Kako mi je 7 značajki jednog organizatora pomoglo da stvari dovedem u red

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

MyLifeOrganized (MLO) može dramatično promijeniti kvalitetu vašeg života i pomoći vam da dovedete stvari u red. Nudi učinkovitu metodologiju za upravljanje poslovanjem i vremenom.

Svi ljudi koji planiraju ili tek planiraju svoj život neprestano su u potrazi za najučinkovitijim načinom upravljanja poslovanjem i vremenom. A ova potraga može potrajati godinama. Teško je raspravljati s izrekom “Ili planiraš svoj život, ili ti se dogodi”.

Znate li kako planiraju u vojsci? Jednom mjesečno svi službenici sjede u razredu, gdje u posebnu bilježnicu moraju zapisati tipične zadaće za mjesec, plan za mjesec i plan za svaki tjedan. Sve je to obojano olovkama u boji i odobreno od zapovjednika postrojbe. Nakon toga, plan se zaboravlja do idućeg mjeseca, i, da budem iskren, bio je samo za show. A ako je još jednostavnije, onda na FIG-u nikome ne treba. Ovo planiram 13 godina…

Po izlasku iz vojske supruga i ja smo pozvani na obuku „Strateško planiranje za sljedeću godinu“. A najveće otkriće je bilo da je sve što sam planirao za godinu završeno za tri mjeseca. Planiranje, sada "stvarno ostvarivo", postalo je sastavni dio mog života.

Isprva je sve bilo na papiru. S razvojem tehnologije počeo je tražiti alternativne opcije za računalo, a kasnije i za mobilne gadgete.

U knjizi "Kako dovesti stvari u red" David Allen je rekao da ne postoji takav softver koji bi u potpunosti kontrolirao sve procese života, poslovanja itd. Možda je u vrijeme pisanja knjige to i bilo. Ali ne sad…

Prekinuo sam ovu potragu za učinkovitim metodama od trenutka kada sam se upoznao MyLifeOrganized (MLO). To je dramatično utjecalo na kvalitetu mog života, a sada sam fokusiran samo na završetak planiranih aktivnosti.

Po čemu se MLO razlikuje od ostalih organizatora?

Evo popisa prvih sedam točaka koje bih danas želio podijeliti s vama.

1. Hijerarhija

Izgled glavnog prozora organizatora nije ograničen nikakvim predlošcima ili pravilima. Izrađujete vlastiti dijagram strukture ciljeva, projekata i drugih zadataka, koji su shematski prikazani u hijerarhiji i organizirani u stablu.

Tijekom tri godine korištenja MLO-a, prošao sam kroz mnoge sheme sastavljanja popisa zadataka i na kraju se smjestio na hijerarhiju kotača života. "Kotač života" je vrlo moćna psihološka tehnika, svestran razvoj osobe u svim sferama života, koja ne dopušta poslovnom čovjeku da bude nesretan u osobnim odnosima, a dobrom obiteljskom čovjeku i ocu da ostane kod kuće bez novca.. Odnosno, moj dijagram počinje životnim smjerovima (naravno, sve je obojeno različitim bojama):

• Raditi;
• poslovanje;
• Kuća;
• obitelj i odnosi;
• zdravlje i sport;
• svjetlina života;
• osobni razvoj itd.

To mi omogućuje da vidim u kojem sektoru koje sam si ciljeve postavio, koje treba pooštriti, a gdje je gruba sila s godišnjim opterećenjem. Pa čak i tako, vrlo je prikladno ako se trebate usredotočiti na bilo koji određeni sektor.

Inače, u takvoj hijerarhiji, zadatak neće biti aktivan na popisu zadataka dok se ne završe svi njegovi podzadaci, a za to posebno zahvaljujemo internom algoritmu za izradu popisa obveza koji je ugrađen u MyLifeOrganized.

2. Automatsko zakazivanje vaših poslova

Najzgodnija MLO značajka koju nisam vidio ni u jednom organizatoru je automatsko naručivanje vašeg popisa zadataka, uzimajući u obzir prioritet zadatka, koji je postavljen prema datumu početka, datumu dospijeća, važnosti i hitnosti zadatka. U "Shemi" postavljate svoje parametre zadatka, i to je to! Program zatim sastavlja naručeni popis obaveza za vas.

Ako ste pobornik ručnog razvrstavanja zadataka, postoji takva stvar za vas…

3. Fleksibilnost. Radi onako kako želite: filtri, prikazi, fokus, automatsko formatiranje

Fleksibilnost postavki i funkcija ovog organizatora jednostavno je nevjerojatna. U usporedbi s borilačkim sportovima, MLO je “oktogon bez pravila” gdje je doslovno sve dopušteno. Glavna stvar je da je sve to učinkovito i da vodi do željenog rezultata!

Bilo kakvo planiranje (GTD, Covey, "Autofocus" i drugi)! Upravljanje tekućim poslovima! Postignuća ciljeva!

Možeš:

• Izradite vlastite vrste zadataka i popisa, koje samo vaša mašta može nacrtati u vašoj glavi.
• Obojite svoj sustav pomoću automatskog oblikovanja (ikone, boje, ispunite prema pravilima koja odredite).
• Uz pomoć fokusa, koncentrirati se na jedan određeni smjer, cilj, projekt.
• Pomoću filtara prilagodite popis aktivnih zadataka svim potrebnim uvjetima (konteksti, rokovi, vrijeme izvršenja, potrebni napor, usklađenost s bilo kojim drugim parametrima).
• Sve što možete učiniti s funkcijama ovog programa. Ali glavna stvar je da se sve to može koristiti samo kada je potrebno. Trebate jednostavan popis obaveza - molim. Program nije preopterećen postavkama koje su u ovom trenutku nepotrebne.

