Kako napraviti raspored za svaki dan i nikad ga ne kršiti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Vrijeme je nesumnjivo najvrjedniji resurs koji posjedujemo. Stoga su vještine upravljanja vremenom kritične. Ali nije dovoljno napraviti dobar raspored. Ovi savjeti će vam pomoći da ga sastavite tako da ne želite narušiti ustaljeni red.

Vaša dobrobit, produktivnost, dobro raspoloženje ovise o tome kako upravljate svojim vremenom. Koristite ove savjete i napravite raspored koji bi bio gotovo smrtni grijeh prekinuti.

1. Morate raditi bez prekida

Ako se uglavnom bavite intelektualnim radom (primjerice, dizajner ste, inženjeri, književnici, znanstveniki), morate se usredotočiti na zadatak koji imate i uhvatiti takozvani tok. Kako biste radili dobro i produktivno, ostavite u rasporedu jasne intervale tijekom kojih nećete biti ometani, ometani ili napuštati svoje radno mjesto. Koristite ove vremenske okvire samo za posao.

Optimalno vrijeme je lako izračunati prema pravilu koje je predložio Facebook menadžer David Gillis.

Vaš tjedni raspored trebao bi sadržavati najmanje šest praznina, najmanje tri i pol sata, odvojeno striktno za neprekidan rad.

Teško je, ali je potrebno težiti tome. Uglavnom, svaki dan do ručka morate raditi tri i pol sata. I nađite dan kada ćete raditi tri i pol sata bez prestanka i poslijepodne.

Pregledajte svoj raspored. Ima li u njemu mjesta za provedbu ovog pravila? Ako nema mjesta, imate problem. I to morate hitno riješiti.

Što se događa ako ne slijedite ovo pravilo?

• Nećete biti produktivni.
• Morat ćete završiti posao nakon radnog vremena, noću ili provesti vikende na njemu.

Očito nećete dugo izdržati u ovoj državi. Stoga pokušajte preurediti svoj raspored kako bi odgovarao pravilu. Da biste to učinili, možete:

• odgodite sastanke tako da vas ne odvlače od posla;
• pronaći dan tijekom kojeg neće biti sastanaka, sastanaka, sastanaka za planiranje;
• razgovarajte sa svojim menadžerom: sigurno je spreman optimizirati vaš dan kako biste radili učinkovitije.

Nakon što ste sastavili raspored koji striktno definira te vremenske blokove, tretirajte ga kao da je bakin nakit. Sveta krava. Zbirka boca vina.

Kako biste lakše slijedili novi raspored, objasnite si zašto vam je to potrebno. Postavite sebi cilj. Na primjer, recite: "Želim završiti projekt za tjedan dana."

Bit će vam lako i ugodno raditi. Pronađite udobno mjesto, isključite obavijesti na telefonu, popijte kavu. Uhvatite tok i uključite se u proces.

2. Pregledajte svoj raspored tjedno

Odlučite o svojim prioritetima

Vaš raspored bi trebao imati 30-minutni okvir za ponedjeljak. Iskoristite ovo vrijeme za reviziju kalendara za sljedeći tjedan. Odlučite koja tri glavna cilja trebate postići u sljedećih sedam dana. Koji su Vaši prioriteti?

Svakako provjerite sve termine za ovaj tjedan. Ne smiju prekidati blokove radnog vremena.

• Ako ste pozvani da sudjelujete u događaju o kojem ništa ne znate, pišite organizatoru i zatražite program događaja.
• Ako imate zakazan sastanak s osobom, ali ovaj put nemate o čemu razgovarati, otkažite ga.
• Ako imate zakazan sastanak ili prezentaciju, zakažite i vrijeme za pripremu.
• Ako sastanak nije zakazan, ali imate nekoliko važnih pitanja za osobu ili tim, zakažite sastanak, sastanak ili barem telefonski poziv.

Aktivno planiranje nije lako. Ali zauzvrat ćete dobiti ugodan osjećaj potpune kontrole nad svojim vremenom sedam dana.

3. Zapitajte se trebate li ovako biti na ovom sastanku

Sastanci, sastanci, prezentacije - sve to vam oduzima puno vremena. Obično su takvi događaji nezgodno zakazani i potpuno neučinkoviti. Zašto su uopće potrebni?

Zašto se pojavljujemo na njima?

