Kako učinkovito koristiti Gmail: 25 savjeta

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-01-13 01:47

Čak i ako svakodnevno radite s Google Mailom, velika je vjerojatnost da ne znate sve njegove mogućnosti. Evo 25 savjeta za učinkovito korištenje Gmaila koji će olakšati mnoge zadatke i uštedjeti vam vrijeme.

1. Odakle početi

Promijenite pozadinu

Umjesto da vidite uobičajenu bijelu pozadinu Gmaila, začinite svoju pristiglu poštu nečim blještavim. Samo odaberite odjeljak "Teme" u postavkama u gornjem desnom kutu da biste postavili novu pozadinu među predloženim opcijama ili prenijeli vlastitu sliku.

Alternativno, možete eksperimentirati s postavkama sučelja. U "Spacious" načinu rada imat ćete puno slobodnog prostora, a "Compact" je dobar kada trebate stati što više poruka na ekran.

Dodajte prijatelje (i poruke)

Za dodavanje vaših kontakata i starih poruka u sustav (nije važno koristite li Gmail prvi put ili kreirate dodatni račun), idite na "Postavke" → "Računi i uvoz" i odaberite vezu "Uvezi poštu i kontakti". To će vam omogućiti da dodate svoje podatke iz drugih poštanskih sandučića.

Neka Gmail izgleda kao Outlook

U Postavke → Laboratorij omogućite značajku Okno za pregled da biste vidjeli cijeli tekst poruka s desne strane, baš kao u Outlooku. Navika je druga priroda, pa ako ste cijeli život radili s korporativnom e-poštom, a tek sada se pokušavate naviknuti na Gmail, Viewport će vam olakšati prijelaz.

Nakon što je omogućeno, vidjet ćete različite opcije prikaza na padajućem izborniku lijevo od postavki.

Usredotočite se na bitno

Gmail može odlučiti koje su vam poruke važnije. Pametno, ha? U odjeljku Postavke → Pristigla pošta odaberite Prati moju aktivnost e-pošte … da bi Gmail analizirao vaše poruke.

Također možete odabrati funkciju "Uključi oznake" ili "Zanemari filtre" (više o filterima ćemo raspravljati u nastavku) i promijeniti vrstu mape tako da se važne poruke prikazuju na vrhu. Zatim u izborniku "Postavke" → "Općenito" u odjeljku "Obavijesti radne površine" (ako koristite preglednik Chrome, Firefox ili Safari), možete odabrati opciju "Omogući važne obavijesti e-poštom".

Riješite se niti slova

Postoje dvije vrste ljudi: oni koji vole značajku Chaining i oni koji je mrze snagom tisuću sunaca. Ako pripadate drugoj skupini, idite na odjeljak "Postavke" → "Općenito" i isključite "Lanci slova".

2. Održavajte red

Arhivirajte sve

Gmail omogućuje arhiviranje poruka umjesto njihovog brisanja. To je učinjeno tako da ne morate brinuti o dostupnosti slobodnog prostora i stalno čistiti svoju ladicu. Ako želite arhivirati poruku, otvorite je i kliknite na drugu ikonu s lijeve strane (okvir sa strelicom prema dolje). Poruka će vas čekati na kartici Sva pošta na lijevoj bočnoj traci.

Pratite svoju arhivu

Bez obzira koliko prostora Gmail nudi za besplatnu pohranu datoteka, 2016. je i ljudi šalju sve više privitaka. Ako ste dosegli ograničenje memorije, vrijeme je da se riješite nekih poruka. Kliknite na strelicu u okviru za pretraživanje, označite stavku "Postoje prilozi", odaberite veličinu 10 MB i kliknite na gumb s povećalom. Ovo će vam pokazati sve poruke veće od 10 MB. Označite okvir za slova koja vam definitivno više nisu potrebna i pošaljite ih u kantu za smeće.

