Kako ne poremetiti planove i ispoštovati rokove

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Sjetite se pogreške u planiranju i nemojte biti previše optimistični u pogledu svojih mogućnosti.

Ako se ikada niste uspjeli pripremiti na vrijeme ili obaviti zadatak na vrijeme, vrlo je moguće da ste postali žrtva greške u planiranju. Ovo je jedna od najčešćih kognitivnih pristranosti. Činimo ovu grešku iako znamo da je u prošlosti trebalo duže. To je zato što smo previše optimistični u pogledu svojih mogućnosti i podcjenjujemo vjerojatnost nepredviđenih okolnosti.

Primjerice, kuća će se graditi na vrijeme samo ako isporuke ne kasne, radnici ne uzimaju slobodno, a vrijeme je savršeno. Uvijek postoji mogućnost da nešto pođe po zlu. Obično zaboravimo na to i postavljamo nemoguće rokove. Ali ako se sjetite ove pogreške razmišljanja, možete izbjeći negativne posljedice. Bloger Thomas Oppon rekao je što je potrebno učiniti za to.

1. Oduprite se porivu da se bavite samo hitnim stvarima

Ometanja i mali hitni poslovi potkopavaju koncentraciju gotovo pola sata, a produktivnost pati od toga. Stoga vaš uspjeh ovisi o sposobnosti razlikovanja hitnih i važnih zadataka.

Važno je rijetko hitno, a hitno je rijetko važno.

Hitne stvari zahtijevaju hitnu pažnju. Obično su to telefonski pozivi, sastanci, zadaci s rokovima. Oni važni pomažu u postizanju dugoročnih ciljeva i izvođenju ozbiljnih projekata. Nažalost, obično ih odgađamo za kasnije i rješavamo hitne stvari. To daje osjećaj produktivnosti, ali se zapravo ne približavamo našim glavnim ciljevima.

Ograničite vrijeme koje trošite na nevažne hitne zadatke poput analiziranja pošte i usredotočite se na važne stvari.

2. Rastavite velike zadatke na male korake

Što više bodova u vašem projektu, veće su šanse da nešto pođe po zlu. Razmotrite sve korake i izradite akcijski plan korak po korak. Zatim odredite rokove. Odvojite pola sata ili sat za dovršetak jednog koraka. Ako je zadatak prevelik i sat nije dovoljan, podijelite ga na manje.

Tako kratki rokovi natjerat će vas da tražite najproduktivniji način rada kako biste stigli na vrijeme. Kada završite, pogledajte svoje rezultate. Sigurno postoje zadaci koji se ne mogu obaviti brže, i obrnuto, zadaci za koje se vrijeme može još više skratiti. Razmislite i unesite potrebne promjene u svoj raspored.

3. Koristite mjerač vremena za rajčice

Pratite koliko vremena trošite na određene zadatke. To će vam pomoći da dobijete realističnu ideju i prevladate svaki pretjerani optimizam u planiranju. Tehnika rajčice dobro funkcionira za praćenje.

Prema njenim riječima, potrebno je intenzivno raditi 20, 30 ili 40 minuta, a zatim napraviti kratku pauzu. Intervali su međusobno odvojeni mjeračem vremena. Ova tehnika vam pomaže da velike, složene zadatke podijelite na korake kojima se može upravljati. Nakon što započnete jedan interval, želite završiti posao bez da vas ništa drugo ometa.

4. Čuvajte se onih koji zadiru u vaše vrijeme

Zaštitite svoje radno vrijeme. Ne reci češće. Tada se možete usredotočiti na svoje zadatke i projekte umjesto da samo odgovarate na zahtjeve drugih ljudi.

Kad drugima kažete da, pazite da ne kažete ne sebi.

Pisac Paulo Coelho

Nemojte biti uvučeni u stvari za koje nemate vremena. Teško je to odbiti, ali to morate naučiti radi vlastite koncentracije i mira.

zaključke

Osjećamo se preplavljeni greškama u planiranju. Ali ako na vrijeme uočite i riješite problem, on vašem neće toliko naštetiti. Stoga se nemojte oslanjati na subjektivnu ideju o tome koliko će nešto trajati. Izmjerite i usporedite. Sjetite se kako su se vaši planovi poklopili sa stvarnim stanjem stvari prošli put:

• Što je prošlo dobro, a što krivo?
• Što sljedeći put možete učiniti drugačije?

Pratite svoj napredak i donosite odluke na temelju tih podataka.