Kako pravilno grupirati zadatke kako biste sve pratili

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Povećajte produktivnost pospremanjem popisa zadataka.

Svi već dugo znaju da multitasking nije tako dobra stvar: sprječava nas da se učinkovito usredotočimo na jednu stvar.

Stvar je u tome da prelazak s jednog zadatka na drugi oduzima puno vremena - to potvrđuju studije Multitasking: Prebacivanje troškova. Ljudi rade najučinkovitije kada uđu u stanje toka: potpuno usredotočeni na jednu aktivnost, a da ih ništa drugo ne ometa.

Nažalost, nije uvijek moguće uhvatiti tok, jer smo stalno zatrpani hrpom različitih stvari koje zahtijevaju našu pažnju. Međutim, postoji jedan trik koji vam omogućuje da smanjite gubitak vremena i energije na prebacivanje između različitih aktivnosti. To se zove grupiranje zadataka.

Bit ove tehnike je sljedeća: zadatke iste vrste kombinirate u takozvane pakete, a zatim ih izvodite na veliko. Jednostavno je.

Zašto je korisno grupirati zadatke

Najlakše je stvari raditi slučajnim redoslijedom: ne morate se zamarati planiranjem, određivanjem prioriteta i ostalim dosadnim stvarima. Sjetili ste se nečega – i uspjeli ste. A onda smo prešli na sljedeći zadatak.

Međutim, ovaj pristup nije od velike koristi za vašu sposobnost fokusiranja. Prema studiji The True Cost Of Multi-Tasking, objavljenoj u Psychology Today, osoba gubi do 40% svoje produktivnosti kada se prebacuje između nepovezanih zadataka.

Drugim riječima, ako prvo napišete izvješće, zatim počnete odgovarati na e-mailove, zatim razvrstavate papirnate dokumente, a zatim se opet vratite na izvješće, pa svaki put gubite vrijeme koncentrirajući se na novi zadatak koji nije sličan prethodnom. Tom DeMarco, autor knjige Ljudski faktori: uspješni projekti i timovi, tvrdi da ova "promjena brzine" može potrajati do 15 minuta ili više.

Grupno grupiranje zadataka olakšava prelazak s jedne aktivnosti na drugu. Što su vaši zadaci sličniji, lakše je, nakon što završite jedan, preuzeti sljedeći.

Kako koristiti skupnu obradu

1. Napravite popis obveza

Najprije zapišite što namjeravate učiniti na jednostavan popis, redak po redak. Možete to učiniti na papiru ili koristiti brojne aplikacije za upravljanje zadacima. Glavna stvar je popraviti sve. Idealno je odvojiti malo vremena za planiranje svaki dan (ili barem jednom tjedno).

2. Podijelite zadatke u kategorije

Sada kada je popis spreman, podijelite sve njegove stavke u kategorije. Mogu biti različite - odaberite što želite. Glavna stvar je da je prikladan i vizualan.

Na primjer, prikupite zadatke kao što su "Odgovori na e-poruke" ili "Pozovite kolege" u odjeljku "Pregovori", te "Napišite članak" i "Unesite izmjene" u odjeljku "Tekst". Napravite zasebne kategorije za kućanske poslove, radne zadatke, kupovinu i još mnogo toga. Lakše će se kretati po ovako uređenom popisu.

Druga mogućnost je prikupljanje zadataka u pakete prema mjestu na kojem bi se trebali izvršiti. Na primjer, sve kupnje povežite s lokacijom "Supermarket", a radne zadatke s lokacijom "Ured" i tako dalje. Na taj način, ako se nađete u blizini trgovine, možete pogledati svoj popis obaveza i odmah vidjeti sve kupnje koje su vam potrebne.

3. Blokirajte vrijeme

Batch obrada zadataka odlično funkcionira u sprezi s takozvanom tehnikom vremenskog blokiranja. Nakon što podijelite popis u kategorije, dodijelite određeno doba dana za svaku kategoriju. I dodajte odgovarajući blok u svoj kalendar. Tijekom jednog vremenskog bloka radite samo stvari iz jedne kategorije i zanemarite ostale.