Ja sam snažan vizual! Stoga mi je za percepciju jako važno sve što je vezano uz „videnje“. A ovdje se čak i ne radi o ljepoti vašeg sustava, već o tome da mi sve to očito pomaže da budem učinkovitiji.

U MLO-u, sve je to dostupno putem funkcija automatskog formatiranja. I što je najvažnije, nema strogih pravila, samo moje fantazije:

• Svi važni zadaci označeni su crvenom bojom i podebljani.
• Uz pomoć zastavica delegiram zadatke i potpuno ih kontroliram (postavljam zadatak, držim ga pod kontrolom, čekam završetak), kao i izvršavam i kontroliram zadatke koje mi je uprava dodijelila (očekuje se da ih ja izvršim).
• Mape različitih odjeljaka imaju različite boje za mene, a možete vidjeti ima li zadataka u ovoj mapi ili ne. Vrlo je prikladan i štedi vrijeme na radu sa zadacima i mapama.
• Svoje ikone sam dodijelio određenim grupama zadataka (pozivi, ispis) itd.

Kako kažu, bolje je jednom vidjeti nego sto puta čuti, pa evo ekrana mog osobnog radnog dijagrama u punom sjaju:

4. Ovisnosti

Postoje zadaci koji se ne mogu obaviti dok se ne dovrši neki drugi zadatak:

• Ne možemo okačiti sliku dok nismo kupili vijak sa tiplom i dok nismo posudili perforator od susjeda.
• Ne možemo kuhati kašu dok ne kupimo žitarice i ostale sastojke.

A sličnih primjera ima mnogo. MyLifeOrganized uzima u obzir sve te ovisnosti, organizira i jasno prikazuje.

Štoviše, ne možete samo konfigurirati ovisnost jednog zadatka o drugom, već i odrediti vremenski interval nakon kojeg će sljedeći zadatak postati aktivan.

5. Pregled

Postoje zadaci i ideje koje se trenutno ne mogu izvršiti. Ova pitanja u GTD-u su kategorizirana kao Jednog dana/Možda i preporuča se da se pregledaju u tjednoj recenziji kako ne biste propustili važnu ideju u pravo vrijeme.

Za takve zadatke u MyLifeOrganizedu postoji poseban prikaz "Pregled", gdje možete postaviti učestalost s kojom ih želite pregledavati (osvježite u memoriji kako biste donijeli odluku o djelovanju ili odgodili više).

Slažete se, ne zahtijevaju sve ideje, snovi i zadaci za budućnost tjedni podsjetnik na sebe.

• Ono što želim jednom kupiti, postavio sam u program da se vidi jednom mjesečno prije plaće.
• Mjesta koja želim posjetiti/opustiti/putovati postavljam za godišnje ili polugodišnje gledanje.

6. Raščlanjivanje

Za praktičnost brzog unosa zadataka odjednom s određenim svojstvima, program ima raščlanjivanje unosa teksta.

Što je?

Dovoljno je prilikom unosa zadatka napisati "Run the assignment sutra u 10:00, podsjetiti-u 5 @ Work" i pritisnuti Alt + Enter, a program će sam zadatku "Run the assignment" dodijeliti datum početka i rok datum, postavite podsjetnik, dodijelite najviši stupanj važnosti i potreban kontekst.

A ovo je samo jedan primjer, a u MLO-u postoji ogroman broj takvih opcija.

Evo primjera iz referentnog priručnika MyLifeOrganized ispravnog unosa koji se može pretvoriti u zadani broj i vrijeme:

• sutra u 15:00 sati;
• za 5 dana;
• petak (najbliži petak);
• uto 11:20;
• 26. siječnja;
• nakon 3 tjedna 14:00;
• nakon 30 minuta;
• 2 mjeseca kasnije;
• danas za 1 sat i 25 minuta;
• u godini.

7. Podsjetnik na licu mjesta

Podsjetnici na Android i iOS uređajima mogu biti ne samo vremenski vezani, već i specifični za lokaciju.

Sjećate li se primjera baterija za svjetiljke Davida Allena? Dobro je, kažu, da sustav podsjeti na istrošene baterije u dućanu, a ne kod kuće kad vam treba svjetiljka.

Dakle, MyLifeOrganized će vas podsjetiti upravo u trgovini.

Izlaz

Ovaj se organizator može usporediti s osobnim tajnikom koji je stalno uz vas, u potpunosti rješava sve probleme vašeg života i na vrijeme vas na sve podsjeća.

U ovom članku sam se fokusirao samo na sedam meni najvažnijih točaka ovog organizatora. Siguran sam da ćete, svladavši funkcionalnost ovog programa, biti što učinkovitiji i učinkovitiji i nikada ništa nećete zaboraviti.

Ako odjednom ne možete riješiti nijedno pitanje planiranja s vašim rabljenim organizatorom ili imate bilo kakve individualne zahtjeve za vaš planer, napišite o tome u komentarima na ovaj članak.

Dokazat ću vam da ništa nije nemoguće u ovom smjeru!

Sretno i maksimalni rezultati.

moj život organiziran