Zašto popisi obveza ne rade i kako to popraviti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Da biste bili produktivni, usredotočite se na vrijeme, a ne na zadatke.

Dobro upravljanje vremenom znači postizanje više rezultata u manje vremena. Popularni bloger i poduzetnik Thomas Oppong objašnjava kako napraviti dobre planove za postizanje svojih ciljeva i zašto jednostavni popisi obveza mogu samo ometati produktivnost.

Zašto obični popisi obveza ne funkcioniraju

U jednostavnom popisu obveza ne odražavate koliko će vremena trebati da se izvrši bilo koji zadatak. I najvjerojatnije, počinjete s malim i nekompliciranim onima koji ne traju više od pet minuta.

Postupno dolazite do zaključka da se uvijek iznova bavite samo jednostavnim stvarima, a važne i dugotrajne neprestano odlažete za kasnije. Kao rezultat toga, veliki projekti ne popuštaju. A većina točaka plana ostaje neispunjena, jer im i dalje dodajete nove, a da nemate nikakav sustav kontrole.

Ovdje se pokreće Zeigarnikov efekt prema kojem ljudi bolje pamte nedovršene ili prekinute radnje od izvedenih. To znači da će vam se misli o nedovršenim zadacima s popisa obaveza vrtjeti u glavi sve dok ih ne dovršite. Progonit će vas opsesivan osjećaj zbog kojeg se teško možete usredotočiti na obavljanje posla. To u konačnici može dovesti do stresa i nesanice.

Kako učinkovito planirati

Opišite svoj idealan dan

Jason Womack, izvršni trener, govornik i autor o produktivnosti, preporučuje njegov pristup organizaciji procesa za postizanje cilja. Predlaže pisanje scenarija za savršen dan na koji se možete usredotočiti. Spoznaja da je ideal za vas motivira vas na rad.

Za izradu skripte odgovorite na sljedeća pitanja.

• Kako želiš provesti dan?
• Koje zadatke točno treba obaviti danas?
• Kada ste najproduktivniji?

Na temelju odgovora možete podijeliti radno vrijeme na segmente od kojih će svaki sadržavati određene zadatke s vašeg popisa zadataka.

Ova metoda će vam pomoći da učinkovitije radite s popisom obveza i na vrijeme se nosite s hitnim i važnim zadacima.

Planirajte sve u kalendaru

Kako bi vam popisi obveza bili što učinkovitiji, nemojte praviti jednostavne planove bez rokova i rokova, već naučite mudro koristiti kalendar.

Detaljno opišite nadolazeći dan ili cijeli tjedan. Označite sve svoje stvari u kalendaru i živite prema kreiranom rasporedu. To će vam pomoći da odlučite s kojim projektom ćete se prvi pozabaviti i možete li dodati još zadataka.

Umjesto uobičajenog određivanja prioriteta, oblikujte stavke plana s datumom i točnim vremenom – posebno za najvažnije zadatke. To će dati osjećaj hitnosti i moći ćete ih dovršiti do određenog trenutka.

Procijenite svaki zadatak

Ako ne analizirate kako provodite svaki dan, velika je vjerojatnost da gubite većinu toga.

Jedno od važnih pravila produktivnosti je ne dopustiti da zadatak traje dulje nego što je potrebno.

Za učinkovito upravljanje vremenom nije dovoljno samo znati što treba učiniti. Morate uzeti u obzir koliko će to trajati. Bolje je reći: "Danas imam samo 40 minuta za ovo", umjesto planiranja stvari jednostavnim redoslijedom važnosti bez određenih rokova.

Dodajte na popis obveza procjenu koliko će vremena trebati da se dovrši svaka stavka. Pokušajte rasporediti svaku minutu od 8 do 17 sati. Unaprijed odredite kada će biti pauze. Zakažite da provjerite obavijesti, e-poštu i društvene mreže.

Može se činiti da ova aktivnost samo gubi vrijeme. Ali u stvarnosti, postavlja ljestvicu koju pokušavate zadovoljiti. Kao rezultat toga, vidjet ćete da se vaša koncentracija poboljšala.

Praćenje koliko vremena provodite na zadacima može biti pravo otkriće za vas. To će definirati stil vašeg rada i može ga poboljšati. Također vam pomaže razumjeti u koje doba dana ste više ili manje učinkoviti.

Mjerenje je prvi korak potreban za praćenje i konačno poboljšanje performansi. Ako nešto ne možete izmjeriti, ne možete to razumjeti. Ako nešto ne možete razumjeti, ne možete to kontrolirati. A ako ga ne možete kontrolirati, definitivno ga ne možete poboljšati.

James Harrington poduzetnik, stručnjak za upravljanje procesima

Analizirajte svoje vrijeme, a zatim ga možete ispravno rasporediti.

Vremenska Crta

Otvorite svoj dnevni planer ili aplikaciju za zakazivanje i dodajte rokove na svoj popis zadataka. Dodijelite razinu prioriteta za svaki.

A da biste razumjeli na što vrijedi potrošiti više vremena, odgovorite si na nekoliko pitanja:

• Koji će zadaci trajati manje od 20 minuta?
• Koji će zadaci trajati više od sat vremena?
• Što je najbolje učiniti ujutro kada imate najviše energije?

Sada umjesto "Dovršite projektni projekt" napišite "Dovršite projektni projekt za dva sata". Čak i ako ga nemate vremena dovršiti, barem ćete sići s tla, a da na tome ne provedete cijeli dan.

Ako nemate cilj dovršiti zadatak na određeni datum, planirajte svaki dan potrošiti određeno vrijeme na njega. A onda prijeđite na druge jednako važne stvari. Na taj način možete se postupno riješiti velikih zadataka.

Podijelite velike zadatke na manje

Neki zadaci mogu potrajati satima ili čak danima. Ako je pred vama veliki projekt, odvojite nekoliko minuta da razmislite o njemu. Od kojih se dijelova sastoji? Koliko je potrebno truda i koliko će to trajati? Zapisati.

Zatim podijelite projekt na nekoliko zadataka s jasnim rokom i rješavajte ih jedan po jedan dok ne bude dovršen. Što više malih radnji dobijete, to će se činiti izvodljivijim.

Kada nepristupačna količina posla postane nešto malo, mozak se usredotočuje na ono što treba učiniti upravo sada – na određeni zadatak i mali cilj. Stoga je bolje organizirati sprintove od 40-60 minuta s kratkim pauzama.

Radite na jednom zadatku u isto vrijeme

Posvetite mu punu pažnju i tada ćete moći biti što učinkovitiji.

Forbesov Mark Murphy objašnjava: Kada ljudi mogu izbjeći prekide na poslu, postoji 67% šanse da steknu dojam da je 'danas bio vrlo produktivan dan'.

Doista ima smisla raditi sat vremena na jednom zadatku bez ometanja. Ali to može biti teško, pogotovo ako stalno primate obavijesti ili morate odgovarati na pitanja kolega.

Na primjer, tehnika Pomodoro pomaže usredotočiti se na posao. Uključuje radne sprintove od 25 minuta s kratkim pauzama od 5 minuta. Nakon nekoliko takvih pristupa, možete se potpuno opustiti.

Ova metoda nije univerzalna: trajanje koncentracije i stil rada su različiti za svakoga. Stoga isprobajte različite tehnike upravljanja vremenom i držite se one koja odgovara vama osobno.

Na primjer, ako ste ujutro produktivniji, onda odgodite zadatke koji oduzimaju više vremena. To će vam pomoći da postanete organiziraniji i postignete više.