Druga je mogućnost vezati popularnu Pomodoro tehniku za dostavljanje zadataka. 25 minuta ste uključeni u neprekidne zadatke iz jednog paketa. Zatim odmorite 5 minuta. Zatim ponovite ciklus s drugom grupom slučajeva.

4. Uzmite u obzir svoju vrhunsku produktivnost

Odlučite u koje doba dana ste najproduktivniji. Većina ljudi ima jutros, ali postoje i noćne sove koje se lakše fokusiraju u mraku. Pronađite svoj vrhunac produktivnosti i pokušajte dovršiti zadatke iz kategorija najvišeg prioriteta unutar njega.

5. Uklonite smetnje

Kada počnete obavljati sljedeću grupu zadataka, pazite da vas ne ometa slučajna obavijest ili telefonski poziv. Možete odvojiti posebno vrijeme za provjeru pametnog telefona. Dok rješavate zadatke iz jedne kategorije, nemojte razmišljati o ostalima.

Koji se zadaci mogu grupirati

Zapravo, općenito, bilo koji. Scott Young, pisac, programer, poduzetnik i veliki obožavatelj skupne obrade, daje nekoliko primjera:

• E-mail. Tim Ferris, autor knjige Kako raditi 4 sata tjedno, ponekad dobije 300 e-poruka na sat. I, unatoč takvoj količini, odgovara im samo jednom dnevno, posebno odvajajući vrijeme samo za to.
• Čitanje. Čitati nešto između gotovo je beskorisno, jer se ionako nećete mnogo toga sjećati. Bolje je da sami odredite kada vam je zgodnije promišljeno shvatiti informacije i rezervirajte ovaj put za čitanje.
• Telefonski pozivi. Zapišite imena osoba koje trebate nazvati i njihove telefonske brojeve u jedan popis. Zatim nazovite sve kandidate s liste odjednom. Prvo, više vas neće ometati telefonski razgovori. Drugo, moći ćete odabrati doba dana kada su ljudi najmanje zaposleni i moći ćete razgovarati s vama.
• Rekreacija i zabava. Prenesite svu zabavu - filmove, računalne igrice, šetnje - na kraj dana. To će vas motivirati da što prije završite posao, a lakše ćete se opustiti znajući da je sve za danas već napravljeno.
• Kupovina putovanja. Prije nego što odete od kuće, skupite sve zadatke, kupnje i zadatke na hrpu i dovršite ih u jednom potezu. Na primjer, možete posjetiti supermarket, poštu i kemijsko čišćenje u isto vrijeme. Uštedite ne samo vrijeme nego i benzin.
• Dopisivanje na društvenim mrežama. Odvojite sat vremena navečer za online razgovor. A ostatak vremena neka obavijesti klijenata društvenih medija budu onemogućene.
• Kuhanje hrane. Velika je vjerojatnost da stalno nemate dovoljno vremena svaki dan nešto kuhati. Na sreću, civilizacija nam je predstavila takvu jedinicu kao što je mikrovalna pećnica. Odvojite 1-2 dana za pripremu hrane za sljedeći tjedan, a zatim je samo podgrijte.
• Popravak. Napokon se okupite i obavite sve one sitne poslove po kući koji su tako dugo čekali na svoje mjesto. Zamijenite pregorele žarulje, popravite kvaku i slavinu koja kaplje.
• Razmišljanja. Razmišljate li stalno, pokušavate nešto planirati, riješiti neke probleme, ali vam ništa ne ide? Scott Young savjetuje čak i takvu stvar kao što je razmišljanje da se radi u strogo određeno vrijeme. Steknite naviku planiranja 2-3 sata svaki tjedan što ćete sljedeće raditi i koje ciljeve želite postići.

Da, i što se toga tiče, skupni zadatak je također zadatak. Stoga odvojite posebno vrijeme, po mogućnosti navečer, za distribuciju stavki s vašeg popisa za sutra.