Kako napraviti više, a raditi manje

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Za 4, 5 sati možete napraviti puno više nego za cijeli dan u uredu. Danas objavljujemo šest zanimljivih savjeta Elene Prokopets, putujuće spisateljice i spisateljice, o kulturnim nalazima.

Jučer sam prešao dvije granice, završio tri projekta u tijeku s klijentima, zaključio posao s velikim izgledima, a navečer sam večerao kod kuće sa svojom srodnom dušom.

Radim 25 sati tjedno, spavam osam sati dnevno, nemam raspored i još uvijek uspijevam raditi puno više stvari nego kad sam bio zalijepljen za svoj uredski stol više od 60+ sati tjedno.

Daleko sam od toga da sam nadljud. Sve gore opisano samo je ilustrativan primjer.

Vidite, budući da sam neovisna o mjestu i radila za sebe više od godinu dana, naučila sam neke vrijedne lekcije o učinkovitosti i upravljanju vlastitim vremenom.

Ispod je popis životnih hakova koji se mogu činiti vrlo jednostavnim. Međutim, nakon što ih stvarno isprobate, primijetit ćete da vam zadaci oduzimaju sve manje vremena.

1. Iskoristite Zeigarnikov učinak

Mozak ima ugrađenu nametljivu funkciju da vas stalno podsjeća na stvari koje ste ostavili nedovršene, tjerajući vas tako da dovršite zadatak. Ovo je Zeigarnikov efekt i pomoći će vam da izvršite zadatke koje ste već započeli.

Nije važno volite li da se problem riješi ili ne, učinite barem jedan mali korak prema njemu.

Suočeni ste s kreativnom krizom i ne znate pisati? Otvorite praznu datoteku i počnite tipkati što god želite. Trebate početi planirati svoje vjenčanje? Započnite traženjem svadbenog buketa. Trebate li razviti marketinšku strategiju za svoju tvrtku do sutra? Snimite nekoliko ideja na video kako biste započeli.

U 99% slučajeva radit ćete na zadatku do kraja.

2. Koristite alate za upravljanje projektima (ne samo za radne slučajeve)

Naš mozak ne voli izazovne zadatke. Kad se suoči s nekim apstraktnim zadatkom, recimo, "smisli mjesečnu marketinšku kampanju", odmah se obeshrabruje i radije se bavi lakim stvarima koje radi.

Zato je potrebno svaki veliki posao podijeliti u nekoliko jednostavnih, sićušnih, ostvarivih koraka.

Ovdje na scenu stupaju alati za upravljanje projektima. Ne želite propustiti nijedan važan korak, zar ne?

Postoji bezbroj besplatnih i plaćenih osobnih aplikacija za upravljanje projektima. Najviše mi se sviđa vizualni pristup menadžmentu.

Ono što je posebno sjajno u ovoj aplikaciji je to što možete strukturirati informacije onako kako vam padnu na pamet - u obliku odnosa, a ne linearno. To znači da umjesto crtanja linearnog plana korak po korak, možete stvoriti detaljnu sliku projekta s nekoliko tokova radnji koje se događaju istovremeno ili jedna za drugom. (Više o mapiranju uma i alatima za to pročitajte ovdje).

Drugim riječima, crtate vizualnu kartu koja vam omogućuje da dobijete uvid u cijeli projekt, plus pomaže vam poduzeti male korake koji vode do vašeg cilja.

Evo primjera takvog projekta:

Zašto ovaj vizualni pristup odlično funkcionira za mene (a možda i za vas):

1. Uvijek znaš koji bi korak trebao biti sljedeći, pa si ne ostavljaš ni priliku za odugovlačenje.
2. Na prvi pogled imate veliku, jasnu sliku svojih ciljeva.
3. Planiranje cijelog projekta jednostavno je kao crtanje na papiru (što sam već radio), a korištenje plana je mnogo praktičnije.
4. Ako radite u timu, uvijek će biti jasno što je već napravljeno, a što se radi sada. To znači da će biti manje pogrešaka i propuštenih rokova.

Ostali popularni alati koje rado koristim uključuju,, Trello i.

3. Promijenite svoje navike

Danas je lako pronaći informacije o tome kako ići ukorak sa svim svojim poslovanjem, ali koliko vas je ove savjete primijenilo u praksi? I ja sam bio u ovom čamcu.

Svi imamo navike i uvelike ih mijenjamo. Međutim, jedno pametno rješenje za ovaj problem može se pronaći u Charlesu Duhiggu The Power of Habit. Autor to naziva ciklusom navike. Ukratko, navika ima tri komponente: poticaj (okidač koji prethodi navici), uobičajeno ponašanje (zapravo ponavljanje radnje) i nagradu (vanjsku i unutarnju nagradu koju dobivate za izvođenje uobičajene radnje).

