Kako organizirati radni prostor i uredsko vrijeme

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Sav posao u uredu počinje vlastitim radnim prostorom, ali često ljudi ovom trenutku ne obraćaju dovoljno pažnje. Radni prostor nije samo namještaj i računalo, već i planiranje, tijek rada, dodatni alati. Ovaj članak sadrži jednostavne savjete kako pravilno organizirati svoje radno mjesto.

Sve počinje s radnog mjesta.

D. Carnegie

Rad počinje s radnim mjestom i njegovom organizacijom. Postoje, naravno, iznimke u obliku kreativnih i jedinstvenih ličnosti kojima ovo pitanje nije toliko važno. Ali čak i oni imaju svoj sustav kreativnog poremećaja, čak i ako to ne priznaju. Većina ljudi radi za običnim stolovima u običnim uredskim prostorima, a njima su namijenjeni sljedeći savjeti.

Radna površina

Pravo radno okruženje prilagođava um pravom ritmu. Ne držite kuću u neredu i točno znate gdje je i što je. Tako je i na radnom mjestu: sve bi trebalo biti na svom mjestu, i ništa suvišno što bi moglo odvratiti pažnju od glavnih zadataka.

Kako sve počinje kada tek dođete na posao? S radne površine. A na računalu se obično nalaze hrpe papira, razbacane tiskanice, šalice, neki beskorisni suvenir i prašina. A kakvo će unutarnje stanje stajati iza takvog radnog mjesta? Nesastavljen. Vi, naravno, nećete tako misliti, ali podsvijest je već sve odlučila. Kakva god stvarnost postoji, takvi ste i vi. I svijest je pokupila ovu misao, i tvoje raspoloženje je nestalo.

Neka vaš stol uvijek bude uredan. Započnite dan brisanjem prašine, prilagodite osvjetljenje, napišite korisne informacije na naljepnicama, operite šalicu za kavu, ispunite svoj kalendar - pokrenite se. Ove jednostavne radnje će potaknuti rad koji slijedi.

Idealno radno mjesto je alat za posao, udobna rasvjeta, neophodan pribor za pisanje i jednostavan namještaj za radnika.

Kako raditi: stojeći ili sjedeći? Ti odluči. Mislim da je sjedenje bolje, ali svakako treba praviti pauze: prošetati, malo se zagrijati, udahnuti svježeg zraka, popeti se 2-3 kata uz stepenice. Moj raspored rada: 45 minuta - zadatak bez prekida, 15 minuta pauze, zatim 1 sat neprekidnog rada i 15 minuta odmora. Tako je strukturiran radni dan.

Ne zaboravite na vlastiti ormarić ili arhivu, jer svaki zaposlenik uvijek ima svoj osobni dosje ili papirnatu arhivu. U ormarić možete pohraniti i osobne stvari koje ne biste željeli pokazivati. Svaka polica i ormar trebaju ispunjavati svoju funkciju i ne sijeku se s drugim elementima. To će učiniti praktičnijim rad s dokumentima i raznim dodacima.

Elektronsko upravljanje dokumentima

Napravite sigurnosne kopije svog rada, dokumenata, projekata, servisnih informacija pohranjenih na vašem radnom računalu i pošaljite ih na poslužitelj tvrtke ili pohranu u oblaku.

Koliko ljudi troše energije i živaca zbog izgubljenih informacija! Računalo se srušilo, objesilo, netko je slučajno izbrisao važne podatke. Nemojte ponoviti njihovu pogrešku i napraviti sigurnosne kopije. Ne dopustite da okolnosti kontroliraju vas i vaš posao.

Nemojte instalirati nepotrebne aplikacije, većina potrebnih operacija obavlja se u standardnim programskim paketima. Ako tečno poznajete određeni alat za rad, zamolite menadžment ili IT odjel da ga instaliraju, opravdavajući svoj učinkovit rad u njemu.

Još jedan jednostavan savjet: pokušajte se držati jedne stvari u svom elektroničkom prostoru. Ako vam se sviđaju usluge Yandexa, odaberite ih, ako Googleove usluge - radite s njima. Znat ćete sve prednosti i slabosti alata, a također ćete moći brzo postaviti svoj sustav na novo mjesto. Utrka za svježim programima nije uvijek opravdana.

Na radnoj stanici stvorite svoju osobnu jednostavnu elektroničku hijerarhiju. Trebali biste brzo pronaći bilo koji od svojih starih dokumenata. To je posebno važno kada se od vas traži da nešto hitno riješite, a zaboravili ste gdje su ti podaci pohranjeni.

Skenirajte sve najvažnije dokumente. Mnogo je radnih sukoba između odjela nastalo zbog izgubljenog važnog papira.