Odgovorite i arhivirajte

Zašto ostavljati e-mail u inboxu kada ste već odgovorili? Koristite funkciju "Pošalji i arhiviraj" kako biste izbjegli zatrpavanje dolaznih poruka dok čekate odgovor na svoje pismo. Idite na "Postavke" → "Općenito" i odaberite "Prikaži gumb" Pošalji i arhiviraj "kao odgovor". Sada možete odgovarati na uobičajen način, gomilajući poruke u pristigloj pošti ako želite ili odmah arhivirati nepotrebne e-poruke prilikom odgovaranja.

Koristite oznake i filtere

Svakoj poruci možete dodati oznaku. Novi prečaci pojavit će se na lijevoj bočnoj traci. Samo otvorite pismo i kliknite na ikonu "Oznake" - druga je s desne strane. Sada stvorite novi prečac ili odaberite postojeći (usput, možete povući prečac sa bočne trake pravo u svoju poruku).

Kliknite na gumb "Više" i odaberite "Filtriraj slične e-poruke", a zatim "Stvori filtar na temelju ovog upita". Možete napisati poseban članak o filterima za Gmail, pa pogledajte odjeljak "" za više pojedinosti.

Kupite dodatni prostor za pohranu

Ako ste potpuno umorni od petljanja s problemom pohrane datoteka, možete potrošiti novac na dodatni prostor. Pomaknite se prema dolje po stranici s porukama i u donjem lijevom kutu vidjet ćete koliko vam je prostora ostalo, kao i link "Upravljaj".

Ako imate gotovo 100% raspoloživog prostora zauzeto, slijedite poveznicu. Plan od 100 GB košta 139 rubalja mjesečno, a dodatni prostor može se koristiti ne samo za Gmail, već i na Google Drive i Google fotografije, ako ih koristite.

3. Shvatite to ozbiljno

Promijenite način prikaza e-pošte na stranici

Pokušajte povećati broj poruka po stranici na 100, tako da možete na prvi pogled pogledati cijeli niz svojih slova. Idite na Postavke → Općenito → Maksimalna veličina stranice. Tu također možete odabrati prikaz 10, 15, 20, 25 i 50 poruka po stranici.

Sve rasporedite po bojama

Poruku možete vrlo brzo označiti kao važnu, ali različite poruke mogu imati različite stupnjeve važnosti. Idite na Postavke → Općenito → Zvjezdice i odaberite Sve zvjezdice. Sada, ako kliknete na zvijezdu, označavajući slovo, mijenjat će boju svakim klikom. To će vam pomoći da svoje važne poruke razvrstate po sadržaju.

Pretvorite poruke u popise obaveza

Velika je vjerojatnost da već mislite na svoju pristiglu poštu kao na jedan ogroman popis obaveza. Pa zašto ne biste svoje e-poruke pretvorili u zadatke koje možete prekrižiti? Kliknite na gumb "Više" u aktivnom razgovoru i odaberite "Dodaj u zadatke". Ova će se nit sada pojaviti u Google Zadacima zajedno s vezom na izvorni post.

Pratite broj nepročitanih poruka

U odjeljku "Postavke" → "Laboratorij" omogućite funkciju "Ikona nepročitanih poruka". Ako i vi, kao i svaka normalna osoba, imate otvorenu karticu pošte cijeli dan, uvijek ćete vidjeti koliko ste nepročitanih poruka ostavili. Ovo je u slučaju da vam nedostaje stresa.

Radite izvan mreže

Ako koristite preglednik Google Chrome, imate priliku raditi u pošti izvan mreže. Naravno, nećete moći slati i primati nove poruke, ali možete premještati slova iz mape u mapu i stvarati skice. Da biste omogućili ovu značajku, idite na Postavke → Izvanmrežno.

Omogućite pristup svom računu tajnici

Ako i dalje ne možete izaći na kraj sa slovima, sav taj užas možete prenijeti svojoj tajnici. Da biste to učinili, idite na "Postavke" → "Računi i uvoz", odaberite "Dopusti pristup svom računu" i dodajte druge Google korisnike. Neće imati pravo mijenjati vaše postavke i lozinku, ali će moći čitati, arhivirati poruke i, naravno, odgovarati na njih. Pismo će biti potpisano vašim imenom i imenom vaše tajnice u zagradama kako ne bi došlo do zabune.