Sada je loša vijest da ne postoji način na koji možete utjecati na podražaje. Dobra vijest je da možete promijeniti ponašanje koje imate.

Mnogo je neproduktivnih stvari koje sam radio i radim, ali uvijek sam se osjećao krivim zbog činjenice da prvo ujutro počnem objavljivati na društvenim mrežama i medijima. Nerviranje dijeljenja novih postova na svom blogu je u redu. Ali znam da se mogu brzo uhvatiti u bezumno surfanje webom na nekoliko sati i to će mi učiniti neredom dan.

Rješenje je planiranje onoga što treba učiniti na mrežama i medijima noć prije. Odredite si točno vrijeme kada ćete to učiniti i činite to svaki dan.

Ovaj pristup je primjenjiv na sve poticaje koji dovode do negativnog ponašanja.

Svaki put kada izvedete novu uobičajenu radnju, pobrinite se da se za to nagradite. Stvorite sebi ritual koji će vam pomoći da predvidite svoja negativna ponašanja, kao što je nesmotreno surfanje webom, trošenje novca ili jedenje slatkiša, i nagradite se nečim lijepim svaki put kada to možete izbjeći.

Ponavljajte 21 dan dok se nova navika ne zalijepi.

4. Koristite pravilo 90 minuta

Prije otprilike 50 godina, neuroznanstvenik Nathaniel Kleitman otkrio je da naše tijelo ide od vrha do vrha svakih 90 minuta tijekom dana. Ovaj fenomen je također poznat kao ultradijanski ritam. Jednostavno rečeno, možemo biti produktivni samo 90 minuta.

Što se događa nakon 90 minuta? Počinjemo tražiti dodatno gorivo u obliku kofeina, slatkiša ili vlastitih hormona stresa: adrenalina, norepinefrina i kortizola. U ovom trenutku gubimo fokus, prestajemo jasno razmišljati i vidjeti cijelu sliku.

Moje jučer je proteklo ovako: stigao sam do zračne luke i radio u kafiću 90 minuta prije ukrcaja (nije bilo Wi-Fija), pogledao film tijekom leta i vratio se na posao vlakom od Švicarske do Francuske. Kad sam došao kući, brzo sam provjerio inbox, večerao i radio još 90 minuta.

Kao rezultat toga, u samo 4,5 sata obavio sam većinu posla na koji bih prije potrošio 8-satni dan.

5. Prioritet do posljednjeg

Jedan izvršni direktor Pentagona sjajno je sažeo suštinu ovog savjeta:

Prvo napravim popis prioriteta: prvi, drugi, treći i tako dalje. I onda precrtam sve ispod trećeg.

Ovo je zlatno pravilo za svaki dnevni popis obaveza. Sve zadatke nakon trećeg premjestite na sljedeći dan.

Ne možete odrediti koji su zadaci važniji?

1. Razmotrite postoji li ovisnost između zadataka. Je li moguće poduzeti korak A bez koraka B? Ako ne, onda je zadatak B važniji. Odaberite one zadatke koji utječu na vaš budući uspjeh.
2. Koristite matricu odlučivanja.

Sve u gornjem desnom kutu treba biti označeno oznakom "Uradi to sada". Probleme s velikim utjecajem, koje je teško postići, potrebno je miješati s drugim, manje teškim. Zadaci s malim utjecajem koji se lako obavljaju vrijedni su delegiranja.

6. Dogovorite "zračni dan"

Za mene su superproduktivno mjesto rada zračne luke i avioni. Zapravo, češće volim povezivati letove nego direktne letove (oni su, između ostalog, jeftiniji za najmanje 100 dolara), a trudim se obaviti što više zadataka u danima kada sam na putu, a ne kad radim od kuće.

Sad da objasnim.

Imate strogo ograničeno vrijeme (prije polaska ili prije ukrcaja) i ograničen besplatni Wi-Fi. To znači da možete sprintati 90 minuta kako biste ostali produktivni.

Nemate čime odvratiti pozornost dok ste u zrakoplovu: telefon vam je isključen, a postoji samo čist, učinkovit posao koji treba obaviti u ograničenom vremenu. Često pokušavam rekreirati sličnu atmosferu kod kuće: isključim internet i radim svoj posao 90 minuta, a da me ništa drugo ne ometa.

Hajde da rezimiramo. Evo plana kako učiniti više i raditi manje:

1. Učinite prvi korak u svom poslu i dopustite da vam Zeigarnikov efekt pomogne da ga dovršite.
2. Koristite alate za upravljanje projektima kako biste bili jasni o tome što treba učiniti i ostanite usredotočeni.
3. Pratite svoje iritanse i pretvorite ih u pozitivne navike.
4. Koristite pravilo 90 minuta.
5. Odredite prioritete i radite na najvažnijim zadacima.
6. Uklonite sve što vam odvlači pažnju. Na primjer, priuštite si "aerodromski dan".