Tajne produktivnosti od kreatora popularne usluge upravljanja zadacima Todoist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Autor Todoista Amir Salihefendić razvio je vlastiti sustav produktivnosti koji mu već 9 godina pomaže da postigne svoje ciljeve bez stresa. Danas će Amir govoriti o svom sustavu i njegovoj integraciji s Todoistom.

Većina ljudi ne želi pojednostaviti svoj radni tijek, puštaju stvari da idu same od sebe i nadaju se najboljem. Ali ako imate sustav, možete manevrirati između mnogih zadataka, odrediti prioritete i ne osjećati se preopterećenim.

Svoj sam sustav produktivnosti nazvao Systemist. Izmislio sam ga – i na njemu se temelji Todoist – 2007. godine. U to vrijeme živio sam u hostelu u Aarhusu (Danska) i studirao informatiku. Imala sam dva honorarna posla i mnogo osobnih projekata. Osjećala sam se preplavljeno i neorganizirano. Sve se to promijenilo kada je sistemistička ideja pala na pamet.

Što mi je ovaj sustav pomogao postići?

1. Osnovati Doist Ltd. i razviti proizvod koji ljudima omogućuje postizanje nevjerojatnih rezultata.
2. Uspješno kombinirati dužnosti osnivača i izvršnog direktora. Imam vremena za sve i ne osjećam se preopterećeno. Tvrtka zapošljava 50 ljudi, a rijetko tko od njih me vidio iscrpljenog.
3. Svaki dan identificirajte prioritetne aspekte tijeka rada i uvijek se sjetite važnih e-poruka, sastanaka i projekata.
4. Uživajte u životu izvan posla: druženju sa suprugom, putovanjima, samoobrazovanju i sportu, zdravstvu.

Ravnoteža između posla i osobnog života ključ je osobne učinkovitosti.

Systemist najbolje funkcionira u suradnji s Todoistom. Ali možete koristiti bilo koje druge programe i usluge za upravljanje zadacima. Osnovna načela sustava mnogo su važnija od specifičnih alata.

6 Sistemistička načela

1. Nanesite svugdje

Sustav je sustav, koristiti ga svugdje i posvuda. Morate imati pristup planeru s bilo kojeg uređaja, bilo gdje.

Naporno smo radili kako bismo Todoist učinili dostupnim diljem svijeta. Preporučam da ga (ili neku drugu sličnu aplikaciju) odmah instalirate na sve uređaje i platforme koje imate: telefon, tablet, prijenosno računalo, preglednike i tako dalje.

2. Primijeniti u svemu

Sustav funkcionira ako pokriva sve aspekte osobnog i profesionalnog života. Ovo će vam dati slobodu. Kontrolirati ćete sve važno i više nećete zaboraviti na stvari poput susreta s klijentom ili kupnje poklona voljenoj osobi.

Gotovo sve moje aktivnosti su pojednostavljene. Konkretno, sistematizirao sam:

1. Nadolazeći događaji (sastanci unutar i izvan tvrtke).
2. Složeni projekti, podijeljeni u mnogo malih faza.
3. Zadaci koji se ponavljaju za kontrolu dugoročnih projekata.
4. E-mail (ako ne mogu odmah odgovoriti na pismo, uz pomoć ga prevodim u zadatak).
5. Izvješća o greškama, ako je njihovo popravljanje vezano uz mene.
6. Popis izdanja (dijeli se s kolegama).
7. Popis za kupovinu (podijeljen s mojom suprugom).
8. Web stranice na kojima ne mogu odmah poduzeti radnju. Na primjer, stranica proizvoda s Amazon.com (još nisam odlučila kupiti ili ne), stranica filma na IMDb-u koju želim pogledati ili članak koji želim pročitati kasnije. Za sve ovo koristim.
9. Zdravstveni zadaci (tjedni treninzi u teretani i jogging).