4. Kontrolirajte ljudski faktor

Blokirajte adrese

Neki uopće ne shvaćaju naznake. Srećom, možete blokirati bilo koju osobu (ili web stranicu) sa samo nekoliko klikova. Nakon što primite poruku od nekoga koga želite dodati na crnu listu, kliknite na strelicu u gornjem desnom kutu i odaberite funkciju "Blokiraj korisnika".

Sada će sve poruke s ove adrese ići izravno u neželjenu poštu.

Pronađite stara slova

Želite li brzo pronaći sve poruke od prijatelja odjednom? Samo zadržite pokazivač iznad imena pošiljatelja, bilo iz pristigle pošte ili iz određenog slova, i pojavit će se kontakt kartica. Zatim kliknite vezu "Razgovori" da biste vidjeli sve poruke tog kontakta.

Otkažite pogrešno poslane poruke

Svi smo u nekom trenutku slučajno poslali pisma na pogrešnu adresu. Srećom, u Gmailu možete jednostavno poništiti slanje. Idite na odjeljak "Postavke" → "Općenito" i omogućite funkciju "Poništi slanje". Ovdje također možete odabrati vremenski period za otkazivanje slanja: od 5 do 30 sekundi. Sljedeći put kada pošaljete poruku, na vrhu ćete primijetiti "Odustani".

Preskoči grupne poruke

Možete jednostavno izaći iz niza grupnih poruka klikom na gumb Više i odabirom Zanemari. Sada ćete preskočiti sve poruke osim onih u kojima ste jedini primatelj pisma.

Ako se želite vratiti na grupnu poruku, u okvir za pretraživanje unesite upit je: isključen, tako da ćete vidjeti sve zanemarene niti. Zatim na izborniku Više odaberite Ne zanemari. Osim ako se, naravno, nimalo ne sažaljevate.

5. Uštedite vrijeme

Stvorite nove račune u pokretu

Recimo da želite vrlo pažljivo filtrirati poruke ili, na primjer, stvoriti dodatni račun za usluge koje već koriste vaš glavni Gmail račun. U tom slučaju možete stvoriti virtualnu poštansku adresu povezanu s glavnom adresom jednostavnim dodavanjem "+ bilo koju riječ" ispred simbola @ dok upisujete. Na primjer, "vaša adresa je [email protected]" za online kupovinu.

Sve poruke s odgovorima ići će na vašu glavnu Gmail adresu.

Šaljite poruke u snu

Neka klijenti i suradnici pomisle da ste manični radoholičar tako što ćete ih programirati da šalju poruke noću pomoću proširenja dostupnog za Chrome, Safari i Firefox. Uz besplatnu verziju, možete poslati do 10 poruka mjesečno.

Osim toga, ovo proširenje pretvorit će vaše e-poruke u podsjetnike, neće ih prikazivati u vašoj pristigloj pošti dok ne budete spremni odgovoriti na njih. Ovo je idealno za stvaranje izgleda praznog inboxa u petak navečer.

Automatski odgovorite na duplicirane zahtjeve

Ako vas dosadni kupci preplave istom vrstom zahtjeva, ne morate uvijek iznova upisivati isti odgovor. Samo uključite funkciju "Predlošci odgovora" u odjeljku "Postavke" → "Laboratorij". Sljedeći put kad ispišete odgovor, spremite ga kao predložak i slobodno ga pošaljite na sve iste zahtjeve.

6. Kliknite manje

Pustite miša na miru

Gotovo sve u Gmailu može se učiniti pomoću tipkovnice. Osnovni tipkovnički prečaci rade prema zadanim postavkama, ali ne zaboravite otići na Postavke → Općenito i omogućiti značajku Tipkovnički prečaci. Spremite promjene, a zatim kliknite na upitnik da biste vidjeli moguće tipkovničke prečace.

Prestanite provjeravati druge poštanske sandučiće

U odjeljku "Postavke" → "Računi i uvoz" kliknite vezu "Dodaj svoj POP3 račun e-pošte" i Gmail će preuzeti vašu poštu iz drugih poštanskih sandučića. Zatim postavite slanje poruka: možete odgovarati i sa svoje Gmail adrese i s drugih adresa e-pošte.