Kako spriječiti da vas slova preplave

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Postoje dvije kategorije ljudi. Neki imaju potpuni red u svemu: slova su poredana, ikone na radnoj površini su raspoređene. Drugi ne mogu bez straha otvoriti svoj poštanski sandučić, jer je cijeli val nepročitanih pisama kojih je svakim danom sve više. S njima se, međutim, lako nositi.

Jednostavno raščlanjivanje slova neće ispraviti situaciju ako poštanski sandučić izgleda kao prepun ormar, čija vrata otvarate zatvorenih očiju da ništa ne ispadne. Morate promijeniti pristup radu s poštom. Tada možete učinkovitije potrošiti vrijeme koje se obično troši na beskonačan niz novih poruka – na važnije zadatke.

Da biste se podigli, prvo si postavite dva pitanja:

1. Zašto primate puno e-mailova?
2. Što vas sprječava da ih brzo rastavite?

Na temelju svojih odgovora prijeđite na rješavanje problema i usput upotrijebite nekoliko korisnih savjeta.

Donijeti odluke

Blokada u vašem poštanskom sandučiću može ukazivati na problem s donošenjem odluka. Mnogi ljudi jednostavno nisu voljni preuzeti odgovornost. Pitanja na koja treba odgovoriti odgađaju za kasnije kako bi sve riješili u opuštenijoj atmosferi. Ili nađu druge izgovore za sebe, samo da sada ne pošalju odgovor.

Kako svaki mail ne bi započinjao isprikom što kasniš s odgovorom, što se pismo izgubilo među ostalima ili dospjelo u neželjenu poštu (a zapravo je ostalo tihi prijekor u inboxu, strpljivo čekajući trenutak kada ćeš otvoriti to opet), radite na sebi: donosite odluke.

Neka vam bude pravilo da otvorite pismo, odmah učinite ono što se od vas traži i odmah napišite odgovor. I ne klikajte na križić dok se mail ne pošalje.

Riješite se viška

Lako se možete spasiti od primanja nekih pisama:

1. Otkažite pretplatu na nepotrebne poruke e-pošte na koje dugo niste obraćali pozornost. Ovo je pitanje nekoliko sekundi i nekoliko klikova: nepročitana pisma s reklamnim materijalima više se neće nakupljati u poštanskom sandučiću.
2. Onemogućite obavijesti s društvenih mreža i raznih web servisa.
3. Preusmjerite pisma koja primate na osobnu poštu od klijenata u drugi poštanski sandučić, navodeći adresu na web stranici vaše tvrtke. Drugi izlaz je stvaranje zasebnog obrasca za povratne informacije.

Jednom riječju, učinite sve da pošta ne postane crna rupa koja neselektivno usisava sve: i potrebno i nepotrebno.

Prilagodite filtre

Ako trebate biltene kako biste saznali o najboljim materijalima iz omiljenih medija ili popustima u online trgovinama, možete ih ostaviti. Ali uklonite iz mape s pristiglom poštom uživo pomoću filtara. Poštanska usluga će, koristeći ih, sama slati pisma u potrebne mape.

Osnova za filtriranje može biti adresa pošiljatelja ili, na primjer, ključne riječi sadržane u tijelu poruke. Sve ovisi o vrsti slova koju želite ukloniti iz glavne mape pošte.

Pronađite drugog upravitelja zadataka

Poštanski sandučić ne bi trebao zamijeniti vašu klasičnu bilježnicu popisa obaveza ili vašu aplikaciju za raspored. Čim primite pismo, a zajedno s njim i novi slučaj, prenesite ga s pošte na svoju listu obaveza.

Diktirajte odgovore

Ako su vam odgovori teški zbog činjenice da vam se ne sviđa proces pisanja pisama, idite drugim putem. Pokušajte koristiti funkciju diktata: tehnika će sama zabilježiti ono što želite reći. A za najmanje konzervativne ljude na vašem popisu kontakata, čak možete odgovoriti uz pomoć videa priloženih pismu.

Otvaranje pošte prema rasporedu

Savjeti nisu relevantni za sve, jer često morate biti u kontaktu 24/7. Međutim, nekima bi ipak moglo biti korisno.

Odvojite vremenske okvire za slanje poštom tijekom dana. Zatim odgovori odjednom na sva slova koja su došla tijekom tvoje odsutnosti.

Ne pretvarajte poštu u bilježnicu

Telefonski brojevi, lozinke, adrese - sve to ne bi trebalo biti pohranjeno u utrobi poštanskog sandučića, već pri ruci: u bilježnici, na popisu kontakata na pametnom telefonu, na naljepnicama zalijepljenim na radnom mjestu. Prenesite potrebne informacije s pošte na mjesto gdje ćete ih lakše pronaći: još uvijek nije baš zgodno koristiti pretragu po slovima cijelo vrijeme.

Također, nemojte sebi slati pisma. Mnogi ljudi to čine tako što u poštu zapisuju informacije koje treba zapamtiti. Dodajte slike u privitke koje želite spremiti. Akumuliraju pisma u pošti s poveznicama na članke koje želite pročitati kasnije, kada dođe vrijeme.

Kao rezultat toga, takvih je slova toliko da gube svoje značenje. Nikada im se ne vraćaju, jer se kreću niz popis - i ubrzo bivaju zaboravljeni.

Koristite Tumblr ili Pinterest za pohranu prekrasnih fotografija i pisanje bilješki u posebnim aplikacijama.

Slijedeći ova pravila, moći ćete održavati red u svom poštanskom sandučiću i optimizirati vrijeme provedeno na radu s poštom.