Planiranje

Jeste li primijetili da se posao ponekad pretvori u nered: hrpa zadataka, razgovora, sastanaka, provjeravanja papira. I vrtite se u ovome beskrajno. Čini se da radite, ali teško je to nazvati radom. Iza svega toga se ne vidi opća slika onoga što se događa, a to je jedan od problema suvremene produktivnosti: akcije postoje, rezultati su također tu, ali nisu baš uočljivi u rutini.

Da biste to izbjegli, potrebno je sastaviti plan zadataka i aktivnosti za dan, tjedan, pa čak i za mjesec dana.

Većina koristi bilježnice ili dnevnike. Da, to je dobro, ali papir je „memorija slučajnog pristupa“, pohranjuje svu fluidnost, a glavne informacije se gube u obilju stranica. Bilježnica ili dnevnik već je arhaičan način planiranja. U dnevniku ne vidite cijelu sliku događaja, ne skužite kada je bolje raditi jedno, a kada drugo, a možete i propustiti neki važan događaj. Ne postoji način da se izvuku potrebni podaci i provede sveobuhvatna analiza. Zamislite koliko stranica morate prelistati da biste prikupili potrebne informacije.

Sada postoji mnogo aplikacija i online usluga za organiziranje vašeg radnog vremena. Vjerujte mi, to treba učiniti ako želite produktivno raditi bez obzira na situaciju i raspoloženje. Današnji popis obveza odnosi se na učinkovito upravljanje zadacima i vremenom.

Koristim sustav planiranja konteksta u Outlook okruženju Gleba Arkhangelskog. Ono što mi se kod njega sviđa: jednostavnost i učinkovitost alata, dobro poznata aplikacija, kombinacija kalendara, zadataka i pošte u jednom informacijskom prostoru, integracija s uredskim aplikacijama. Svaki zaposlenik može se u kratkom vremenu osposobiti za ovaj sustav planiranja.

Evo nekoliko savjeta za organiziranje radnog vremena:

• Planirajte fleksibilno, u kontekstu, a ne strogo u vremenu.
• Naučite razumjeti što je važno, a što nije.
• Lako se rastanite od beznačajnih stvari.
• Cijenite kvalitetu provedenog vremena, a ne samo vrijeme.
• Recite ne sebi i drugim ljudima kad je potrebno.
• Započnite dan s izazovnim i neugodnim zadacima.
• Prilikom planiranja zadataka i projekata na poslu odredite im rokove.

Snažan psihološki trik je prekrižiti obavljen zadatak ili staviti kvačicu ispred njega. To će vam dati dodatnu unutarnju energiju za postizanje sjajnih rezultata. Vidjet ćete da sve nije uzalud.

Rad s poštom

Kako organizirati rad s poštom?

Prvo, s njim trebate namjestiti vrijeme rada kako biste smanjili broj prekida. Najbolje je to raditi ujutro, kada se počnu stvarati zadaci, i poslijepodne, kada treba provjeriti kako stvari stoje.

Drugo, ne biste trebali odmah odgovarati na dvosmislena pisma. Treba razmisliti o svemu: žalbi, konstrukciji odgovora, dodatnim informacijama. Pokušajte zadržati subjektivnost što je moguće niže. Zaboravite na brze odgovore, kao što su to svi radili na društvenim mrežama.

Treće, nemojte preopteretiti tekst pisma informacijama koje su razumljive samo pošiljatelju. Pokušajte odgovoriti kratko i jezgrovito, vagajući svaku riječ. U našem digitalnom dobu, ovo je vrlo važno: nitko nije zainteresiran za prolaz kroz jedinstvene zaključke.

I na kraju, ne zaboravite na mrežni bonton: obraćanje primatelju, stil pisanja, informacije o slučaju, kontakt informacije. Naučite kako napisati pismo, analizirati ono što ste napisali i kako se prijaviti.

Dodatni alat

Još jedna stvar koja pomaže da vaš rad bude učinkovitiji je bijela ploča. Neizostavan alat, pogotovo kada odjel razmišlja ili rješava ozbiljan problem sa srednjim fazama.

U mojoj profesionalnoj karijeri ploča je bila neizostavan atribut radnog okruženja. Također je korisno u smislu uštede papira. Nećete vjerovati koliko je listova potrošeno objašnjavajući svoje ideje i rješenja.

Zahvaljujući vizualnom razmišljanju (svatko ga ima), ljudi mogu zajedno crtati na ploči, objasniti svoje misli i predložiti najbolja rješenja za problem. Svatko može sve vidjeti i razumjeti.

Dodao bih da mi glazba pomaže u radu. Pozitivno utječe na moju produktivnost, osobito kada moram raditi s ponavljajućim zadacima na računalu ili sastavljati veliki paket dokumenata. Uglavnom, dobro je započeti jutro pozitivnom glazbom. Ali ne biste ga trebali uključiti za sve, zapamtite: ne radite sami, nekome će glazba samo smetati.