Što je greška u rasporedu i kako pravilno procijeniti rokove

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Šest načina na koje to možete učiniti na poslu i u svakodnevnom životu.

Što je greška u planiranju

U protekle tri godine oslikao sam pet soba u svom domu. Počeo sam sa spavaćom sobom i planirao sam to riješiti za tjedan dana. Međutim, konačni dodir napravljen je tek mjesec dana kasnije.

Mislite li da sam, nakon što sam započeo drugu sobu, predvidio mjesec dana da je okrečem? Ali ne. Bio sam siguran: pošto sam već napunio ruku, onda ću sigurno završiti do vikenda, maksimalno - do sljedećeg. Ali opet mi je trebalo mjesec dana. Kao i u svakoj drugoj sobi. Osim kuhinje, trajalo je još duže.

Svaki put, pripremajući se za farbanje druge sobe, očekivao sam da će za tjedan-dva sve biti spremno. Iskustvo mi je govorilo da to nikad neću učiniti za manje od mjesec dana. No, bilo je teško odustati od uvjerenja da će ovoga puta stvari svakako ići brže.

Ovo pretjerano samopouzdanje zbog kojeg podcjenjujemo vrijeme koje nam je potrebno za rješavanje problema ima ime: greška u planiranju. Ovaj koncept uveli su kasnih 70-ih psiholozi Daniel Kahneman i Amos Tversky.

Znanstvenici su objasnili da prilikom planiranja ljudi često zanemaruju svoja prošla iskustva. U mom slučaju to je bila činjenica da mi je svaki put trebalo mjesec dana da obojim sobu. Obično se fokusiramo samo na zadatak koji je pred nama: ova soba je mala, što znači da neće trebati dugo da je obojite.

Daniel Kahneman o tome detaljno govori u knjizi Think Slow … Decide Fast. On tvrdi da su greške u planiranju obično povezane s dvije stvari:

1. Ne razmatramo koliko nam je vremena trebalo da izvršimo slične zadatke u prošlosti.
2. Pretpostavljamo da se nećemo suočiti s komplikacijama koje uzrokuju kašnjenja.

Do čega vodi pogrešna procjena vremena?

Prema Institutu za upravljanje projektima, nešto više od polovice svih projekata je završeno prema planu.

Ali jedna je stvar podcijeniti količinu vremena koje je potrebno za bojanje sobe (to će vam samo zadati malu neugodnost). Sasvim je drugo napraviti istu grešku u evaluaciji radnih zadataka i projekata. Ovdje posljedice mogu biti puno ozbiljnije.

U najboljem slučaju, to će rezultirati time da ćete vi ili vaš tim morati raditi prekovremeno. U najgorem - do manjka proračuna, male zarade, nezadovoljstva šefovima i kupcima.

Kako ispravno procijeniti zadatke

Morate prestati planirati, vjerovati jednoj intuiciji. Bolje je koristiti posebne tehnike.

1. Nadogradite se na prethodnom iskustvu

Psiholozi Kahneman i Tversky preporučuju: prije početka rada ne morate samo procijeniti što treba učiniti, već i procijeniti koliko se vremena obično troši na takve zadatke.

Na primjer, trebate izraditi novu značajku za mobilnu aplikaciju – saznajte koliko je vremena vaš tim proveo na sličnom zadatku. Ako želite napisati post na blogu od 4000 riječi, pronađite podatke o tome koliko sati ili dana ste prošli put.

Ako radite sami, najlakši način za prikupljanje ovih informacija je korištenje aplikacije za praćenje vremena. Primijenite ga na različite vrste zadataka, a kasnije koristite gotova izvješća.

Za timske aktivnosti dobro dolazi softver za upravljanje projektima. Većina njih koristi nekoliko metoda prikupljanja podataka, na primjer, uzimajući u obzir stvarno vrijeme rada i građenje Ganttograma.

2. Zamolite nekog drugog da ocijeni vaš zadatak

Godine 1994. časopis Američke psihološke udruge "Personality and Social Psychology" objavio je rezultate pet studija koje su proveli Roger Buhler, Dale Griffin i Michael Ross.

Potvrdili su da ljudi često čine grešku u planiranju koju su opisali Kahneman i Tversky. No, na vidjelo je izašlo nešto drugo: često krivo procjenjujemo troškove vlastitih zadataka, ali možemo prilično dobro predvidjeti koliko će to trebati nekom drugom.

Istraživači su zamolili sudionike studije da pogode koliko bi vremena trebalo drugoj osobi da izvrši određeni zadatak. Odgovarajući, češće su se pozivali na postojeće iskustvo. A i kad ga nije bilo, njihove su procjene bile mnogo racionalnije od zaključaka onih koji su trebali izvršiti zadatak.

To je zato što smo obično vrlo optimistični u pogledu svojih sposobnosti. I puno objektivniji kada je netko drugi u pitanju. Stoga umjesto da sami pokušavate procijeniti zadatke, zamolite prijatelja ili kolegu da to učini umjesto vas.

3. Napravite vremenski raspon i uzmite u obzir mogućnost kašnjenja

Poznate su poznate stvari koje znamo da ih znamo. Postoje i poznate nepoznanice – stvari za koje znamo da ne znamo. Ali još uvijek postoje nepoznate nepoznanice – to su stvari za koje ne znamo, za koje ne znamo.

