Kako pravilno delegirati radne zadatke

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Kategorični nalozi, nepažnja prema interesima zaposlenika i nedostatak zahvalnosti nisu najučinkovitiji pristup raspodjeli zadataka u timu.

Dobar vođa nije onaj koji sve snosi na svoja ramena, već onaj koji je sposoban okupiti snažan učinkovit tim i kompetentno raspodijeliti odgovornosti, uključujući i one neplanirane.

Delegiranje, odnosno delegiranje zadataka s jednog zaposlenika na drugog, pomaže u povećanju razine angažiranosti u timu, a menadžeri koji u tome uspiju u prosjeku svojim tvrtkama donose 33% više prihoda od ostalih.

Ali samo reći "učini ovo" je pogrešno. Ton naručivanja, loše planiran zadatak, nedostatak objašnjenja - sve to može uzrokovati odbijanje i, kao rezultat, završiti s ne najboljim rezultatom.

Stručnjakinja Harvard Business School Lauren Landry govorila je o pravilima koja će pomoći učinkovitom delegiranju i poboljšanju performansi.

1. Procijeniti sposobnosti zaposlenika

Postoje zadaci koji se ne mogu delegirati. Na primjer, oni su sastavni dio vaših odgovornosti. Ili drugi zaposlenik nema znanja i kvalifikacije za obavljanje takvih poslova. Ili su, obrnuto, mnogo jednostavniji od onih koje on obično čini. Primjerice, tražiti od voditelja prodaje ili revizora da pronađe majstora za popravak uredskog aparata za kavu bilo bi, blago rečeno, neprimjereno.

Općenito, prije nego što nekome nešto povjerite, trebate se zapitati:

• Hoće li se osoba nositi s ovim zadatkom? Ima li dovoljno vremena ili će to ometati njegove druge obveze?
• Hoće li zaposlenik imati dovoljno znanja i vještina? Ili ga morate toliko dugo ažurirati da je lakše to učiniti sami ili pronaći drugog stručnjaka? Recimo da trebate sastaviti izvješće o radu tima na projektu, ali kolega kojem to želite povjeriti to nikada nije učinio, što znači da će se posao kretati polako, uz škripu, a vi možete morati sve ponoviti.
• Hoće li ovaj zadatak pomoći zaposleniku poboljšati neke vještine, steći iskustvo? Ovo nije obavezno, ali bilo bi lijepo.
• Postoji li zaposlenik koji to može bolje podnijeti?

2. Pokušajte zadovoljiti svačije interese i potrebe

Na primjer, trebate organizirati team building za cijeli tim, ali za to nema posebnog zaposlenika. Ali postoji osoba koja je jaka u komunikaciji i željela bi steći iskustvo u organizaciji događaja, obuci i upravljanju osobljem. Možete mu ponuditi ovaj zadatak.

Ili je tvrtka privremeno ostala bez SMM-specijalista, ali postoji netko tko je dobro upućen u algoritme društvenih mreža i ne bi imao ništa protiv da se okuša u marketingu.

Naravno, to nije uvijek moguće. Postoje dosadni zadaci koje nitko ne voli. No, ipak, neće biti suvišno kritički ocijeniti tim i razmisliti kome bi novi zadatak mogao koristiti.

3. Ispravno postavite zadatak

Kada se obraćate zaposleniku, objasnite zašto mu želite povjeriti zadatak, kako to može biti korisno za tvrtku i za njega osobno. Svakako pohvalite i navedite njegove prednosti koje su utjecale na vaš izbor. Biti pristojan.

Recite nam detaljnije o zadatku. Imajte jasan cilj i vremenski okvir. Dostavite sve potrebne dokumente i druge podatke. Bit će jako dobro ako su svi potrebni materijali jasni i strukturirani, tako da zaposlenik ne mora trošiti mnogo sati na smišljanje što je što.

4. Osigurajte normalnu komunikaciju i ugodnu atmosferu

Dajte do znanja osobi da ste uvijek tu da pomognete, predložite, odgovorite na pitanja. Upozorite da će, ako se iz nekog razloga ne snađe ili propusti rok, moći razgovarati s vama, pa ćete zajedno nešto smisliti.

Pitajte što mu treba da izvrši zadatak. Možda ćete mu trebati dati dodatne informacije ili ga, na primjer, osloboditi tekućih poslova.

Važno je ostati prijateljski nastrojen, kako se zaposlenik doista ne bi ustručavao kontaktirati ako nešto krene po zlu.

5. Budite sigurni

Kada sami dovršite zadatak, potpuno imate kontrolu nad situacijom. Ako netko drugi preuzme posao, može postojati milijun problema koji mogu rezultirati lošim rezultatima ili propuštenim rokovima.

Razmislite unaprijed što ćete učiniti u slučaju nepovoljnog razvoja događaja. Budite spremni sami preuzeti zadatak ili ga brzo prepustiti nekom drugom.

Pokušajte ove situacije tretirati ne kao neuspjeh, već kao iskustvo koje će vam pomoći da bolje razumijete svoj tim, njegove mogućnosti i razinu organizacije.

6. Budite strpljivi

Da, postoje stvari koje je brže napraviti sami nego povjeriti nekome, a onda trošiti vrijeme na odgovaranje na pitanja i praćenje rezultata.

Važno je zapamtiti da niste ljudski orkestar, a za učinkovit rad morate razviti svoj tim, dati zaposlenicima priliku da učine nešto novo, postanu kompetentniji, uče, uključujući i svoje pogreške.

To znači da morate biti strpljivi ako netko postavlja previše pitanja ili se nosi sa zadatkom sporije nego što ste očekivali.

7. Dajte i tražite povratnu informaciju

Kada je zadatak obavljen, obavezno recite zaposleniku kako ocjenjujete njegov rad: što vam se svidjelo i za što ste ga spremni pohvaliti, koje točke bi se mogle poboljšati, što za to treba učiniti i što tražiti u budućnost.

Budite točni. Ne psujte, ne povisujte ton, nemojte obezvrijeđivati ili kritizirati bez razloga. Svakako počnite s pohvalom, a zatim nježno razgovarajte o tome na čemu treba poraditi.

Ako je zadatak za osobu bio nov i težak, pitajte ga kako je radio na njemu. Što je bilo lako, a što ne, što je bilo zanimljivo, a što nikako, kako sam ocjenjuje rezultat, što bi želio poboljšati i kako to planira.

8. Ne zaboravite reći hvala

I to ne samo jedan na jedan, nego i javno, pogotovo ako zadatak nije bio lak. Pohvalite osobu pred cijelim timom, dajte joj dodatni slobodan dan, označite kao najboljeg zaposlenika, ako tvrtka to prakticira.

Također, ne treba prisvajati plodove tuđeg rada. Umjesto da kažete “Organizirao sam team building” ili “Pripremio sam izvještaj”, bolje je naglasiti da ste sve zajedno pripremili i da vam je kolega puno pomogao. Ljudi cijene priznanje za svoje zasluge, što ih čini uključenijima i lojalnijima tvrtki.