Kako pobjeći od „rutine“i konačno se uhvatiti u koštac sa strateškim zadacima

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

"Tko ako ne ja?" - tipična misao koja vas uvlači u rutinu. Prava priprema pomoći će vam da nađete vremena za zaista važne stvari.

Organizacijski menadžment tekućih događaja, odnosno operativni menadžment, nužan je dio projektnog rada. To uključuje, na primjer, svakodnevnu interakciju s podređenima ili trenutni odgovor na sve dolazne zadatke. Ali to donosi stvarnu korist samo ako se rad gradi na temelju dobro osmišljene i odobrene strategije, što bi trebao činiti vlasnik poduzeća. Inače, to je beskrajan, kaotičan proces koji troši sve resurse.

U svakom udžbeniku o poslovima upravljanja piše kako pravilno organizirati rad: projektirati, implementirati, a zatim delegirati sustav operativnog upravljanja tvrtkom na najviši menadžment. Ali u praksi se sve ispostavi da je puno kompliciranije. Prije uvođenja novog sustava upravljanja važno je stvoriti potrebne uvjete.

Vlak osoblja

Kako bi se maknuli od „rutine“, zadaci se moraju delegirati. I to učiniti tako da vas ne bi stalno ometala kontrola.

Da bi tvrtka procvjetala, a vlasnik da bi se mogao baviti strateškim zadacima, tim mora imati proaktivne vođe i savjesne izvođače.

Postoji mnogo sustava tipologije zaposlenika, ali svi se, na ovaj ili onaj način, svode na to da u tvrtki trebaju raditi motivirani i zainteresirani ljudi. Stoga je u ovoj fazi vrlo važno provesti kvalitetnu procjenu osoblja. Najbolji načini rješavanja ovog problema su načini u kojima je glavni kriterij učinak, a ne kompetencija. Na primjer, možete koristiti metodu "360 stupnjeva" - ovo je procjena zaposlenika od strane njegovih kolega, podređenih, menadžmenta, klijenata i njega samog.

Što učiniti s onima koji su se pokazali kao neučinkoviti zaposlenici? Za početak ćemo ih pokušati “popraviti”, odnosno motivirati. Ovdje trebate identificirati one koji su inspirirani postignućima: radit će zabavnije ako im se obeća nagrada. Ali one koji su motivirani kaznom, i one koji uopće ne reagiraju na stimulaciju (ovo je još gore), treba ih se riješiti. Važno je ovaj proces učiniti korak po korak, a ne očitim timu. U suprotnom, imate sve šanse da uništite tvrtku.

Ostalima morate jasno prenijeti ideju što očekujete od njih, odnosno za što dajete svoju plaću. Zaposlenik mora razumjeti da njegovi postupci donose takvu dobit tvrtki, zbog čega prima takvu plaću i takav bonus. Drugim riječima, implementirati transparentan sustav materijalne motivacije na temelju pokazatelja uspješnosti – KPI (Key Performance Indicator).

Pozabavite se financijama

Dakle, ekipa je bila sređena. Prijeđimo na najgoruću temu za svakog poslovnog čovjeka – financije poduzeća.

Ponekad, posebno tijekom brzog rasta, vlasnik i top menadžment zaborave na ono najvažnije - ekonomičnost projekta. Da biste jasno razumjeli kako novac dolazi i odlazi, morate provesti niz postupaka.

• Izračunajte jediničnu ekonomičnost projekta - profitabilnost ili gubitak jedne jedinice robe ili usluge po klijentu. To će vam omogućiti da shvatite koje proizvode treba ojačati, a od kojih se uopće treba napustiti, kako bi poslovanje u cjelini ostalo profitabilno.
• Identificirajte i promovirajte najmarginalniji proizvod. Vodite se načelom: ojačati jake kako biste razvili slabe. Ako nema profita, jednostavno nećete imati resurse za nove smjerove.
• Provjerite je li platni spisak (platni spisak) primjeren. Iznenadit ćete se, ali uz ispravan izračun ekonomike projekta može se pokazati da će vam biti dovoljna „dva i pol bagera“. Ponekad je, umjesto zadržavanja tri zaposlenika, bolje (uz doplatu) rasporediti dodatni dio poslova između dvoje zaposlenika - to će značajno uštedjeti platni spisak.

