiti raspored na temelju vaših osobnih preferencija.

Odlučite u koje vrijeme se osjećate najviše energije i budnosti i obavite najteži posao točno tada, isključite pametni telefon i odbijate provjeravati e-poštu. Na primjer, sam Newport počinje raditi rano ujutro, ali to nikada ne radi nakon 17:30.

3. Procijenite vrijeme sastanaka

Paul Graham, suosnivač startup inkubatora Y Combinator, da postoje dvije vrste rasporeda rada: raspored "menadžera" i raspored "kreatora".

Prva opcija je za organizatore i šefove. Po njihovom mišljenju, radnim vremenom je lako upravljati. Dan morate podijeliti na satne intervale. A kad se pojavi novi zadatak, samo odvojite par sati za njega, označivši ga u organizatoru. Tako, ako "menadžer" treba zakazati vrijeme za poslovni sastanak ili brainstorming, pogleda u svoj kalendar, pronađe nezauzeti sat i okupi svoje kolege.

Ali za “kreatore” su takvi susreti, čak i oni unaprijed planirani, katastrofa. Uostalom, kreativni ljudi, programeri, pisci ili umjetnici, ne dijele svoj raspored kao "menadžeri". Za obavljanje zadataka obično moraju iskoristiti barem pola dana, a u jednom satu se u najboljem slučaju samo zagriju. A kada se u jeku radne aktivnosti “kreatori” moraju otrgnuti i otići na sastanak s kolegama, ispadnu iz ritma i tada im je vrlo teško vratiti se zadatku.

Raspored upravitelja i raspored kreatora funkcioniraju sami po sebi. Ali kada se ukrste, počinju problemi.

Paul Graham

Stoga, ako ste menadžer, unaprijed saznajte od svojih podređenih kada je bolje organizirati zajedničke sastanke kako ne biste prekidali ljude s posla u najnepovoljnijim trenucima.

4. Kontrolirajte potrošnju energije

Tony Schwartz i Jim Loer u životu punom snagom! tvrde da glavni resurs za produktivnog radnika nije vrijeme, već energija. Na teškom zadatku možete provesti cijeli dan, ali ako vam nedostaje fizičke i psihičke snage, stagnirat ćete i učiniti ništa korisno. Ali kada imate dovoljno unutarnje energije, možete se nositi s teškom stvari u par sati, a ostatak dana posvetiti nečemu jednostavnijem.

Schwartz i Loer razlikuju četiri vrste energije: fizičku, emocionalnu, mentalnu i duhovnu. A ako propustite bilo koji od njih, vaša će produktivnost pasti.

• Fizička energija izravno utječe na vašu sposobnost reagiranja na okolinu i donošenja ispravnih odluka. Nedostatak ovog resursa povezan je s lošom prehranom, nedostatkom sna i umorom.
• Emocionalna energija utječe na sposobnost pravilnog upravljanja svojim emocijama u stresnim situacijama.
• Mentalna energija omogućuje vam da se usredotočite na jedan zadatak i ne ometate se. Osoba s velikom zalihama toga može se koncentrirati čak iu stresnoj situaciji, kada joj svi oko nje pokušavaju odvratiti pozornost.
• Duhovna energija omogućuje vam da vidite cilj u svojim aktivnostima kako biste zadržali motivaciju. Ona potiče entuzijazam, upornost i predanost.

Kako biste sva četiri pokazatelja održali na odgovarajućoj razini, jedite ispravno, dovoljno spavajte i vježbajte (vježbanje potiče moždanu aktivnost). I koristite jednostavne tehnike za obnavljanje energije.

Život nije maraton. Život je niz sprinteva.

Tony Schwartz

Dobra metoda za izmjenu rada potpunog uranjanja i kratkog odmora je Pomodoro tehnika, koja se savršeno uklapa u koncept dubokog rada Cal Newporta. Princip je jednostavan: mjerimo 25 minuta s timerom i cijelo to vrijeme radimo jedan važan zadatak bez ometanja. Zatim - pauza od 5 minuta. Za to vrijeme obnavljamo energiju. Zatim ciklus ponovimo još četiri puta i napravimo dugu pauzu od 20 minuta.

5. Za doručak jedite žabe

Svima se ikad dogodilo ovako: naiđeš na neki zadatak koji trebaš obaviti, a stvarno ga ne želiš. Počnete to odgađati, a kako se rok bliži, to sve više visi nad vama, odvraćajući pozornost od drugih stvari i ponovno vas tjerajući na brigu.

Popularni pisac Brian Tracy ove probleme naziva "žabama". I preporučuje da ih ne odgađate za kasnije, već da ih učinite što je prije moguće.

Ako ujutro pojedete žabu, ostatak dana obećava da će biti prekrasan, jer je najgore za danas prošlo.

Mark Twain

Nakon što se riješite teškog zadatka, osjetit ćete zadovoljstvo, dobit ćete poticaj pozitivne energije za ostatak dana i mirne savjesti možete prijeći na sljedeće stavke na svom popisu.