Kako zakazati sastanke kako bi bili učinkoviti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Ne gubite vrijeme.

Možda ne volite sastanke, ali ih ipak morate održati. Ovo je bitan dio tijeka rada u svakoj tvrtki. Jedan od načina da sastanke učinite korisnijim i bržim je da ih pažljivo zakažete. Knjiga doktorice ekonomije Olge Demyanove „Brzi i učinkoviti sastanci. Od pripreme do postizanja željenog rezultata."

Uz dopuštenje izdavačke kuće "Alpina PRO" Lifehacker objavljuje izvadak iz drugog poglavlja.

Sami sastanci nisu problem. Oni su čak nužni i upravljački su atribut moći. Morate se riješiti dugotrajnih beskorisnih i neučinkovitih okupljanja.

Najčešći tipovi sastanaka:

• tjedni;
• strateški;
• radnici;
• izvještavanje;
• planiranje sastanaka;
• brainstorming;
• poslovni razgovori i sastanci;
• brifinzi.

Sve ove vrste mogu se grupirati u četiri glavne skupine:

1. po trajanju: brzo (do 30 minuta) i dugotrajno (više od jednog sata);
2. prema broju sudionika: do 10 osoba ili više;
3. po namjeni: radni, politički i informativni;
4. po vremenu: planirano i neplanirano.

Obavezni atributi za zakazivanje sastanaka

Što planirati:

• ciljevi;
• dnevni red;
• popis pozvanih;
• raspored;
• informativni materijali;
• odgovoran za vođenje protokola;
• vremensko ograničenje za govore.

Prije svega, voditelj mora razmotriti ciljeve sastanka. Ovo je početna točka za dnevni red i popis sudionika, vrijeme i pravilnik.

Glavni ciljevi sastanaka:

1. Nove informacije - za informativni sastanak:

• važne vijesti i promjene politike;
• rasprava o planovima i strategijama;
• kratkoročno predviđanje;
• predstavljanje novih proizvoda i pristupa;
• rasprava o proračunu;
• kadrovska pitanja.

2. Praćenje događaja i donošenje operativnih odluka - za redovne sastanke:

• glavni rizici i poteškoće;
• parametri za procjenu napretka;
• procjena ključnih procesa i potrebnih promjena;
• rasprava o tome što se događa: što ide dobro, što treba poboljšati;
• ključne pouke i rezultati djelovanja;
• koordinacija napora;
• komunikacije.

3. Motivacija – kreativni sastanci, razvoj novih pristupa i team building:

• motivacija za djelovanje;
• kolektivno odlučivanje;
• u čast individualnog i kolektivnog uspjeha.

Dakle, svrha utječe na vrstu sastanka i model njegovog organiziranja. Na primjer, briefing sesije se razlikuju po broju sudionika i duljini vremena. Redovni su planskog karaktera, vremenski su brži i s ograničenim brojem sudionika. Kreativni sastanci zahtijevaju posebnu pripremu: organiziranje namještaja (obično odvojeni stolovi), čaj, kava i neformalno okruženje; ne zahtijevaju poštivanje kodeksa odijevanja.

Eisenhowerova matrica za rangiranje pitanja sastanka

Treba imati na umu da je sastanak platforma na kojoj se donose važne odluke i rješavaju problemi. Eisenhowerova matrica je polje u kojem se skupljaju svi problemi i pitanja. Oni su rangirani po važnosti i hitnosti.

	Hitno	Ne žuri
Važno	A	B
Nema veze	C	D

Kvadrat A: važne i hitne stvari

Trg važnih i hitnih stvari trebao bi biti prazan ili mali. To će značiti da ispunjavate rok. Ako takvih slučajeva ima mnogo, to je znak neorganiziranosti. Primjeri slučajeva koji se mogu kvadrirati:

• slučajevi izravno povezani s vašim funkcionalnim dužnostima i koji utječu na vaš rad;
• slučajevi čiji neuspjeh može stvoriti probleme;
• pitanja vezana za zdravlje i psihološku klimu u timu;
• stvari koje utječu na sigurnost tima;
• slučajevima čije rezultate treba uskladiti ili predstaviti vašem rukovodstvu.

Kvadrat B: važne, ali ne hitne stvari

Kada zadaci ili stvari nemaju hitnost i nema specifičnosti kada moraju biti dovršeni, izvršitelj sam određuje vrijeme. Ovaj kvadrat uključuje sve stvari koje se odnose na vašu funkcionalnost u poduzeću, stvari koje redovito radite, a njihova implementacija je u pravilu vezana uz opći raspored u poduzeću (npr. priprema završnog izvještavanje). Takvim se slučajevima mogu pripisati i istraživački zadaci koji zahtijevaju određeno vrijeme, ali je iznos troškova rada nejasan do trenutka završetka. Zadaće prvog i drugog kvadrata treba stalno pratiti, te ih je stoga poželjno uvrstiti u dnevni red sastanaka.

Kvadrat C: hitan, ali nevažan posao

To su smetnje. Često jednostavno ometaju fokusiranje na važne zadatke i smanjuju učinkovitost. Uvijek zapamtite svoje ciljeve i naučite razlikovati važno od sporednog.

