Kontrolirajte "hidrant", ili Kako se ne utopiti u protoku informacija i zadataka

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Mitch Kapor, osnivač Lotus Corporation, jednom je rekao da je dobivanje informacija s interneta poput pijenja iz vatrogasnog hidranta. Matthew Lowry, stručnjak za internetske komunikacije, nastavio je ovu temu i neprekidan protok informacija koji ide na računalo i telefon 24 sata dnevno, 7 dana u tjednu i nikad ne završava, nazvao je "vatrogasnim crijevom". Kako se ne utopiti u toku i racionalno iskoristiti vrijeme – pročitajte u prilagođenom prijevodu koji je pripremio Lifehacker.

Uz hidrant, vaš popis obaveza nikada nije prazan. Jer "hidrant" nije samo informacija, on je tvornica novih zadataka. Neke stavke na popisu obveza su eksplicitne, kao što su e-poruke vašeg šefa ili klijenata koji zahtijevaju pažnju. Ali mnoge nisu jasno izražene.

Ovo je članak vrijedan čitanja i razmišljanja. Post za komentiranje. Podijelite ono što vam se sviđa s prijateljima i kolegama.

Nije važno koliko ste sati dnevno uključeni u mali posao. Glavno je da ne vide kraj i rub. Ovo je "hidrant".

A ovaj koncept je mnogo širi od pukog popisa zadataka. I, nažalost, još uvijek ima 24 sata u danu.

Lark

Ako ste poput mene, sav kreativan i izazovan posao dobro napreduje rano ujutro. Mnogo je razloga – psiholoških i fizioloških – zašto je to tako. Ali "hidrant" je duboko indiferentan prema vašim unutarnjim ritmovima. Jer dok spavate, količina informacija nastavlja rasti.

Nakon doručka otvarate inbox, a stream iz “hidranta” razbija ekran koji je bio pod pritiskom slova u mailu, računima u Bitrixu, Twitteru, LinkedInu, Facebooku, Basecampu, JIRA-i, Trellu i sličnima. Vaš kalendar sadrži sastanke, zahtjeve i upute vašeg šefa, partnera, klijenata, podizvođača, kolega. A ono što jučer nije bilo na popisu zadataka danas gori i zahtijeva hitno izvršenje.

Hidrant vas neće čekati. To glasno zahtijeva vaše vrijeme i pažnju.

Odjednom je 11 ujutro i već ste izgubili najbolji dio dana.

Kako odgovoriti na ovakvo stanje? Obično se nude dvije opcije: ili promijeniti ponašanje ili koristiti tehnologiju. Ali zašto ne koristiti tehnologiju za stvaranje temelja za promjenu ponašanja?

Kako učinkovito upravljate informacijama, zadacima i idejama? Morate razumjeti da je protok informacija kontinuiran, i općenito, to je nekoliko tokova: informacije dolaze iz e-pošte, društvenih mreža i medija, web stranica, novina, tijekom sastanaka, od prijatelja, pa čak i iz vaše glave. Nemoguće je sve pokriti.

Morate li obraditi poruke, odlučiti što ćete s njima: reagirati, koristiti, dijeliti, spremiti za kasniju upotrebu ili izbrisati? Kada to učiniti? I kako pronaći vremena za sve to?

Nažalost, multitasking mod, kada pokušate učiniti sve odjednom, ne radi. Ne kontrolirate svoj raspored, teško vam je pronaći slobodno vrijeme, odvratiti pažnju od pošte i fokusirati se na nešto duže od 5 minuta. Ako je tako, provjerite moju metodu organiziranja vremena kako biste bili najproduktivniji tijekom dana - ovo bi mogao biti način.

Tri tehnike i dodatni alati

Dnevni ritual. U ovom trenutku organiziramo i planiramo, fokusirajući se na važne i male zadatke.

Učenje - Stajanje u redovima - Podaci o dionicama - Distribucija. Prenosimo tok iz "hidranta" na materijal s kojim možete raditi. Formiramo popis zadataka, osobnu knjižnicu korisnih resursa, stabilan feed informacija s društvenih mreža i medija.

Dovođenje stvari do kraja. Mi upravljamo popisom zadataka i vlastitim vremenom.

Radite u skladu sa svojim unutarnjim ritmovima

Samo vi možete shvatiti svoj vlastiti skup poboljšanja produktivnosti - sve što mogu učiniti je podijeliti svoje.

Određujem najbolje vrijeme za rješavanje najvažnijih zadataka

Ujutro, kada mi je mozak najbolje, odvojim 2-3 sata za rad na Najvažnijem zadatku i ništa me drugo ne ometa. Istraživanja pokazuju da radnicima koji su ometeni – ili su ometeni sami sebi – barem jednom u 3 minute, potrebno je najmanje 20 minuta da se vrate zadatku.

