7 stvari koje najviše ometaju u uredu i kako se s njima nositi

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Povećavamo svoju produktivnost i učimo kako učinkovito koristiti vrijeme na poslu.

Tužno, ali istinito: ljudi u prosjeku odgađaju 4 sata dnevno. Sjedeći na poslu, zapravo, koristimo Infografiku: Koliko svog radnog dana zapravo provodite radeći? samo 60% (ili čak manje) vremena za obavljanje važnih zadataka, a ostalo su gluposti.

Godine 2008. dr. John Taylor skovao je pojam "kronofag" (tj. "žderač vremena"). A da biste kontrolirali svoj radni proces, morate poznavati neprijatelja iz viđenja.

Smetnje u uredu

1. E-pošta

Prosječni uredski radnik dnevno primi 88 e-poruka i tijekom tog vremena provjerava način na koji provjeravate e-poštu čini vas manje produktivnim oko 15 puta. Provjera računa e-pošte svojevrsni je ritual s kojim većina ljudi svakog jutra započinje posao.

Ali u stvarnosti, ovo je čisto odugovlačenje. Dok kopamo naslage pisama, osjećamo se kao da radimo nešto korisno, ali istina je da nas to samo odvlači od stvarno važnih zadataka.

2. Društvene mreže

Svima nam je potreban internet u našem uredu za rad. Međutim, zaposlenici vole The State of Workplace Distractions da koriste web i za osobnu upotrebu. Primjerice, za druženje na društvenim mrežama.

28% poslodavaca koje je anketirao CNBC.com reklo je da su otpustili svoje zaposlenike zbog zlouporabe društvenih mreža i internetske kupovine tijekom radnog vremena. Dakle, online zabava ne samo da odvlači vašu pažnju, već može uzrokovati i gubitak posla.

3. Pauze za kavu

Volite li popiti kavu s kolegama usred radnog dana? Kladim se da jesi. Pauze za kavu mogu vam pomoći da se povežete s onima oko sebe i općenito su samo ugodne.

Prosječni radnik troši Je li stanka za čaj na poslu dobra za produktivnost? 24 minute dnevno za pripremu i ispijanje čaja ili kave. Dodajte tome i obavezne razgovore s ostalim zaposlenicima, bez kojih ni jedan čaj nije potpun. Strašno gubljenje vremena.

4. Sastanci i sastanci

Radeći u uredu, sigurno ćete stalno sudjelovati na svakojakim sastancima i pregovorima te sudjelovati u brojnim raspravama. Iako su takve intervencije neophodne, često su zastrašujuće neučinkovite.

Gubite puno vremena na poslu pokazalo je da ljudi provode oko 31 sat mjesečno na sastancima i sastancima. Zamislite samo koliko korisnog možete učiniti za to vrijeme.

5. Kolege

Rad na daljinu ima svoje nedostatke, ali evo definitivnog plusa - tišina i samoća. U uredu ste lišeni ovog luksuza. Suradnici oko vas jedna su od najvećih smetnji, pogotovo zato što na njih ne možete utjecati.

Vaši suradnici mogu biti dosadni svojim beskrajnim razgovorima, glasnom glazbom, telefonskim razgovorom ili gadnim navikama poput žvakanja uredskog pribora. Također vas vole ometati usred posla. O kakvom stanju toka ovdje možemo govoriti?

6. Buka

Razina buke u okolišu značajno utječe na našu produktivnost. A ured je pun njegovih izvora: opreme koja emitira glasne signale, uličnih zvukova s prozora i razgovorljivih kolega. Buka na radnom mjestu može povećati razinu stresa i uzrokovati anksioznost, prema američkom Nacionalnom institutu za sigurnost i zdravlje na radu.

7. Glad

Prehrana utječe ne samo na vaše fizičko nego i na vaše mentalno zdravlje. Stoga se ne biste trebali gladovati na radnom mjestu. Možda mislite da je pauza za ručak gubljenje dragocjenog vremena, ali niste. Glad negativno utječe na vašu sposobnost fokusiranja i koncentracije, što smanjuje vašu produktivnost.