• Ne želimo uznemiriti drugu osobu. Zakazao vam je termin, što znači da mora o nečemu razgovarati. Nerado pristajete doći na sastanak, žrtvujući svoje važne poslove.
• Osjećamo se uključenima u proces. Na primjer, ako se cijeli tim okupi kako bi razgovarali o projektu, osjećate da biste svakako trebali doći. Inače će vaši suradnici misliti da niste toliko posvećeni kao drugi.
• Želja da se zna. Ako se sastanak čini važnim (na primjer, netko iz uprave će mu biti nazočan ili se planira donijeti sudbonosna odluka), naravno da želite biti tamo.

Zapravo, vaša bi učinkovitost mogla biti veća da ostanete na radnom mjestu i ne odvojite se od procesa. Kako znati kojem sastanku trebate prisustvovati, a koji možete preskočiti? Koristite ovo pravilo.

Morate doći na sastanak ako:

a) uvjereni ste da će vaša prisutnost utjecati na ishod sastanka, b) povećat ćete svoju učinkovitost kroz ovaj sastanak.

Kako biste vidjeli hoće li vaša prisutnost utjecati na ishod sastanka, zapitajte se hoćete li razgovarati o svom poslu ili želite sjediti u tišini. Možda se u dvorani nađe netko tko će sigurnije i bolje izraziti vaše mišljenje.

Kako biste vidjeli hoćete li nakon ovog sastanka biti učinkovitiji, zapitajte se hoćete li naučiti nešto novo na ovom sastanku. Ako ne naučite ništa novo, ne namjeravate postavljati pitanja, ne govorite o svom radu i, stoga, ne očekujete konstruktivnu kritiku, tada se vjerojatno neće povećati vaša učinkovitost.

Ako ni u prvom ni u drugom slučaju ne možete sami sebi objasniti zašto trebate doći na ovaj sastanak, preskočite ga. Vaše vrijeme je ograničeno i svaku minutu trebate pametno iskoristiti.

4. Učinite svoje sastanke učinkovitima

Određeni sastanci i sastanci mogu biti učinkovitiji i produktivniji. Provjerite zadovoljava li vaš radni događaj ove kriterije i odgovorite na nekoliko pitanja.

• Postoji jasan dnevni red i svrha sastanka. Ako ne, zamolite organizatora da na kraju skupa najavi što točno treba postići.
• Jesu li na sastanku prisutni oni koji ne prisustvuju sastanku? Što je veći sastanak planiranja, to više košta svakog člana tima, od voditelja se traži više vještina i sposobnosti.
• Možete li veliki sastanak podijeliti na nekoliko manjih sastanaka? Tako će cijeli tim raditi tijekom sastanka, izraziti svoje mišljenje, razgovarati o obavljenom poslu.
• Odlazi li rasprava u stranu? Pratite vrijeme: Kada se promijeni tema razgovora, lako se omesti i zaboraviti koliko je minuta ostalo do kraja sastanka. Nemojte si dopustiti da tako nepromišljeno gubite svoje dragocjeno vrijeme. Podsjetite svoje kolege: "Ostalo nam je 10 minuta, a nismo se dotakli nekoliko pitanja."

5. Ostavite vremena za učenje i kreativnost

Ne moraju se hitno dovršiti svi važni zadaci. Ali svakako odredite vrijeme za ove aktivnosti.

Ovisno o tome koji si cilj postavite, ostavite prozor za učenje, kreativnost ili traženje inspiracije. Može biti vrlo mala - samo nekoliko sati. Ali za nekoliko godina reći ćete sebi hvala za ove sretne sate. Čak i tako malo ulaganje donosi dobit u budućnosti.

Na primjer, jako volim crtati i vjerujem da se ta vještina ne može izgubiti. Stoga u mom rasporedu postoje dva sata predviđena samo za crtanje. Slikam u nedjelju, što je dan s najmanje posla u mom rasporedu. Ovo je dovoljno da se zabavite i ne zaboravite kako držati četku u rukama.

6. Zapamtite: trebate učiniti sve što ste planirali

Bez obzira volite li to raditi ili ne.

Jako volim dupli cheeseburger, ali ga jedem puno rjeđe nego salate, žitarice i juhe. Jednostavno zato što jesti duple cheeseburgere cijelo vrijeme neće biti zdravo i snažno. Ponekad je vrlo teško natjerati se da jedete pravu hranu. Ali te slabosti treba prevladati, jer je to dobro za vaše zdravlje.

Isto vrijedi i za vaš raspored. Radi ono što voliš. Radite ono što volite ne toliko, nego ono što je dobro za vas, vašu karijeru, zdravlje, razvoj. Stavke u vašem rasporedu pojavile su se s razlogom: već smo odbacili sve nepotrebno, postoji samo ono što će vam pomoći da postanete bolji.

Sada se raspored ne može kršiti.