Vrijedi ući u ovaj kvadrat:

• sastanci ili pregovori koje nameće netko sa strane;
• rasprava o pitanjima koja podređeni mogu riješiti;
• rasprava o neposlovnim pitanjima;
• rasprava o apstraktnim temama.

Kvadrat D: nehitne i nevažne stvari

Slučajevi u ovoj kategoriji vas ne promoviraju u projektima, ali vas odvlače od rada na njima.

• ne donose nikakvu korist;
• korisno je uopće se ne baviti njima;
• Jedači vremena.

Za svaki cilj voditelj postavlja sljedeća pitanja:

• Tko ima informacije i saznanja o pitanju koje se razmatra?
• Na čije interese se ovo pitanje tiče?
• O kome ovisi odluka?
• Tko treba znati informacije o kojima će se raspravljati?
• Tko će provoditi donesene odluke?

Prilikom zakazivanja projektnih sastanaka možete koristiti metodologiju 99/50/1.

Voditelj organizira sastanke u tri važne točke projekta:

• na početku - uroniti sve sudionike u tempo projekta i za team building grupe;
• u srednjoj fazi - razgovarati o rezultatima obavljenog posla i daljnjim prilagodbama, ako je potrebno;
• na cilju, kada preostaje realizirati 1% ukupnog volumena - za prethodno zbrajanje.

Ovo vrijeme će vam pomoći da bolje iskoristite svoje vrijeme na sastancima.

Dnevni red

Dnevni red je plan zadataka koje treba riješiti na sastanku. Potrebno je jasno definirati vrijeme svakog govora, izdvojiti posebno vrijeme za raspravu i povratne informacije od svih sudionika.

Prilikom planiranja vremena sastanka važno je uzeti u obzir sljedeće:

• važnost točke dnevnog reda;
• vremenski rok za svaku izvedbu;
• pauze ako je potrebno;
• 20% vremena za dodatne važne informacije.

Dnevni red se šalje svim sudionicima sastanka.

Dnevni red s fiksiranjem vremena i specifičnostima govora

1. Rezultati rada na sklapanju ugovora. Izvještaj I. Ivanova (15 minuta).
2. Problemi u transportu zaliha. Izvještaj I. Petrova (15 minuta).
3. Rezultati i planovi rada na projektu. Izvještaj T. Sidorova (20 minuta).

Početak u 11:00 sati.

Završetak u 12:15.

Morate se osposobiti za brze i učinkovite sastanke!

Vaše vremenske smjernice:

Važno i hitno	12 minuta
Važno i ne hitno	24-36 minuta Hitno i važno: 12 minuta - ovdje djeluje Pareto princip: 20% vremena stvara 80% rezultata, s prosječnim sastankom od jednog sata (60 minuta), najproduktivnije vrijeme je 12 minuta (20% od 60 minuta). Važno i nehitno: obično planirano. Učinkovito vrijeme za takve sastanke je 24–36 minuta. Ovdje radi metoda 60/40, prema kojoj, prilikom sastavljanja plana za dan, 40% vremena treba ostaviti slobodno, 60% treba izdvojiti za planirani rad, uključujući 20% za "nepredvidljive" i 20% za one koji nastaju spontano ili postanu popratni. Uz prosječno vrijeme sastanka od jednog sata (60 minuta), vrijeme za planirane važne, ali nehitne stvari je 24–36 minuta (40–60% od 60 minuta).
Nevažno i hitno	Delegiranje i kontrola telefonom i drugim sredstvima komunikacije, ne više od tri minute za kontrolu.
Nevažno i nehitno	Delegiranje i kontrola od strane uprave, ne više od jedne minute po delegaciji.

Popis pozvanih

Optimalan broj sudionika brzih sastanaka je 5-7 osoba. Prihvatljivo je 8 do 12 osoba ako voditelj sastanka ima vještine voditelja.

Za generiranje ideja, postavljanje ciljeva i letove idealan sastav nije više od 15 ljudi.

U Googleu postoji neizrečeno pravilo - maksimalni broj sudionika nije veći od 10.

Amazon ima pravilo o dvije pizze: na sastanku bi trebalo biti onoliko ljudi koliko možete nahraniti dvije pizze.

Postoji pravilo 8-18-1800:

• ne više od 8 ljudi - rješavanje radnih pitanja;
• ne više od 18 - brainstorming, kolektivno rješavanje problema;
• do 1800 ljudi - informacije i mogućnost komunikacije.

Studija Bain and Company kaže da u skupinama za donošenje odluka dodavanje više od sedam od svakog sudionika rezultira oko 10% manje učinkovitosti.

Na sastancima su dužne sudjelovati izravno odgovorne osobe.

Apple navodi ime odgovorne osobe pored svake stavke sastanka. Dakle, svaki zaposlenik ima jasno područje odgovornosti u okviru dodijeljenog zadatka.

Ako često organizirate sastanke, ova knjiga će vam svakako dobro doći: Olga Demyanova nudi 16 metoda i četiri alata za proučavanje koji će pomoći povećati učinkovitost svih sudionika takvih sastanaka.