Načini suočavanja s njima

1. Organizirajte svoje radno mjesto

Nered na radnoj površini može uzrokovati stres i ometati vašu produktivnost. Stoga, pokušajte si osigurati prihvatljive radne uvjete.

Uredski radnici svaki dan stvaraju ogroman broj datoteka: bilješke, izvješća, prezentacije – lako se izgubiti u svom ovom kaosu. Organizirajte sve u sustav: provedite malo vremena organizirajući podatke, ali tada ćete odmah biti vođeni kroz njih. Guru produktivnosti David Allen, na primjer, preporučuje svoj GTD sustav za čišćenje papirologije. Ali možete razviti svoje - glavna stvar je da vam je to prikladno.

2. Vodite računa o zvučnoj izolaciji

Zaposlenici koji razgovaraju o važnim pitanjima telefonom mogu vrlo uznemiriti kolege, čak i ako govore vrlo tiho. Stoga, ako posjedujete vlastiti ured, osigurajte prihvatljivu zvučnu izolaciju na radnom mjestu, a učinkovitost vaših podređenih značajno će se povećati. Također možete stvoriti posebno izolirano mjesto u sobi za razgovor na telefonu.

Ako ste običan zaposlenik, kupite si slušalice ili čepiće za uši kako biste se barem malo zaštitili od buke oko sebe. I poštedite svoje kolege: napustite ured kada odgovarate na pozive.

3. Rjeđe provjeravajte svoju poštu

Provjerite svoju e-poštu dva ili tri puta dnevno, ne više. Postavite skočne obavijesti tako da vas ne ometaju dok radite. Istraživači su otkrili da rjeđe provjeravanje e-pošte smanjuje stres jer su oni koji rjeđe provjeravaju e-poštu manje pod stresom.

4. Provedite video konferenciju

Dok 23% od 7 ludih statistika o uredskoj produktivnosti koje je istražio CareerBuilder resurs uredskih radnika smatra konferencije gubljenjem vremena, ipak je nemoguće bez zajedničke rasprave o radnim trenucima. Kako biste ostali u kontaktu s kolegama bez ometanja, održite video konferenciju. Ovo je puno bolje od općih sastanaka u nekom uredu, gdje drugdje morate otići, ostaviti sve i čekati ostalo.

U Highfiveovoj studiji ŠTO SE ZAISTA DOGAĐA TIJEKOM VAŠIH KONFERENCIJSKIH POZIVA (INFOGRAFSKI) 94% ispitanika reklo je da im zamjena tradicionalnih sastanaka videokonferencijama pomaže povećati produktivnost. Tijekom ovakvih susreta ljudi se manje dosađuju i ostaju više usredotočeni, a ovaj format komunikacije oduzima puno manje vremena. Ne morate napuštati svoje mjesto da biste se sastali s kolegama, a istovremeno možete nastaviti s radom.

5. Pratite gdje provodite vrijeme

Često, kada preuzmemo određeni uredski zadatak, potrošimo više sredstava na njega nego što zaslužuje. Koristite aplikacije za praćenje vremena kako biste bili produktivniji. Ovo će vam reći kada radite gluposti i kada radite korisne stvari. Postoji mnogo besplatnih alata koji će vam pomoći u kontroli.

6. Pauzirajte svakih 25 minuta

Ne biste trebali raditi zbog trošenja: dugoročno je neisplativo. Prekomjerni rad smanjuje vašu budnost i sposobnost koncentracije. Pravite pauze da se odmorite od posla, ali pauze su kontrolirane - inače riskirate gubitak dragocjenog vremena.

Koristite Pomodoro tehniku da odlučite kada uzeti pauzu. Ova metoda preporučuje uzimanje pet minuta pauze nakon svakih 25 minuta napornog rada. Tako ćete moći učinkovito iskoristiti svoje vrijeme i učiniti više. Možete koristiti mjerač vremena kako biste zapamtili kada se odmoriti, a kada raditi.