3. Rastavite velike zadatke na izvedive male

Lakše je izvršiti mali zadatak. Stoga uvijek rastavite velike projekte na male podzadatke koji se mogu završiti za sat (ili manje). Prvo, pomoći će vam da shvatite koliko vam je vremena potrebno za ovo ili ono. A drugo, vidjet ćete napredak.

Važno je da je zadatak izvediv. Morate biti sposobni implementirati ono što ste stavili na svoj popis obaveza.

4. Odredite prioritete

Svaki dan radim 15 do 25 zadataka. Oni su trenutno najvažniji.

Lako je odrediti prioritete u Todoistu. Ja radim ovako:

1. Obavezno odredite rok do kojeg predmet mora biti dovršen. Postavljam važne zadatke za danas ili sutra, ispisujem nevažne za budućnost.
2. Naznačavam razine prioriteta. U Todoistu ih je četiri. Usluga automatski razvrstava zadatke prema važnosti.
3. Kako bih dodatno naglasio važnost zadatka, koristim oznake poput @high_impact. Uz njih je zgodno pratiti koliko se važnih zadataka obavi u danu.

5. Svaki dan ispraznite popis obaveza

Prije nego što sam počeo koristiti pravilo 0 pristigle pošte, moja e-pošta bila je kaotična. Osjećao sam se užasno svaki put kad sam morao očistiti ruševine.

Za upravljanje zadacima koristim slično pravilo - "0 zadataka na popisu zadataka".

Ako niste imali vremena obaviti sve što ste planirali za taj dan, nemojte odgađati preostale zadatke za sljedeći dan. Umjesto toga, poništite popis obaveza i izradite novi plan. To će vam omogućiti da pregledate stanje, shvatite gdje se nalazite i ponovno odredite prioritete.

6. Uvijek dobivajte povratne informacije

Većina sustava upravljanja vremenom fokusira se na ono što treba učiniti, a ne na ono što je već učinjeno. Ali koji je smisao ako ne vidite svoj napredak i ne razumijete koliko ste produktivni?

Stoga smo stvorili. Omogućuje vam praćenje, vizualizaciju i poboljšanje osobnih performansi.

Todoist Karma je poput mini-igre: izvršavate zadatke, osvajate bodove i vidite kako karte boja rastu. Vrlo je uzbudljivo, posebno za početnike u upravljanju vremenom. Da bi bilo još zanimljivije, možete postaviti ne samo dnevne, već i tjedne ciljeve, kao i podijeliti rezultate na društvenim mrežama, povećavajući time razinu odgovornosti.

Dodatni savjeti

Rad s e-mailom

1. Provjerite svoju e-poštu dva puta dnevno. Na primjer, ujutro i poslijepodne.
2. Ciljajte na prazan inbox.
3. Ako je moguće, odmah odgovorite na pismo. Ako ne, prevedite ga u zadatak, svakako navedite rok i prioritet.
4. Isključite obavijesti na svim uređajima. To će vam pomoći da izbjegnete ometanja.

Rad s glasnicima

Glasnici su ubojice produktivnosti, trzavi su i ometaju. Istraživanja pokazuju da prosječni uredski radnik u prosjeku provede više od dva sata dnevno na smetnje i pauze. To znači da se radni tjedan povećava za više od 10 sati, jer se obim posla ne smanjuje.

1. Kombinirajte korespondenciju u glasnicima s surfanjem internetom. Kada samo trebate raditi (napisati izvješće, nacrtati izgled i tako dalje), zatvorite aplikacije za razgovor.
2. Obradite poruke u serijama: otvorite messenger, pročitajte sve, odgovorite svima i ponovno ga zatvorite.
3. Onemogućite messenger obavijesti na svom mobilnom telefonu.

Prema Salihefendikovim riječima, ovaj mu sustav pomaže da bude usredotočen, razuman i zdrav.

Napišite u komentarima što mislite o Systemistu, a također podijelite svoje tajne produktivnosti.