Sve se to mora učiniti kako bi se pripremilo okruženje za prijenos izgrađenih procesa na najviši menadžment tvrtke.

Standardizirati procese

Prijeđimo na taktičke radnje. Jeste li se ikada zapitali zašto su zaposlenici u restoranima brze hrane tako brzi? Zato što imaju jasno definirane procese: znaju kojim redoslijedom stavljati hamburgere, kako se kretati po kuhinji da ne bi povrijedili kolegu, koliko grama umaka dodati pojedinom jelu. Isto bi trebalo učiniti s bilo kojim procesom u vašoj tvrtki.

Možete početi s istim osobljem: napišite opise poslova. Samo nemojte preuzimati s interneta, već napišite što bi točno trebao raditi određeni zaposlenik u vašoj tvrtki. Također izračunajte KPI sustav - već smo govorili o potrebi korištenja ove tehnike. Bolje je ako je odobreno za sve zaposlenike.

U prodaji svakako implementirajte CRM (Customer Relationship Management) sustav kako ne biste propustili niti jednog klijenta i kako ne biste radili zaobilazeći standarde i kontrolne liste.

Potrebno je regulirati sve procese: od najjednostavnijih zadataka do složenih upravljačkih odluka. Naravno, ponekad se pravila mogu prekršiti, ali zahvaljujući jasnom koordinatnom sustavu, ne možete brinuti o tome što se događa na ovoj ili onoj razini tvrtke.

Provesti automatizaciju

Tijekom procesa standardizacije identificirat ćete one zone koje se mogu i trebaju automatizirati, odnosno eliminirati potrebu ponavljanja iste vrste radnji. Na primjer, nakon primitka dolaznog zahtjeva, upravitelj unosi podatke o klijentima u CRM sustav, zatim kopira podatke za stručnjaka za korisničku podršku u Excel, a za marketing prenosi podatke u Google tablice. Sve ove manipulacije mogu se izbjeći i time značajno povećati učinkovitost zaposlenika i proizvodnog procesa u cjelini.

Iznenadit ćete se koliko vremena i truda možete uštedjeti ako ne iskoristite rad menadžera za standardne izračune, već jednom potrošite na pametno operativno rješenje. Takvi sustavi sada postoje za CRM u prodaji, i za računovodstvene poslove, pa čak i za zapošljavanje.

Automatizirajte što god možete. Tako ćete izbjeći beskrajne pogreške zbog ljudskog faktora, optimizirati procese i, eventualno, uštedjeti na plaćama.

Uspostavite operativno upravljanje

Dakle, okruženi ste motiviranim zaposlenicima koji znaju što trebaju učiniti kako bi postigli pristojan rezultat. Imate jasan financijski model, i imate ideju kamo se kretati kako biste stalno povećavali profit. Procesi unutar tvrtke su standardizirani i automatizirani.

Sada morate delegirati operativnu kontrolu. Važno: nemojte vezivati procese s jednom osobom kako se ne biste doveli u poziciju da vaše poslovanje u potpunosti ovisi o angažiranom menadžeru. Uklonivši sa sebe operativno upravljanje, nemojte stvarati drugi stup, već pokušajte podijeliti zadatke u nekoliko različitih područja: na primjer, povjerite sva novčana pitanja financijskom odjelu, a rad s klijentima - službi za usluge.

Sada se možete mirno baviti strateškim upravljanjem. No svakako barem jednom u kvartalu provjerite podudara li se taktički dio upravljanja projektom sa strategijom koju provodite. Uostalom, razumna kontrola ključ je stabilnog i dugoročnog rada tvrtke.