Kako ne prestrašiti kupce i partnere: loše navike pri pisanju e-poruka

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Neke greške koje radimo prilikom pisanja e-mailova primatelju ne prolaze nezapaženo. Kako se ne biste pokazali kao laik, pogledajte najgrublje od njih.

Na poslu mnoge ljude doslovno napadne ogroman broj mailova na koje se mora odgovoriti. Naravno, vrlo je teško nositi se s takvim brojem zadataka i obaviti to kompetentno. Međutim, postoje greške koje doista treba izbjegavati.

Svladavanje osnovnih pravila ponašanja e-pošte nije potrebno da bi vaša pisma pretvorili u remek-djela fikcije. Ovo je apsolutno beskorisno. Ali ako se možete riješiti navika koje upućuju na neprofesionalnost, posao će vam ići puno bolje.

Koje su najčešće greške pri pisanju e-poruka?

1. Zloupotreba oznake "Hitno"

Ako se ponašate kao dječak iz prispodobe koji je vikao „Vukovi! Vukovi!”, I stavite oznaku “Hitno” na sva slova zaredom, onda će vas vrlo brzo adresati prestati shvaćati ozbiljno. Kada stvarno trebate hitan odgovor, nitko neće obratiti pozornost na ovu bilješku.

2. Pretjerana neformalnost

Odabir stila komunikacije ovisi o kvaliteti odnosa između vas i sugovornika. Pretjerana neformalnost ukazuje na nedostatak profesionalizma.

Pokušajte biti oprezni s uskličnicima, emotikonima, tekstom u boji, otmjenim fontovima, internetskim žargonom i akronimima. Definitivno vam neće pomoći u oblikovanju imidža iskusnog radnika.

Također, obratite pozornost na činjenicu da neki ljudi ne razumiju dobro akronime. Posebno pažljivo birajte ton komunikacije sa strancima i drugim generacijama.

Zapamtite, poslovno pismo mora biti lako čitljivo. Da biste to učinili, koristite fontove Arial, Calibri ili Times New Roman, postavljajući veličinu na 10 ili 12 jedinica. Kada je u pitanju boja, crna je najbolji izbor.

3. Previše hladan ton komunikacije

U isto vrijeme, adresat ne bi trebao osjećati da komunicira s robotom. Neki e-mailovi od stvarnih ljudi izgledaju kao da zapravo odgovaraju na poruke automatske sekretarice.

Ako iz pisma vidite svoju osobnost i svoj entuzijazam, to će vam pomoći da kod primatelja stvorite pozitivnu sliku o vama kao poslovnom sugovorniku. Glavna stvar je ne pretjerivati.

4. Zloupotreba "Odgovori svima"

Poruke e-pošte nisu zamišljene kao ugodan razgovor. Ako odgovarate na poruku koju ste proslijedili grupi ljudi, prije nego kliknete na gumb "Pošalji svima", provjerite je li vaš odgovor stvarno zanimljiv i potreban svima u ovoj grupi.

5. Prosljeđivanje poruke bez odobrenja pošiljatelja

To je u najmanju ruku neugodno. Ili može značajno potkopati vaš kredibilitet.

Nije važno što objavljujete. Možda biste željeli poslati poruku svog šefa klijentu u kojoj se taj klijent spominje. Ili ne možete odoljeti iskušenju da svog kolegu uključite u lanac primatelja e-pošte koja sadrži neke osobne podatke. U svakom slučaju, to ne biste trebali činiti bez dopuštenja pošiljatelja.

6. Slanje slijepih kopija pisama

Kada nekome pošaljete slijepu kopiju pisma, sugovorniku padne na pamet: "A kome ste još poslali takvu kopiju?" To stvara nepovjerenje i stvara osjećaj da nešto skrivate.

Ako želite proslijediti e-poštu nekome tko ne bi trebao biti u prosljeđivaču, samo kopirajte i zalijepite tekst koji želite u zasebnu novu poruku.