Vrijedi započeti dan teškim zadatkom, iako je u ljudskoj prirodi započeti s nečim lakšim. Tijekom dana sigurno će se pojaviti nepredviđene okolnosti, dodatni sastanci - a zadaci od najveće važnosti neće biti dovršeni.

Naznačavam pauze

Kako god bilo, obično nakon 60-90 minuta koncentracija opada, pa jutarnji period rada podijelim na dva dijela, uz kratku pauzu, tijekom koje moram napustiti radno mjesto.

Znanstvenici tvrde da sjedilački način života dovodi do srčanih problema, lošeg držanja i nekih vrsta raka.

Čak i ako sjedite na jednom mjestu samo 30 minuta, vaš metabolizam će se usporiti za 90%.

Navečer

Razina energije dramatično pada nakon ručka, zbog čega mnogi ljudi radije odspavaju u to vrijeme. Nakon ručka probam:

• upoznavanje ljudi: siguran sam da u takvom trenutku teško mogu dobro obavljati svoj posao, a komunikacija daje dodatni poticaj;
• rješavati male, jednostavne i organizacijske zadatke.

Jutarnji i večernji ritual

Morate odlučiti što ćete točno raditi tijekom ovih sati. To znači da trebate otvoriti poštu, prevesti neke od poruka u popis zadataka i pronaći vremena za njih među ostalim projektima.

Problem je u tome što su poruke koje preplavljuju vašu poštu pravi vampiri koji se hrane vašim vremenom. Njihovo rastavljanje zahtijeva više vremena i truda nego što mislite. A najgore je to što, koliko god to bilo neugodno, dio vas uvijek želi provjeriti vaš inbox.

Rješenje je da se s onima koji uđu treba postupati kao s opasnim životinjama, koje većinu vremena treba držati u kavezu, ali ipak, s vremena na vrijeme, kako ne bi same pobjegle.

Dolaznim poslom se bavim dva puta dnevno – tijekom jutarnjih i večernjih rituala. Toliko sam se navikao na takav red da je rad s dolaznim postao za um isti automatski zadatak kao i potreba tijela za jelom i pićem.

Između ova dva razdoblja ne brinem je li nešto stiglo poštom i jesam li zaboravio nešto važno - vjerujem svom sustavu. Stoga, nakon što sam zatvorio poštanski sandučić, idem na posao sa svježom glavom.

A budući da jutarnji ritual obično kratko traje (većina organizacijskih pitanja ostaje za večernji ritual), više pažnje posvećujem Najvažnijem zadatku.

Lista zadataka

Kako biste organizirali svoj dan i zaustavili protok inboxa koji isisava sve sokove iz vašeg života, trebate koristiti tehnike i alate.

Jedna od tih učinkovitih tehnika je "Učenje - Stajanje u čekanju - Zaliha informacija - Distribucija", koja prevodi slučajni tok u:

• popis zadataka jednostavan za korištenje,
• osobnu knjižnicu korisnih materijala koji se spremaju za kasniji rad s njima,
• zbirka materijala za dijeljenje s kolegama.

U idealnom slučaju, to bi trebalo biti učinjeno tijekom jutarnjih i večernjih rituala. Pogledajmo pobliže ovaj proces.

Studij dolaznih

Vaša pristigla pošta je sve, od e-pošte i Twitter poruka do vaših snimaka.

Prvo, zapamtite, nijedan dolazni poziv ne zahtijeva hitan odgovor. Svi smo naučili slati i primati brze odgovore na e-mailove, ali to je pogrešno: svatko tko to očekuje, stavlja na vas dodatne obveze.

Drugo, apsolutno je neučinkovito otvarati svaki email i odgovarati na njega. Bit ćete produktivniji ako učinite jednu stvar. Na primjer, samo pregledajte svoju pristiglu poštu. Naš mozak nije baš dobar u povezivanju više zadataka. Kada ljudi misle da mogu lako obavljati više zadataka, oni se zapravo samo brzo prebacuju s jednog zadatka na drugi. Ali to negativno utječe na percepciju i koncentraciju.

Dakle, kada otvorite svoju pristiglu poštu, samo je pogledajte. Ovo je klasični model "Završi" s jednim zadatkom:

• ako možete vidjeti svoju pristiglu poštu za manje od dvije minute, učinite to;
• ako ne možete, dodajte ga na popis zadataka na koje se kasnije trebate vratiti;
• možete jednostavno zanemariti datoteku.

Čak i ako otvorite pristiglu poštu na čekanju odmah nakon što pregledate svoje poruke, još uvijek imate vremena za obnovu.

Pregledajte svoju pristiglu poštu ujutro samo kada je to apsolutno neophodno.

Kada ujutro pogledate poruke, postavite si pitanje: jesu li hitne? Prave hitne poruke vaš su neprijatelj broj jedan, jer oduzimaju dragocjeno vrijeme koje biste željeli potrošiti na Najvažniji zadatak.

U suprotnom, samo trebate uključiti stavku "Provjera poruka navečer" u popis zadataka.

