Metoda Inbox Zero najbolji je način rješavanja tisuća nepročitanih e-poruka

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Lako je držati svoju pristiglu poštu praznim. To će vam pomoći da budete produktivniji i da nikada ne propustite važne poruke.

Hrpa nepročitanih e-poruka koje stalno visi u vašem sandučiću uspaničiće svakoga. Ako imate mnogo poslovnih partnera i kolega s kojima komunicirate putem dopisivanja, samo trebate održavati svoj poštanski sandučić čistim i urednim.

Izvršni direktor JotForma Aytekin Tank zanimljiv je način organiziranja e-pošte pod nazivom Inbox Zero. Kao što ime sugerira, metoda je jednostavno držati svoju pristiglu poštu praznim.

Općenito, Tank nije izumio ništa novo. Inbox Zero davno je kreirao pisac i bloger Merlin Mann, i to je provjerena i dobro poznata metoda. Otprilike istu tehniku rada s dokumentima opisao je i David Allen u svojoj knjizi “Kako dovesti stvari u red”. Tank ga je upravo prilagodio za Gmail web sučelje.

Aytekin Tank poduzetnik, osnivač i izvršni direktor JotForma

Svaki dan primam i šaljem stotine e-mailova. Ali na kraju dana, moj poštanski sandučić je uvijek prazan. Nemam tajnicu koja bi vodila moju korespondenciju. Pridržavam se principa koji se zove Inbox Zero. Ovo nije teško.

Tank navodi prednosti metode Inbox Zero:

• Nećete propustiti važnu poruku ako je vaš inbox prazan.
• Svoje primatelje nećete natjerati da čekaju dugo, jer na njihova pisma možete odmah odgovoriti.
• Stotine i tisuće nepročitanih pisama neće se nakupiti u vašem poštanskom sandučiću.
• Uštedjet ćete više vremena na stvarno važnim zadacima i nećete provoditi sate petljajući s e-poštom.

Poznajem mnoge ljude koji pažljivo pohranjuju sva svoja pisma bez brisanja niti jednog. Kao rezultat toga, njihova pristigla pošta počinje izgledati kao Twitter feed. Nije ugodno. Stalno ćete se gubiti u e-mailovima.

Aytekin tenk

Recimo da koristite Gmail - iako se ova metoda može prilagoditi bilo kojem ISP-u (Hotmail, Yandex, Yahoo) ili klijentu e-pošte (Outlook, Thunderbird ili Sylpheed). Pogledajmo naslage nepročitanih poruka i počnimo.

1. Ispraznite svoj poštanski sandučić

Dakle, s metodom Inbox Zero morate djelovati odlučno. Otvorite "Inbox", odaberite sva slova koja su se tamo nakupila i arhivirajte ih odjednom. Nekima će se ovo činiti čistim ludilom, ali Tank preporučuje da učinite upravo to.

Morate početi s praznim poštanskim sandučićem. Ovaj vodič vam neće pomoći ako u pristigloj pošti imate desetke tisuća e-poruka. Zato arhivirajte sve i počnite s čistim listom.

Aytekin tenk

2. Obradite svoje e-poruke kronološkim redom

Da biste razvili ovu zdravu naviku, potrebna vam je određena disciplina. Dok obrađujete svoju e-poštu, počnite s najstarijom porukom i napredujte do najnovije. Tako ćete zadržati kronološki red i nećete se zbuniti.

Dvije su funkcije koje će vam pomoći u rukovanju e-poštom na Gmailu:

Uključite automatski prekidač. Da biste to učinili, otvorite "Postavke" → "Općenito", pronađite stavku "Automatsko prebacivanje" i aktivirajte je. Sada, kada odgovarate ili arhivirate e-poštu, Gmail vas neće vratiti u pristiglu poštu, već će prikazati sljedeću e-poštu. Na taj ćete način moći obraditi pisma jedno po jedno redoslijedom kojim su primljena, bez ikakvih ometanja.

Zatim omogućite gumb Pošalji i arhiviraj ako ga nemate. Otvorite "Postavke" → "Općenito" i potražite stavku "Prikaži gumb" Pošalji i arhiviraj "kao odgovor". Ovo će vam uštedjeti vrijeme. Uostalom, ako ste već odgovorili na pismo, nema smisla pohranjivati ga u inbox, zar ne? Kliknite na gumb za slanje i email će se automatski arhivirati.

