Kako poslati zaposlenike na poslovna putovanja bez papirologije: osobno iskustvo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Govorimo vam o glavnim problemima s poslovnim putovanjima i objašnjavamo kako ih možete riješiti.

Problem # 1. Spor sustav odobravanja

Svako putovanje je hrpa korespondencije u kojoj ja djelujem kao posrednik. Za slanje poruka potrebno je puno vremena, osim toga postoji šansa da se zbunite i pogriješite, pogotovo kada leti nekoliko ljudi.

Jednom sam pogrešno shvatio jednog zaposlenika i dogovorio kartu za krivi let. Nije bilo povrata, pa je tvrtka morala potrošiti novac na drugu kartu, s točnim datumom, i izgubiti oko 10 tisuća rubalja.

Kako riješiti problem

Kratak: automatizirati proces.

Usluge za online rezervaciju putovanja nose s ovim zadatkom - testirao sam ga. Može se koristiti za planiranje poslovnih putovanja, kupnju zrakoplovnih i željezničkih karata te rezerviranje hotela. Ne morate platiti za povezivanje i korištenje usluge.

Uslugu mogu koristiti ne samo voditelj i voditelj ureda, već i svi zaposlenici tvrtke. Nema ograničenja u broju korisnika, pa sam podatke svih momaka koji idu na poslovna putovanja odmah uploadao na Lifehackerov profil na OneTwoTrip for Business. Možete ga dodati ručno ili iz XLS i CSV datoteka. Da biste to učinili, u odjeljku "Zaposlenici" nalazi se gumb "Uvoz".

Prilikom dodavanja korisnika, možete odmah unijeti podatke ruske i strane putovnice, kako ih ne biste svaki put ponovno popunjavali.

Za svakog zaposlenika možete postaviti ograničenje putovanja i ograničiti prava pristupa. Na primjer, postavite ograničenje za jednu narudžbu i odaberite hotel do tri zvjezdice. Kada zaposlenik ode, njegov profil se blokira. Neće moći ući na svoj osobni račun, ali će cijela povijest i izvještavanje o njemu ostati.

To mi je uvelike pojednostavilo posao: zaposlenik se može prijaviti na svoj osobni račun sa svojom lozinkom, odabrati željeni let i hotel i rezervirati ih bez plaćanja. Da biste se dogovorili oko ulaznica, ne morate slati snimke zaslona Telegramu: direktor, kao administrator, vidi rezervacije i narudžbe svih zaposlenika u odjeljku "Narudžbe".

Problem # 2. Visoki troškovi

Pokušavamo planirati putovanja unaprijed kako bismo karte kupili jeftinije. Istina, to ne uspije uvijek.

Kako riješiti problem

Kratak: uštedite na ulaznicama i hotelima kupnjom putem internetske usluge putovanja.

OneTwoTrip for Business jamči da avionske karte koštaju isto ili jeftinije nego za fizičke osobe.

Uštede se postižu velikim prometom i direktnim ugovaranjem sa zračnim prijevoznicima i hotelima.

Stranica nudi oko 2 milijuna mogućnosti smještaja za različite proračune: hoteli, apartmani, hosteli. Više od 1000 najpopularnijih ima svoje veze s OneTwoTrip for Business. Ukoliko se objekt koji je potreban klijentu ne nalazi u sustavu, servis na zahtjev može s njim sklopiti ugovor.

Ako su planovi potvrđeni i putovanje odobreno, karte se mogu kupiti u dva klika. Ako ne, samo otkažite svoju rezervaciju. Sve kartice vjernosti zrakoplovnih prijevoznika su važeće, tako da možete nastaviti skupljati milje. Usluga dogovara promocije s bankama: na primjer, može vratiti gotovinu s bonusima za kupnje s korporativnom karticom.