Čekanje u redu

Stavite nehitne zadatke za čije je dovršavanje potrebno više od 2 minute u jedan od dva odjeljka reda čekanja:

1. Stvari za čitanje: mogu se dodati online resursi za čitanje i razmišljanje. Na ove materijale možete se vratiti kasnije i s bilo kojeg uređaja.
2. Što je potrebno učiniti: dolazne poruke se preusmjeravaju izravno na popis zadataka pomoću pomoći.

Naravno, možete i ručno kreirati popis zadataka, ali smatram da su aplikacije prikladnije.

Čitanje i distribucija građe u osobnoj knjižnici

Tijekom večernjeg rituala vraćam se na popis zadataka i provjeravam materijale u redu za čitanje. Budući da koristim Pocket, mogu ih vidjeti dok putujem podzemnom željeznicom, dok čekam sastanak ili u bilo kojem drugom slobodnom trenutku. Stoga se obično brzo pozabavim ovim popisom.

Ako je materijal stvarno vrijedan, dodajte ga u - moju online biblioteku korisnih materijala. Može se označiti tako da je bilješke lako pronaći sljedeći dan, mjesec ili čak godinu dana kasnije. I posebna zahvala Diiogu na prilici.

Oznaka l8r (to jest, kasnije - s engleskog. "Kasnije") stavlja resurs u drugi red čekanja, koji pozivam tijekom noćne provjere popisa zadataka.

Osim toga, Diigo automatski sprema kopiju bilo kojeg teksta koji dodam u okvir za bilješke. Mogu uređivati ovu bilješku, umetati primjedbe, ideje koje mi dobro dođu kada želim s nekim podijeliti materijal.

Podijeli ovo

Neke oznake u Diigu omogućuju vam da objavite svoj materijal bilo gdje. Za što zahvaljujući čaroliji:

• s oznakom Like, materijal se šalje na moj Tumblr kao citirani post,
• ako odaberete oznaku naslova Tweeta i veza posta se pošalje na Twitter,
• možete prilagoditi oznake za druge račune: LinkedIn, Facebook…

Zahvaljujući ovoj metodi, cijeli tok iz "hidranta" šalje se na popis zadataka i osobnu biblioteku, a odabrani resursi se zauzvrat mogu dijeliti. I sve to bez gubljenja pažnje.

Večernji ritual

Budući da se ujutro želim usredotočiti na svoj kreativni rad, večernji ritual je kamen temeljac planiranja dana.

Kako započinjem večernji ritual

Po vremenu nakon ručka:

• Već sam ujutro završio svoj najvažniji zadatak;
• nepročitane poruke nakupljale su se u inboxu koje sam dobivao dok sam bio zauzet radom na Najvažnijem zadatku;
• red na popisu zadataka sadrži zadatke koje sam tamo stavio ujutro, te standardne zadatke koje radim tijekom večernjeg rituala svaki dan.

Trenutni dnevni zadaci

Kao što je ranije spomenuto, večernji ritual uključuje zadatke kao što su:

1. Pogled. Ovo je potpuni pregled svega: bavim se svime što je moguće, čak i onim materijalima za koje će trebati više od 2 minute za rad.
2. Čitajte, distribuirajte, dijelite. Radim sa svim super stvarima koje sam dodao u posljednja 24 sata.
3. Pratite popis zadataka. Otvaram svoj red zadataka i, na temelju napretka u radu na Najvažnijem zadatku, ja:

• Odlučujem što ću večeras, a što odgoditi za sutra,
• odlučiti koji će zadatak biti najvažniji zadatak sutra ujutro i odrediti koliko će mu vremena trebati posvetiti,
• Vrijeme za odmor uključujem u raspored (ili ga odgađam za kasnije ili nekad).

U tijeku je još nekoliko stvari koje trebate učiniti, kao što je odgovaranje na jučer primljene e-poruke ili praćenje financija i druge. Neki od njih se pojavljuju samo na poseban dan. Primjerice, svake srijede i subote provjeravam spomenuti Diigo.

Tjedna provjera

Svakog ponedjeljka u popis zadataka morate uključiti stavku "Napraviti popis ciljeva za tjedan". Stoga svake večeri tijekom tjedna držim na umu ove ciljeve: dobro će mi doći kada trebam odlučiti što ću danas, a što ostaviti za kasnije.

Svaki petak navečer mentalno se osvrćem na te ciljeve i kritički ih procjenjujem.

I tek onda dolazi vrijeme odmora

Budući da je navečer lakše upravljati svojim rasporedom i teže raditi na teškim zadacima, onda ću tijekom dana vjerojatno biti angažiran na pregledavanju i dodavanju zadataka i materijala u red čekanja. Unatoč tome, vaš će sandučić biti zatvoren najmanje pola dana.

Moj dan završava zadatkom „Prouči – Redovi – Zaliha informacija – Distribucija“, kako bih mogao započeti novi dan bez hrpe nedovršenih poslova.