Kako planirati stvari koristeći ALPEN metodu i pratiti sve

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Upravljanje vremenom s njemačkom preciznošću.

Što je ALPEN metoda

Ovo je još jedan način planiranja stvari tako da zajamčeno imate vremena za sve, a da pritom ne poludite od opterećenja. Izumio ga je njemački profesor ekonomije i stručnjak za upravljanje vremenom Lothar Seivert.

Autor metode podijelio ju je u pet komponenti. Prva slova u nazivima stepenica na kraju su nastala u njemačku riječ ALPEN (na ruskom "Alpe"):

A - izrada popisa zadataka (Aufgaben);

L - procjenu potrebnog vremena (L änge schätzen);

P - planiranje vremena međuspremnika (Pufferzeiten einplanen);

E - određivanje prioriteta zadataka (Entscheidungen treffen);

N - sumiranje (Nachkontrolle).

Bit metode je razumjeti za koje zadaće zaista vrijedi odvojiti vrijeme, a koji se mogu ostaviti za kasnije. Osim toga, budite realni u pogledu vremena koje ćete morati potrošiti i zapamtite da je rad bez prekida put do izgaranja.

U biti, metoda ALPEN je kombinacija blokovnog planiranja s Eisenhowerovom matricom iz klasičnog upravljanja vremenom.

Kako planirati slučajeve pomoću ALPEN metode

Napravi popis

Zapišite sve – sve što biste željeli raditi danas. Samo to zapišite: u papirnatu bilježnicu, bilježnicu ili planer na svom telefonu.

Iskušenje da se napravi mentalni popis je, naravno, veliko, ali resursi ljudske "radne" memorije nisu neograničeni. Prema nekim izvješćima, može istovremeno pohraniti do četiri zadatka ili objekta.

Ne gubite vrijeme prvo dajući prioritet stvarima – samo zapišite što vam padne na pamet. Popis će sigurno ispasti zastrašujuće impresivan. U redu je, tako bi trebalo biti.

Procijenite koliko je potrebno

Svatko tko je barem jednom pokušao isplanirati stvari gotovo je sigurno stao na omiljenu grabu novajlija u upravljanju vremenom: napravio je popis od 15 zadataka, ali na kraju nije odradio ni pola, jer su, ispostavilo se, fizički ne uklapaju se u radni dan. Kao rezultat toga, uznemirio sam se i napustio sve te novonastale tehnike upravljanja vremenom.

Kako biste spriječili da se to dogodi, morate razumjeti vremenske troškove. Razmislite koliko će minuta ili sati trajati svaki zadatak na vašem popisu. Budite što realniji. Nadogradite se na prošlom iskustvu i nemojte zaboraviti svoje osobine osobnosti ako se, primjerice, brzo umorite ili odugovlačite. Morate imati na umu da su sve ove stvari za vas, a ne za imaginarnog nadčovjeka.

Kada završite s izračunom, zapišite procijenjeno vrijeme pored svake stavke.

Planirajte svoje vrijeme međuspremnika

Još jedna uobičajena pogreška je planiranje stvari jednu po jednu. Takva strategija, prvo, ne uzima u obzir da osoba treba pauze, a drugo, dovodi do činjenice da svi planovi riskiraju kolaps zbog jednog malog kašnjenja ili više sile.

Sastanak je trajao nešto duže od predviđenog vremena, izvođač je nešto kasnije dao narudžbu, neki od kolega su kasnili, zapeli ste u prometnoj gužvi, dijete se dugo oblačilo u vrtiću – i to je sve, sljedeće stvari moraju se odgoditi, ili čak otkazati i ponovno nacrtati cijeli dan. To je obično jako ljutito i frustrirajuće.

Stoga je nakon svakog zadatka važno u plan uključiti i takozvano vrijeme međuspremnika, odnosno ono koje ničim ne zauzimate.

Ako nešto pođe po zlu, ova prazna mjesta pomoći će vam da se nosite s ostatkom posla. A ako se ne dogodi viša sila, iskoristite vrijeme pufera da napravite pauzu: popijete kavu, prošetate, pročitate knjigu ili jednostavno sjedite u tišini. Konačno, ovo vrijeme možete posvetiti dodatnim zadacima ili osobnim projektima.

Morate sami odrediti veličinu blokova međuspremnika. U idealnom slučaju, prema ALPEN metodi, oni bi trebali činiti do 40% radnog vremena.

Odredite prioritete zadataka

U ovoj fazi obično postaje jasno da je, s obzirom na potrebno vrijeme i blokove međuspremnika, popis obaveza koji je osoba prvi sastavio fizički nemoguće prevladati u jednom danu. Stoga morate odrediti prioritete i odabrati koje ćete zadatke zadržati, a koje otkazati ili ponovno zakazati.

Za to je prikladan klasični alat - Eisenhowerova matrica. Prema njemu, svi zadaci s popisa uvjetno su podijeljeni u četiri kategorije:

1. Važno i hitno. Najprije ih treba riješiti.
2. Važno, ali nije hitno. Za njih možete odvojiti neko vrijeme nakon što se pozabavite prvom grupom.
3. Hitno, ali nevažno … Bolje ih je delegirati ili napraviti na trećem mjestu nakon važnih, kako im se ne bi posvetili cijeli dan i ne bi upali u zamku hitnosti.
4. Nije hitno i nevažno … To bi trebalo izbrisati, proslijediti nekome ili staviti u zadnji plan.

Tako će se vaš popis značajno smanjiti i postat će puno bliži stvarnosti.

Rezimirati

Na kraju dana otvorite svoj dnevni planer i postavite si nekoliko pitanja:

• Što ste uspjeli, a što ne?
• Jeste li imali dovoljno vremena za sve planirane zadatke?
• Jesam li ispravno procijenio potrebno vrijeme ili sljedeći put trebam uložiti više?
• Je li u mom planu bilo dovoljno vremena za međuspremnike da nadoknadim višu silu i imam vremena za odmor?
• Imam li vremena baviti se važnim i hitnim stvarima kako ne bih poremetio rokove, a da pritom ne zaglibim u rutinu?
• Što možete učiniti da mi sljedeći put plan bude ugodniji?

Kad na njih odgovorite, zadatke koje niste riješili premjestite na sljedeći dan. I napravite novi plan s "ispravljanjem pogrešaka" na umu.