Sadržaj:
- 1. Prije sastanka: skratiti trajanje sastanka
- 2. Tijekom sastanka: podsjetite publiku na svrhu sastanka i zajedno sažmite
- 3. Nakon sastanka: ukratko pregledajte prošli sastanak i pripremite se za sljedeći
2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58
Naučite izvući više od svojih sastanaka tako što ćete ih skratiti za samo 5-10 minuta.
Ako postoji više sastanaka za taj dan, jedan dugi sastanak može poremetiti sve planove. Poduzetnik Patrick Ewers nudi tri strategije kako to izbjeći.
1. Prije sastanka: skratiti trajanje sastanka
Sastanci najčešće traju pola sata ili sat vremena. Najprikladnije je takve vremenske intervale unijeti u kalendar. Ali zbog toga ispada da jedan sastanak počinje odmah za drugim. Kao rezultat toga, postoji mnogo neugodnosti.
Zamijenite polusatne sastanke sa sastancima od 25 minuta, a sastanke po satu sa sastancima od 50 minuta. Imat ćete vremena učiniti sve isto kao i prije. Ali između dva sastanka koji slijede jedan za drugim, ostat će malo vremena za pripremu ili rješavanje hitnih pitanja.
Kako ne biste uvrijedili nekog od sudionika, unaprijed upozorite na promjene. Kada dogovarate termin, samo spomenite da vaši sastanci sada traju 25 ili 50 minuta.
2. Tijekom sastanka: podsjetite publiku na svrhu sastanka i zajedno sažmite
Prve minute susreta iznimno su važne. Iskoristite ih da podsjetite sve zbog čega ste ovdje i koliko će sastanak trajati. Spomenite da imate oko 50 minuta za raspravu o svim pitanjima, a zadnjih pet ćete potrošiti na sažimanje. Tada se nitko neće iznenaditi što ste počeli zatvarati sastanak nakon 45 minuta. Najvjerojatnije će vam drugi sudionici biti čak i zahvalni, jer na taj način štedite ne samo svoje, već i njihovo vrijeme.
Postavite podsjetnik ili, koji će zazvoniti za 45 minuta, i stavite telefon na stol tako da svi pamte vrijeme i ne ometaju se. Kada se oglasi alarm, završite sastanak, gdje god se nalazili.
Ako niste stigli riješiti sve probleme, u preostalih pet minuta zakažite novi sastanak sljedeći dan. I:
- ponoviti tko je preuzeo obvezu;
- ukratko navesti glavne nalaze;
- dogovoriti sljedeće korake;
- Podijelite nešto pozitivno, kao što je ono što ste uživali na ovom sastanku.
3. Nakon sastanka: ukratko pregledajte prošli sastanak i pripremite se za sljedeći
Nakon 50-minutnog sastanka trebali biste imati 10 minuta slobodno. Provedite prvih pet na analizu glavnih točaka prethodnog sastanka, kako ništa ne biste zaboravili. Također, zabilježite nacrt pisma svim sudionicima kako biste ih podsjetili na svoje obveze. Time će se povećati vrijednost utrošenog vremena, a uz to će se pružiti i nešto još vrijednije – osjećaj završenosti.
Drugih pet minuta provedite pripremajući se za nadolazeći sastanak. Ako već poznajete članove, podsjetite se:
- o kojim pitanjima treba razgovarati;
- koje je prethodne zadatke trebalo izvršiti;
- što znate o sudionicima: njihovim profesionalnim i osobnim interesima.
Ako niste upoznati s osobom s kojom ćete se sastati, potražite informacije o njoj: navedite ime i poziciju, pogledajte profile na društvenim mrežama. I razmislite s kojom ćete frazom započeti razgovor.
Preporučeni:
Kako zakazati sastanke kako bi bili učinkoviti
Ne gubite vrijeme. Možda ne volite sastanke, ali ih ipak morate održati. Ovo je bitan dio tijeka rada u svakoj tvrtki. Jedan od načina da sastanke učinite korisnijim i bržim je da ih pažljivo zakažete. Knjiga doktorice ekonomije Olge Demyanove „Brzi i učinkoviti sastanci.
Kako sastanke učiniti produktivnijima
Sastanci su dugotrajni i često ne daju željene rezultate. Poduzetnik Ray Dalio dijeli tajne o tome kako imati produktivan sastanak
Kako će se razvijati pandemija koronavirusa i kako će završiti
Popularizator znanosti Ed Yong predložio je kada i kako će završiti pandemija koronavirusa. Evo nekoliko lekcija koje možemo naučiti iz ove situacije
Zašto nikada ne biste trebali zanemariti sastanke jedan na jedan
Sastanci licem u lice sa svakim članom vašeg tima nedvojbeno će vam oduzeti puno vremena. Ali ako zanemarite ove sastanke, tada će vam se radni dani pretvoriti u kaos. Ako je naš život ispunjen brojnim besmislenim sastancima, počinjemo se osjećati kao iscijeđeni limun.
Kako uvijek završiti započeti posao?
Razlozi zašto odustajemo i kako ih prevladati. Ovo pitanje postavio je naš čitatelj. I vi postavite svoje pitanje Lifehackeru - ako je zanimljivo, mi ćemo vam svakako odgovoriti. Kako uvijek završiti započeti posao? Anonimno Hej!