Donald Rumsfeld američki političar

Ovaj se citat često spominje u upravljanju projektima. Kako bi objasnili nepoznate nepoznanice o kojima Rumsfeld govori, rukovoditelji koriste ono što nazivaju konusom neizvjesnosti. Dizajniran je za prikaz raspona vremena koje bi zadatak mogao zahtijevati.

Kada prvi put počnete raditi na projektu, još uvijek malo znate o njemu. Stoga se stvarno vrijeme potrebno za njegovo dovršenje može uvelike razlikovati od predviđenog. Mislite da će posao trajati dva dana, ali u stvarnosti bi mogao potrajati osam. Ili samo nekoliko sati.

Ali kako proces napreduje, ovaj raspon se smanjuje. Međutim, možete reći koliko vam je točno vremena potrebno samo na kraju – kada je projekt završen.

Ipak, konus nesigurnosti omogućuje točniju procjenu. Ako ne znate puno o nadolazećem projektu, podijelite procijenjeno vrijeme izvođenja s četiri da biste pronašli donji kraj raspona i pomnožite s istim da biste odredili gornju granicu. Rezultat će biti, na primjer, od 1 do 16 dana.

Ako vam tako veliki raspon ne odgovara, koristite samo gornju granicu za računovodstvo - tada će, vjerojatno, posao trajati 16 dana. Ovo nije najtočniji broj, ali je najvjerojatnije bliži stvarnosti od vašeg izvornog predviđanja.

4. Ocijenite problem s tri točke

Ova metoda će vam pomoći da budete objektivniji. Za svaki zadatak morate dati ocjenu:

• najbolji scenarij;
• najgori scenarij;
• najvjerojatniji scenarij.

Prvi broj najvjerojatnije će odgovarati vašem izvornom predviđanju. Procjena najvjerojatnijeg scenarija može se temeljiti na empirijskim podacima koje imate. A kada procjenjujete najgore, morate uzeti u obzir koliko će vremena trebati ako stvari krenu po zlu.

S tri broja izračunajte prosjek. Na primjer, ako je najbolji scenarij tri dana, vjerojatni je pet dana, a najgori devet, samo dodajte: 3 + 5 + 9 = 17. Zatim podijelite taj broj s tri. Ispada u prosjeku 5, 67 dana - ovo je vaša prognoza potrebnog vremena.

5. Izračunajte stopu pogreške

Steve Pavlina, autor Tečaja osobnog razvoja za pametne ljude, preporučuje izračunavanje koeficijenta koliko griješite u planiranju. U budućnosti se ovaj broj može koristiti za sve svoje zadatke.

Dajte procjenu vremena za nekoliko zadataka koje trebate izvršiti u bliskoj budućnosti. Zapišite svoje pretpostavke. Nakon završetka posla zabilježite koliko ste na kraju potrošili.

Dodajte sva zakazana vremena zajedno. Učinite isto sa stvarnim. Sada podijelite svo stvarno vrijeme s izvornom procjenom - dobit ćete omjer koji želite.

Na primjer, procjenjujete da će za dovršetak nekoliko zadataka biti potrebno 12 sati. Na kraju smo potrošili 15. Stopa pogreške: 15/12 = 1,25 To znači da su vam zadaci trebali 25% duže nego što ste planirali.

Sada uvijek pomnožite svoje početne procjene s rezultirajućim faktorom pogreške - i bit će točnije.

6. Provedite procjenu u najneproduktivnije doba dana

Američki analitičar i pisac poslovne literature Daniel Pink u svojoj knjizi Timehacking. Kako nam znanost pomaže da sve obavimo na vrijeme”uronila je u istraživanje o našim kronotipovima - unutarnjim satovima.

Proučavao je kako oni utječu na to kako se osjećamo tijekom dana. I otkrio sam da kronotipovi ne samo da kontroliraju našu fizičku i mentalnu aktivnost, već određuju u koje doba dana smo najkreativniji i kada smo skloni pozitivnim i negativnim mislima.

Pink citira istraživanje Scotta Goldera i Michaela Macyja, koji su analizirali raspoloženje ljudi na Twitteru. Otkrili su da korisničke objave obično nisu jako pozitivne tijekom razdoblja niske produktivnosti.

Za većinu ljudi ovaj pad se događa sredinom dana, neposredno nakon ručka. Prema Golderu i Macy, malo je vjerojatno da ćete za to vrijeme biti dobro raspoloženi. To vam može pomoći da izbjegnete pretjerano samopouzdanje i optimizam i, kao rezultat, učinkovitije planirate.

Dakle, bit potonje metode je evaluacija zadataka dok je produktivnost u padu. To je otprilike šest sati nakon buđenja. Ali možete samo pričekati dok ne dođe osjećaj raspršenosti i umora.

Na temelju rezultata rada provjerite jeste li se približili stvarnosti planirajući svoje vrijeme na ovaj način.

Samo razumijevanje pogreške u planiranju pomoći će vam da ispravno procijenite zadatke. Možda nećete moći kontrolirati svoju sklonost precjenjivanju vlastitih sposobnosti. Ali ako shvatite kako pretjerani optimizam utječe i pokušate smanjiti taj utjecaj, tada ćete postati puno bolji u upravljanju svojim vremenom.