I evo još jedne važne stvari:

Nemojte koristiti e-poštu kao chat. Nema ništa gore od stvaranja dugih lanaca odgovora iz stalno citiranih pisama. Ako trebate razgovarati, koristite messenger, Slack chat ili kontaktirajte telefonom. E-pošta nije prikladna za to.

Aytekin tenk

3. Odgovoreno - arhiva

Glavno pravilo metode Inbox Zero je da vaš inbox nije mjesto za pohranu vaše pošte. Sve poruke e-pošte u inboxu moraju se odmah obraditi. Pročitajte ih jednu po jednu i odgovorite i arhivirajte ako poruka zahtijeva odgovor ili jednostavno arhivirajte ako poruka ne zahtijeva odgovor.

Ako ne možete odmah odgovoriti na e-poruku, postoje dvije opcije:

• Spremite ga u svoju aplikaciju organizatora. To može biti Evernote, OneNote ili neka vrsta upravitelja zadataka. Odredite datum tako da će vas program podsjetiti da napišete svoj odgovor u pravo vrijeme.
• Ako možete odmah napisati odgovor, ali bi ga primatelj trebao dobiti nakon nekog vremena, upotrijebite značajku odgođene isporuke u Gmailu. Outlook, Thunderbird i drugi klijenti mogu učiniti isto.

4. Samo to učini

Sve je po zapovijedima velikog i moćnog Davida Allena. Ako e-poruka zahtijeva radnju koja će potrajati nekoliko minuta, učinite to sada. Nemojte kopirati pismo na popis obaveza. Ne ostavljajte u inboxu.

Ako trebate izvršiti uplatu, izvršite je sada. Ako trebate poslati povratnu informaciju kolegi, pošaljite je odmah. Ako slučaj traje par minuta, nema smisla odgađati ga.

Aytekin tenk

5. Koristite tipkovničke prečace

Tipkovnički prečaci značajno smanjuju vrijeme utrošeno na obradu e-pošte. S njima ne morate pomicati pokazivač miša naprijed-natrag. Tank preporučuje zapamtiti i koristiti tri prečace:

• Tipka E omogućuje vam brzo arhiviranje poruke. Pročitali smo, pritisnuli E, arhivirali. Jednostavno je.
• Tipka R koristi se za brzo pisanje odgovora. Ako trebate odgovoriti na slovo, pritisnite ga, unesite odgovor, pritisnite Enter.
• Tipka F prosljeđuje primljena pisma drugim primateljima.

Mislim da vam ne trebaju nikakve druge prečice. U Gmailu koristim samo tri tipkovnička prečaca. Za sve ostalo tu je miš. Ali ove prečace vam omogućuju brzo izvođenje triju najčešćih radnji e-pošte, tako da vam mogu uštedjeti puno vremena.

Aytekin tenk

6. Postavite filtere

Filtri za e-poštu nevjerojatno su zgodan alat koji obavlja puno posla umjesto vas. Trebate ih samo jednom konfigurirati i uštedjet će vam puno vremena.

Ako u svojoj pristigloj pošti redovito pronalazite nevažna pisma (obavijesti o internetskim uslugama, automatska slanja pošte i tako dalje), onda se ili otkažite od njih ili postavite filtre tako da se takva pisma automatski arhiviraju.

7. Inbox je prazan - zatvorite poštu

Kada se pokušavate usredotočiti na svoj posao, ne biste trebali biti stalno ometani e-poštom. Zato se držimo pravila: kada je vaša pristigla pošta prazna, zatvorite karticu Gmail ili klijent e-pošte i zaboravite na poštu sljedećih nekoliko sati. Samo se zauzeti.

Isključite sve obavijesti o dolaznoj e-pošti. Vrlo su ometajući.

Nakon nekoliko sati možete ponovno otvoriti svoju poštu, obraditi poruke koje su se tamo nakupile, a zatim se vratiti na posao. Cilj metode Inbox Zero je prisiliti se da vas ne ometaju dolazne e-poruke. Morate upravljati svojim poštanskim sandučićem, a ne vama.

Aytekin tenk

Ako ste isprobali Inbox Zero tehniku i spremni ste reći što ste dobili, ili želite predložiti bolju metodu, pišite u komentarima.