Sadržaj:

Kako planirati svoje vrijeme u Notionu koristeći GTD
Kako planirati svoje vrijeme u Notionu koristeći GTD
Anonim

Sakupite sve svoje poslove na jednom praktičnom stolu za jednostavnu kontrolu.

Kako planirati svoje vrijeme u Notionu koristeći GTD
Kako planirati svoje vrijeme u Notionu koristeći GTD

Što je GTD

Life hacker je više puta objavljivao članke o GTD – Getting Things Done tehnici. Izmislio ju je i detaljno opisao u svojoj knjizi poslovni trener David Allen. Ukratko, osnovna pravila ovog sustava mogu se opisati na sljedeći način:

  1. Snimite sve informacije … Zapišite sve ideje, zadatke i djela. Ako postoji nešto što trenutno ne možete učiniti, označite se ne oslanjajući se na pamćenje. Sve što snimite pohranjuje se u takozvani Inbox.
  2. Održavajte red. Kako se mapa s "Dolaznim zadacima" puni, trebate organizirati njezin sadržaj, razvrstati zadatke u kategorije te kreirati objašnjenja i bilješke kako ništa ne biste zaboravili.
  3. Odredite prioritete … Svaki zadatak treba imati rok i stupanj važnosti kako biste znali što prvo učiniti, a što čekati.
  4. Držite sve pri ruci … U GTD-u nema mjesta za princip "napiši kasnije". Vaši popisi obveza i bilješke uvijek bi vam trebali biti na vidiku: na računalu, pametnom telefonu, tabletu i drugim uređajima. Na ovaj način, ako vam padne na pamet zanimljiva ideja ili vam padne na pamet neki nezabilježeni slučaj, možete to odmah zapisati. Kada se približi rok za zadatak, dobit ćete podsjetnik, slavu sveprisutnim obavijestima.

Više o GDT-u možete pročitati u našem vodiču.

Tehnika je dobra zbog svoje svestranosti. Njegov tvorac, David Allen, pomalo je staromodan: pod "Inbox" misli na pravi papirnati folder. Čak je ispisivao e-mailove i stavljao ih u komplete datoteka.

Ali s istim uspjehom GTD se može primijeniti na računalne datoteke i mape, koristeći ovaj sustav u kombinaciji s nekom uslugom. Na primjer, ovu tehniku možete koristiti za razvrstavanje Gmail e-pošte, pisanje zadataka u "" ili za preuzimanje potpune kontrole nad svojim životom. Konačno, mnogi upravitelji zadataka poput istog Wunderlist-a izoštreni su pod GTD filozofijom.

I naravno, možete koristiti tehniku u tako prekrasnom i svestranom programu kao što je Notion.

To je hibrid Google Docs, Evernote, Trello i desetak drugih aplikacija. Pojam može učiniti gotovo sve što vam je potrebno za rad. Bilješke, proračunske tablice, baze znanja, popisi obveza, kanban ploče, dokumenti - program ima sve. Greh je ne iskoristiti ga za organiziranje poslova u GTD stilu.

A Maria Aldrey, poslovna savjetnica koja pomaže poslovnim vođama organizirati svoj rad, stvorila je vlastiti sustav temeljen na GTD-u za Notion. Ona je podijelila ove događaje na svom blogu.

Kako koristiti GTD u Notionu

Nisam baš dobro organizirana. Dakle, kada sam saznao za GTD Davida Allena, moj se život doslovno promijenio. Sada je ovo za mene neka vrsta religije. Postupno sam izgradio vlastiti sustav, koji mi omogućuje da pratim sve, radeći svojim uobičajenim tempom.

Koristim praksu koju zovem Tjedno planiranje. Svake nedjelje (ili ponedjeljka) odvojim sat vremena za planiranje tjedna unaprijed. Ova navika mi pomaže riješiti složene probleme tako što ih razlažem na manje i lakše upravljati. Tako radim više, manje se zamaram i lakše se fokusiram na posao.

Za mene je Notion poput igre. Potrebno je vrijeme za postavljanje sustava. Ali kada je spremna, izvršavanje zadataka postaje zabavno, jednostavno i brzo.

Planiranje tjedna u Notionu
Planiranje tjedna u Notionu

Svaki tjedan kliknem na gumb u Notionu i ispred mene se pojavi prazna proračunska tablica. Ovdje je jedan prazan, koji možete podići i koristiti.

Evo korak-po-korak procesa koji koristim za planiranje svojih zadataka s Notionom.

1. Prikupite svoje ideje

Odvojite 10 minuta da nabrojite i zapišite sve svoje ideje u ovoj kolumni. Oni će se pretvoriti u zadatke koje morate dovršiti u nadolazećem tjednu.

  1. Navedite sve svoje projekte koji još nisu dovršeni.
  2. Provjerite svoje zadatke za prethodna tri mjeseca kako biste pronašli neriješene.
  3. Pogledajte svoj kalendar: možda je i tamo nešto planirano.
  4. Provjerite svoju papirnatu bilježnicu, ako je dostupna. Možda postoje i neke ideje koje je potrebno prenijeti u Pojam.
  5. Razmislite postoje li još neki zadaci koje trebate obaviti ili ljudi s kojima ćete raditi.