Problem #3. Duga naplata karata i naplata

Kada su karte i hotel dogovoreni s menadžerom, kontaktiram zrakoplovnu tvrtku i hotel da dobijem račun za plaćanje. Svaka organizacija ima svoja pravila plaćanja za pravne osobe: negdje trebate pisati na e-poštu, negdje trebate ispuniti Excel datoteku s podacima o tvrtki, negdje - obrazac na web stranici. Događalo se da sam morao više puta zvati dežurnu liniju kako bih dobio dokumente. Potrebno je puno vremena, a izdavanje karata ponekad traje i po nekoliko dana. Neke tvrtke uopće ne izdaju račune pravnim osobama. U takvim slučajevima morate odustati od kupnje i potražiti drugi let ili hotel.

Kako riješiti problem

Kratak:platiti karte i hotel jednim računom na web stranici službe za organizaciju službenih putovanja.

Na OneTwoTrip for Business, ja i drugi zaposlenici koji imaju odgovarajući pristup možemo rezervirati i platiti karte i hotele jednako lako kao i pojedinci. Cijeli proces traje 2-3 minute: upisujete svoj osobni račun, upisujete datum i odredište te odabirete željeni let. Ne morate unositi podatke o putovnici i broj bonus kartice, oni će se automatski učitati kada odaberete zaposlenika s popisa.

Osim toga, možete kreirati složeni plan puta ili fleksibilnije organizirati svoje putovanje. Na primjer, letite jedan dan različitim zračnim prijevoznicima: ujutro iz Uljanovska u Moskvu s Aeroflotom, a navečer natrag na Pobedu. To je dopušteno jer online usluga može "zalijepiti" karte različitih zračnih prijevoznika u jednoj narudžbi. Ako sami organizirate svoje putovanje, u ovom slučaju bi vam trebalo više vremena: korespondencija s dvije zrakoplovne kompanije, dva računa za plaćanje, dvostruko više završnih dokumenata.

Karte i hotel možete platiti na dva načina: depozitom i poslovnom bankovnom karticom. Koristim depozit - morate ga unaprijed nadopuniti za bilo koji iznos fakturiranjem iz odjeljka "Račun". Kupnja se odvija odmah, a ne samo u radno vrijeme banke.

Za bilo kakav problem možete kontaktirati tim za podršku servisa. Ona radi 24 sata dnevno i pružit će pomoć, čak i ako se dogodi viša sila u večernjim satima ili vikendom.

Problem br. 4. Zatvaranje dokumenata

Službeno putovanje ne završava kupnjom ulaznica i hotelskim rezervacijama. Potrebno je puno više truda za pripremu završnih dokumenata. Moraju se zatražiti odvojeno od zrakoplovne tvrtke i hotela, koji ih šalju isključivo u papirnatom obliku. Često pošiljke ne stignu poštom i budu izgubljene. To se otkriva tijekom izvještajnog razdoblja, pa morate hitno tražiti kontakt nekoga tko može duplicirati završne dokumente.

Kako riješiti problem

Kratak:povjeriti formiranje završnih dokumenata OneTwoTrip for Business.

U OneTwoTrip for Business s fakturama i izvješćima sve je puno jednostavnije. Svaki mjesec dobivamo akt za sve usluge i račun za hotele s PDV-om, svakog tromjesečja - akt usklađivanja. Svi računi i izvješća pohranjeni su u odjeljku "Dokumenti". Možete konfigurirati tko od zaposlenika ima pristup njima - tajnica, računovođa, voditelj. Dokumenti nemaju ograničenja u vremenu pohrane na vašem osobnom računu i dostupni su u bilo koje vrijeme.

Što je dno

Organiziranje poslovnih putovanja štedi novac i vrijeme. Usluga vam omogućuje:

• odbiti dugu korespondenciju sa zračnim prijevoznicima i hotelima;
• koordinirati putovanja izravno s glavom;
• rezervirajte najisplativije opcije leta i smještaja;
• izdati karte i hotel za 2-3 minute na jednom mjestu;
• platiti karte bez čekanja na račun;
• pojednostaviti pripremu i pohranu završnih dokumenata.