7. Netočna formulacija teme

Ako unesete nešto poput "Ovo sam ja", "Zdravo" ili "Za vašu informaciju" u polje "Predmet", to primatelju ne daje nikakvu ideju o sadržaju pisma. Kao rezultat toga, velike su šanse da vaša poruka neće biti ni pročitana.

Ako vodite poslovnu korespondenciju, onda bi predmet vašeg pisma trebao biti kratak, sažet i točan. Ako primatelj odmah shvati što mu pišete, tada će, najvjerojatnije, pročitati vaše pismo i brže odgovoriti.

8. Zloupotreba privatnih poruka

Šale, dirljive priče i motivirajući citati ponekad su vrlo prikladni. Ali u velikom broju brzo umaraju primatelja. Nemojte bombardirati sandučiće svojih kolega besmislenim porukama, čak i ako to činite u najboljoj namjeri. Prije ili kasnije, primatelji će jednostavno početi brisati takva pisma bez čitanja.

9. Grubi odgovori

Oduprite se iskušenju da u svom pismu izrazite pravednu ljutnju prema adresatu, čak i ako zaslužuju takvu reakciju. Čak i ako na svoj paket čekate nekoliko mjeseci. Samo nemojte to raditi. Ljudi se uvijek sjete nepristojnosti, a to će loše utjecati na vaš poslovni imidž.

Umjesto toga, napišite poruku koju ste namjeravali poslati primatelju koji vas je naljutio i ostavite je u mapi Skice na nekoliko dana. Zatim ga uredite i uklonite sve nepristojne izraze. Na taj način možete pokazati svoju profesionalnost.

10. Poznavanje

Ako dobro poznajete primatelja poruke, ponekad si možete priuštiti par lijepih komplimenata. Ali ako je ovo vaš poslovni partner ili klijent, zadržite pristojan, diskretan ton komunikacije. Završetak pisma poput "Vidimo se uskoro!" u ovom slučaju to bi bilo neprikladno.

11. Korištenje smiješne e-mail adrese

Pretenciozne, vulgarne ili potpuno smiješne adrese privući će negativnu pozornost primatelja vaših poruka. Ako se ne možete odvojiti od svog poštanskog sandučića [email protected], stvorite poseban račun za poslovnu korespondenciju.

12. Veliki broj pravopisnih pogrešaka

Slanje poruka s vašeg telefona ne oslobađa vas obveze provjeravanja e-pošte na pogreške. Ako napravite više od jedne pogreške u pisanju po slovu, pokazat ćete da niste na najboljoj strani. Ako trebate poslati poruku u pokretu, vrlo je važno da je pažljivo pregledate prije slanja.

13. Slanje poruka rano ujutro

Ponekad, kada rano ustanete i osjećate se dovoljno produktivno, dolazite u iskušenje da se što prije riješite svoje poslovne korespondencije. Međutim, većina primatelja obraća pažnju na vrijeme slanja pisma. Ako pošaljete poruku u tri sata ujutro, tada ćete se u najboljem slučaju smatrati radoholičarkom, a u najgorem - ne potpuno zdravom osobom.

Ako nađete inspiraciju usred noći, samo spremite pismo u skice i pošaljite ga tijekom radnog vremena.

14. Sastavljanje predugačkih slova

Većina ljudi samo skenira poruke bez čitanja teksta. Uzmite u obzir to kada pišete svoje pismo. Veliki blokovi teksta otežavaju čitanje, stoga podijelite svoju poruku na male odlomke.

Koristite liste. Oni će vaše pismo učiniti još čitljivijim. Osim toga, najvažnije dijelove svoje poruke možete istaknuti kurzivom ili podebljanim slovima.

Izbjegnite ove pogreške i tada ćete o sebi stvoriti dobar dojam, koji će nesumnjivo pridonijeti vašoj karijeri.