Skupite sve ove ideje zajedno i navedite ih u prvom stupcu. Ovo je tvoj plan za sljedećih sedam dana.

2. Dodijelite odgovarajuće radnje

Ideja nije loša, ali bez aktivnog djelovanja, ostat će ideja. Zapitajte se: "Što trebam učiniti da pomaknem ovaj zadatak do kraja?"

Na primjer:

  • Nastavite puniti stranicu sadržajem → Napišite nacrt odjeljka "O meni".
  • Izradite kalendar objavljivanja sadržaja → Nacrtajte memorijsku kartu za objave i dodijelite datume.
  • Napravite video za blog → Napišite video skriptu.
  • Upoznajte Chrisa → Pošaljite mu e-poruku s datumom i mjestom sastanka.

Zapamtite, ako je za dovršetak zadatka potrebno više od jedne radnje, prvo morate odlučiti što ćete učiniti.

3. Postavite hitnost

Zatim morate definirati hitnost svakog zadatka. To je potrebno kako bi se usredotočili na stvarno važne stvari, a ne samo radili hrpu posla.

Kako bih razumio koje stvari prvo trebam učiniti, svoje ideje razvrstavam u četiri kategorije:

  • Važni zadaci - stvari koje nas približavaju ostvarenju ciljeva.
  • Hitni zadaci - radnje koje zahtijevaju hitnu pozornost.
  • Ne bi škodilo - ova kategorija uključuje stvari koje možda nisu hitne i važne, ali bi vam njihova provedba olakšala život sljedećih sedam dana.
  • Može čekati - to su zadaci koji se mogu odgoditi za još koji tjedan.

4. Odredite razinu koncentracije

Nažalost, svi imamo ograničenu količinu pažnje, vremena i energije. Svaki zadatak troši određeni postotak tih važnih resursa. Stoga procijenite planirani zadatak i dodijelite mu odgovarajući broj u četvrtom stupcu.

Na primjer, pisanje nacrta za post na blogu oduzelo mi je oko 20% pažnje. A slovo za Chrisa ima tri retka - samo 2%.

5. Dodijelite prioritet

Ovaj potvrdni okvir označava zadatke koji imaju oznake "Važno" i "Hitno". Odnosno, treba ih napraviti, bez obzira na sve. Ovo je vaš popis prioriteta.

Kada završite s odabirom ovih zadataka, zbrojite postotke iz prethodnog stupca da vidite koliko sredstava ćete potrošiti na njih. Ako je ispalo više od 90%, onda ste precijenili svoju snagu i zagrizli više nego što možete prožvakati. Premjestite dio za sljedeći tjedan, inače ćete biti prezaposleni i nećete imati vremena ni za što.

Planiranje tjedna (prioriteti)
Planiranje tjedna (prioriteti)

Usput, koristan savjet: Notion vam omogućuje filtriranje sadržaja redaka tablice - ovako možete odabrati prioritetne zadatke.

6. Rasporedite zadatak

Kvačica u sljedećem stupcu pokazuje je li zadatak zakazan u vašem kalendaru. Odlučite kada ćete ga pokrenuti i kreirajte odgovarajući događaj.

Usput, ako ne koristite Google kalendar ili nešto slično, nabavite si Notion. Tamo možete dodati zadatke zakazane za tjedan.

7. Delegirajte zadatak

Da, imate isti broj sati dnevno kao i Beyoncé, ali ona ima ogroman tim asistenata koji rade prljave poslove umjesto nje, tako da radi više. Međutim, ako i vi imate nekoga na čija ramena možete prebaciti neke od zadataka, učinite to i označite delegirani zadatak u odgovarajućem stupcu.

8. Završi zadatak

Pa, sve je jednostavno. Kada završite svoj projekt ili završite zadatak, označite okvir u zadnjem stupcu.

Bonus

Evo nekoliko koraka koji će vam pomoći da se još bolje organizirate:

  1. Pregledajte svoju potrošnju tijekom prošlog tjedna i planirajte svoj proračun za sljedeći.
  2. Razmislite o svom jelovniku za tjedan, dodajte proizvode na popis za kupovinu.
  3. Obradite svoju pristiglu poštu za posljednjih sedam dana na vrijeme i razvrstajte sve što se tamo nakupilo.
  4. Planirajte barem jedan dan u tjednu za vježbanje.

Zapamtite da je GTD prilično fleksibilan i da se može prilagoditi vašim potrebama. Slobodno prilagodite predloške Notion. Primjerice, rubrika Marijina pozornost mi se čini suvišnom. Meni je dovoljna napomena je li zadatak hitan ili ne. Možete jednostavno izbrisati njegove stupce i dodati svoje. Stoga sam stvorio stupac pod nazivom "Posao", "Kuća", "Kreativnost" i druge za razvrstavanje zadataka u kategorije. Možete to učiniti na svoj način.

Preporučeni: