Kako napraviti ono što si mislio da je nemoguće

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Tajne produktivnosti Scotta Hanselmana, jednog od najpoznatijih Microsoftovih programera.

Scott Hanselman nije samo jedan od najcjenjenijih svjetskih stručnjaka za web. On je sjajan govornik. Na svom blogu, podcastu i videozapisima govori o gadgetima, IT-u i osobnoj učinkovitosti. Evo što Scott Hanselman misli o produktivnosti.

Nemojte se bojati pogriješiti

“Ponekad je korisno pogriješiti. Nemojte se bojati razbiti šumu,”čak je čudno čuti ovaj savjet od tako super učinkovite osobe kao što je Hanselman. Čini se da na vrhuncu svoje karijere stiže na vrijeme za sve: bloganje i Twitter, snimanje podcasta, redovito govorenje na konferencijama. Posljednjih godina koautor je više od pola tuceta knjiga. Unatoč činjenici da ima ženu i dvoje djece.

Kako mu to uspijeva? Odgovor ne zanima samo vas. Mnogi su zbunjeni: “Scott, čemu tako užurbana aktivnost? Spavaš li ti uopće?" Hanselman odgovara: “Zato što moram plesati! Kad god počnem razmišljati da bih trebao prestati, sjetim se ovog mema i ovog nadahnutog dječaka."

“Što manje radiš, više možeš. Ovo je tipičan zakon o skaliranju”, kaže Hanselman. Skaliranje mijenja vaša ograničenja promjenom vašeg pristupa produktivnosti.

Hanselman je otkrio svoje tajne produktivnosti u 42-minutnom razgovoru. Svi su njegovi savjeti, od pravila jednog slova do pronalaska vlastitog Roberta Scoblea, izvedivi.

Prema njegovim riječima, jednostavno je prilagodio tehnike produktivnosti Davida Allena (Getting Things Done), Stephena Coveyja (""), JD Meier-a (Getting Results the Agile Way), Francesca Cirilla (Pomodoro tehnika) i Katie Sierra.

Slijedi sažetak Hanselmanovog govora GOTO 2012 i sažetak njegovog izlaganja na Webstocku 2014.

Potražite znakove upozorenja

Nije uvijek bilo teško ostati usredotočen. Internet nije uvijek bio pun stotina stranica svježeg, još nepročitanog sadržaja. Protok informacija koji vas je ometao nije uvijek bio kontinuiran. Hanselman se prisjeća da je, dok je tek učio programirati, svo znanje koje mu je bilo potrebno bilo sadržano u dvije knjige.

Scott Hanselman

Na internetu se stvaraju eksabajti informacija, od čega je polovica smeće. Smetnje pojedu trećinu dana. Preopterećeni smo, ali sami sebi govorimo da sve možemo, samo trebamo raditi do kasno.

Stop! Ovo je znak upozorenja na opasnost. Ako se uhvatite da mislite da morate ostati budni do kasno kako biste nadoknadili svoj raspored, imate problem. Veliki problem, a rješenje nije tako jednostavno kao "Nadam se da ću očistiti sve zadatke na svom popisu obaveza."

"Nada nije plan", kaže Hanselman. "Nada čeka kada jednostavno kreneš u vodu."

Shvatite razliku između produktivnosti i učinkovitosti

Dakle, što učiniti kada vidite znak koji upozorava na opasnost? Hanselman ima rješenje. No prije nego što to otkrije, Scott definira i suprotstavlja produktivnost i učinkovitost.

• Produktivnost se odnosi na postizanje cilja. Važno je odlučiti što učiniti. Produktivnost je odabir pravih ciljeva i ciljeva, a zatim njihovo postizanje.
• Učinkovitost se odnosi na dovršavanje zadataka na najergonomičniji način orijentiran na proces.

Scott Hanselman

Produktivnost znači raditi pravu stvar. Učinkovitost je raditi stvari kako treba. Drugim riječima, produktivnost znači odabir smjera, a učinkovitost znači brzo trčanje u tom smjeru.

Kada shvatite da su to dvije različite stvari, shvatit ćete koliko su moćni alati.

Definirajte što znači rad

Hanselman se također usredotočuje na trojstvo opisanog koncepta "rada".

1. Unaprijed određen posao je onaj koji je unaprijed planiran.
2. Posao koji dolazi je onaj koji vas odvlači od plana.
3. Definirani posao je kada sjednete i razmislite što trebate učiniti.

Prema Hanselmanu, potrebno je više vremena posvetiti trećoj točki. Koliko često u svom rasporedu odvojite sat vremena da dobro razmislite što dalje? Umjesto toga, gledajući popis obveza, paničarimo, preoblikujemo popis obveza, nadajući se da ćemo zakrpati rupe. Ali zapravo, popis samo raste iz ovoga.

Uzmite si vremena za razmišljanje o svom sljedećem poslu. Za profesionalce to u prosjeku ne traje više od sat vremena dnevno.

Učini, baci, delegiraj, odgodi

Hanselman ističe još jednu Allenovu tehniku iz svog poznatog Getting Things Done: uradi, ispusti, delegiraj ili odugovlači.

Ovo je izvrsno rješenje za e-poštu. Obavite zadatak iz e-pošte ako traje minutu i ako je zakazan. U suprotnom, odbacite, delegirajte ili odgodite - učinite to kasnije ili prepustite nekom drugom.

“Ne bojte se razbiti šumu” zvuči neprirodno. Zapravo, ovakav pristup omogućuje vam da se bolje usredotočite na posao nego na situaciju u kojoj teret odgovornosti trajno vrši pritisak na psihu.

Teško je reći ne. Ali osjećaj krivnje povezan s riječju "da" mnogo je gori od nelagode odustajanja. Svugdje, uključujući internet, možete kontrolirati i sortirati svoje tokove podataka.

Za filtriranje informacija i planiranje stvari koje treba učiniti, Hanselman preporučuje matricu upravljanja vremenom.

	Hitno	Nije hitno
Važno	ja Kritične situacije. Hitni problemi. Projekti i zadaci s rokom.	II Uspostavljanje veza. Tražite nove prilike. Planiranje. Oporavak snaga.
Nevažno	III Strani razgovori i telefonski pozivi. Neka vrsta dopisivanja. Neki sastanci. Rutinski poslovi.	IV Male stvari koje troše vrijeme. Dopisivanje. Telefonski pozivi. Prazan provod.

Kada je nešto istodobno hitno i važno, na primjer, žena rađa ili se dogodi napad upala slijepog crijeva, treba djelovati munjevito. Ako stvar nije hitna i nevažna, bolje je to uopće ne raditi. I, nažalost, često gubimo vrijeme na stvari koje su hitne, ali nevažne. Hitno djelovati je loša navika za mnoge od nas.

Razumjeti e-poštu

Scott Hanselman svaki dan prima stotine e-poruka i dijeli svoj pristup Inboxu.

Primijenite pravilo jednog slova

Promjena postavki za dolazna pisma radikalno mijenja pristup radu s e-poštom. Napravite mapu za pisma u kojoj se nalazite u kopiji i zasebnu mapu za poruke u kojoj ste jedini primatelj. Slova koja spadaju u prvu mapu su a priori nevažna.

Ali što ako vam šef pošalje kopiju zadatka, a zatim pita: "Zašto niste izvršili moj zadatak?" Odgovor je jednostavan: "Bio sam u kopiji, mislio sam da me samo obavještavate." Šef to više nikad ne bi učinio.

Kao arhitekt zajednice u Microsoftu, Hanselman koristi drugu mapu u svom poštanskom sandučiću, External. “To su ljudi koji ne rade za tvrtku, ali su mi važni. Odgovaram na sve njihove e-mailove - objasnio je Scott.

Ne provjeravajte poštu ujutro ili navečer

Jednostavno: ujutro ste odgovorili na pismo, odmah dobili odgovor, ponovno odgovorili… Kao rezultat toga, prepiska na koju ste planirali potrošiti manje od sat vremena može potrajati pola dana.

Scott Hanselman

Provjeravati poštu ujutro je poput putovanja kroz vrijeme. 9:00 - ustanite, provjerite poštu. Probudili smo se – već je večera, vrijeme je da idemo na marendu. A sada je sat već 14:30, vrijeme je za rad… Kako se to dogodilo? Upravo ste ujutro otvorili klijent e-pošte.

Štoviše, odgovarajući na e-poštu ujutro (ili navečer), navikavate ljude na ovo vrijeme. Jednom odgovaranjem na e-poruku u 2 sata ujutro stekli ste reputaciju za pisanje e-pošte u 2 sata ujutro i signalizirali svoju naviku hitnosti.

Provjerite svoju poštu u podne u skladu sa svojom dnevnom rutinom i začudite se koliko toga možete napraviti u jednom danu.

Pronađite svog Roberta Scoblea

Ne biste trebali s vremena na vrijeme provjeravati svoju poštu iz straha da ćete nešto propustiti. “Obično imam prazan pretinac pristigle pošte, ali kad sam na odmoru, može biti 500 e-poruka”, objašnjava Hanselman.

Često na konferencijama možete vidjeti govornike koji, nakon što su jedva završili svoj govor, vjerojatnije će potrčati do svog prijenosnog računala kako bi pogledali svoj račun e-pošte. Stječe se dojam da je njihov posao brisanje slova na vrijeme.

Kako bi se iskorijenila ova navika, Hanselman savjetuje korištenje takozvanih pouzdanih agregatora. To su kolege koji su uvijek svjesni trenutnog stanja. U Microsoftu je to bio Robert Scoble.

Scott Hanselman

Pretplaćen sam na tisuće blogova. Ali zašto? Tko je najbolji čitatelj bloga na svijetu? Robert Scoble! Za sebe sam odlučio: nisam Scoble, čitanje tolikih blogova je neprirodno. A znaš li što sam učinio? Počela sam čitati njegov blog. Od tisuća blogova koje sam pratio, ostavio sam pet, koji mi služe kao agregator vijesti. To je isto kao da gledate sve vijesti tijekom dana ili samo gledate završni program navečer.

Pronađite svog "pouzdanog agregatora" u tvrtki. Da biste to učinili, jednostavno se zapitajte tko je osoba koja je uvijek svjesna onoga što se događa i koja će to rado podijeliti s vama?

Ostanite u toku

Što god se važno događa u svijetu i vašem životu, sigurno ćete znati za to. Ako se dogodi sljedeći 11. rujna, bit ćete obaviješteni.

Stoga, pokušajte kao u čahuri. Ne dopustite da vam pozornost odluta tako što ćete cijelo vrijeme pritisnuti Alt + Tab u Gmailu.

Spremanje tipki

Slijedeći primjer novinara i evanđelista Microsofta Johna Adelle, Hanselman poziva na "štedenje udaraca tipkovnicom". Sljedeći primjer će objasniti što to znači.

Scott Hanselman

Ako mi Brian pošalje pismo sa stvarno zanimljivim pitanjem o ASP. NET-u, a ja odgovorim dugo i nadahnuto (pet paragrafa s primjerima koda i tako dalje), onda mu ne dam samo detaljan pismeni odgovor koji je riješio njegov problem, dajem mu 10 tisuća njihovih pritisaka na tipke. Ali život je kratak, broj takvih klikova je ograničen – nikad ih neću dobiti natrag, samo sam ih dao Brianu. Pritom, ne znam ni hoće li pročitati moju poruku. Kako onda biti? Kako ne potrošiti, nego umnožiti svoje pritiske tipki? Pišem post na blogu i šaljem Brianu vezu. Tada će se moji klikovi umnožiti čak i nakon što umrem - kad god netko pogleda moju stranicu bloga.

Napišite kratka slova: tri do četiri rečenice. Sve duže treba biti na blogu, Wikipediji, FAQ, bazi znanja ili bilo kojem drugom dokumentu. E-pošta nije mjesto za pohranjivanje znanja; vaši pritisci na tipke tamo umiru.

Shvatite inbox u svom životu

Razvrstavanje znači odvajanje, prosijavanje ili izbacivanje nečega.

Neprekidan tok informacija ne ide samo na vašu e-poštu, već i na uvjetnu pristiglu poštu u vašem životu. Obavijesti o porukama na društvenim mrežama, o izlasku nove epizode vaše omiljene TV serije i slično - posvećujemo vrijeme svim tim malim događajima. To znači da ih također treba razvrstati.

Hanselman nudi pomalo zastrašujuću analogiju: došlo je do uzbune na parkiralištu, mnogo ljudi je ozlijeđeno. Moramo djelovati! Vaš je posao svima staviti etiketu na prst: mrtvi ili živi i kako se s njima treba ponašati. S Inboxom smo uvijek humani u životu: oboljelom od raka stavljamo zavoje, dok će netko drugi izgubiti ruku. Radimo stvari koje gube vrijeme, ali nemaju vrijednost.

Razvrstajte tokove informacijske buke (Twitter, Facebook, e-pošta, SMS, instant messengeri, itd.) ovisno o vrijednosti. Ako se nešto može sigurno odbaciti, učinite to.

Riješite se nepotrebnog mentalnog stresa

Zamislite da ste se pretplatili na Netflix, sretni što možete gledati drugu sezonu Kuće od karata kad god poželite. Na primjer, večeras, nakon što ste stavili djecu u krevet.

Istina je, kada ste se prijavili, odustali ste od proaktivnog ponašanja. Više ne odlučujete što ćete i kada učiniti. Guranje i razne pretplate podvrgavaju vas vanjskim okolnostima i prisiljavaju vas da izvršavate zadatke izvana. Ima li nova epizoda? Morate gledati - nemojte nestati ista pretplata!

Sve to stvara pritisak na psihu. Nosite nepotreban mentalni teret koji vam začepljuje um i ometa produktivnost.

Ostavite petak za razmišljanje

Dok razmišljate o stvarima koje dolaze, uvijek si postavite pitanje: Koje tri stvari mogu učiniti danas, koju ovaj tjedan, a koju ove godine? Ovo je takozvano pravilo troje. Hanselman ga je dobio od svog kolege Microsoftovog programskog menadžera Jaya Dee Meiera.

Napišite tri zadatka za danas, za tjedan i za godinu.

U ponedjeljak, na početku novog tjedna, imat ćete jasnu predstavu o nadolazećim danima. U petak biste trebali stati, osvrnuti se na prošli tjedan rada i razmisliti. Zapitajte se: „Je li to bio uspješan tjedan? Jesam li mogao učiniti nešto drugačije? Što mogu promijeniti? Važno je završiti svaki dan bez osjećaja krivnje zbog izgubljenog vremena.

Isprobajte Pomodoro tehniku

Ovu tehniku upravljanja vremenom predložio je Francesco Cirillo kasnih 1980-ih. Poanta je usredotočiti se na zadatak 25 minuta, a zatim napraviti kratku pauzu.

Hanselman preporučuje ovu tehniku. Istodobno, savjetuje da u 25 minuta pratite sve smetnje koje su vam nastale. Označite u svojoj bilježnici kada pomislite na nekog autsajdera (unutarnje ometanje) ili nekoga, poput kolege, koji vas je omestio (vanjski čimbenici).

Prvo ćete imati oko šest ometanja, zatim jednu, a onda nestaju. Kao rezultat, svoju ćete produktivnost mjeriti brojem izvedenih "rajčica" dnevno.

Shvatite da je zauzetost oblik lijenosti

Timothy Ferriss

Zauzetost je oblik lijenosti, lijenog razmišljanja i promiskuitetnih radnji.

Zauzet, produktivan. Neki ludi zauzeti ljudi će se iznenaditi, ali biti kreativan i stvarati nešto je suprotno od samog druženja.

Hanselman daje sljedeći primjer: osoba aktivno "tweeta" - čini se da je jako zauzeta, a zatim nestane na mjesec dana kada se pojavi stvarno značajan projekt. Kad ste zauzeti, jednostavno nema vremena za Twitter i ostale gluposti.

Uzmite to zdravo za gotovo: multitasking je mit

Prema Hanselmanu, optimalan broj zadataka u isto vrijeme je jedan. Ako mislite da se možete nositi s više zadataka u isto vrijeme, varate se.

- to je samo prebacivanje između zadataka, što zahtijeva promjenu konteksta. Objasnimo na primjeru. Jeste li ikada imali ovo: radite na nečemu i odjednom vam zazvoni telefon? Ti si ljut. Ovo je tvoj otac, ali i dalje si ljuta, jer te zove na posao u tri sata poslijepodne, kada si potpuno usredotočen. Podižete slušalicu i kažete nešto poput "Oprosti, ali izgleda da radim ovdje…" Zatim ste tužni još 10-15 minuta. Zatim se trebate vratiti na posao: "O čemu sam onda mislio?"

Promjena konteksta ne radi. Međutim, postoji prihvatljiva multitasking. Stvari koje možete raditi u isto vrijeme:

1. Hodajte i žvačite gumu.
2. Trenirajte i slušajte podcaste.
3. Vozite i slušajte govornu poštu.
4. Vozite se na posao i čitajte (u javnom prijevozu).
5. Vozite se na posao i razmišljajte.
6. Dobro iskoristite vrijeme zastoja.

Riješite se mentalne buke

Christopher Hawkins

Ako mi nešto ne pomaže zaraditi novac, ne popravlja mi na neki način život, to je mentalna buka koju treba ukloniti.

Hanselman savjetuje promjenu prvog dijela ovog citata Christophera Hawkinsa."Ako mi to ne pomogne da proširim svoj posao (otplata hipoteke, provođenje vremena s obitelji - zamijenite ono što vam je glavni cilj), to je mentalna buka."

Za Scotta je ovaj prioritet obitelj: "Sve što radim, svaka odluka koju donesem je da se brzo vratim kući djeci."

Domaća zadaća

Hanselmanov govor završava sljedećom domaćom zadaćom:

1. Sortirajte svoje tokove informacija.
2. Planirajte radne sprintove.
3. Uklonite smetnje.
4. Razmislite: radite li sa svojim životnim sandučićem, jeste li učinkoviti ili produktivni?
5. Razmotrite svoj osobni popis alata.

Imajte na umu da Hanselman nije rekao ni riječi o Evernoteu ili drugim sustavima. "Možete provesti više vremena čitajući knjige o produktivnosti i izgrađujući sustav, iako je možda sve što trebate je popis obaveza." Možda samo trebate razumjeti razliku između vremena kada ste "zauzeti" i kada radite željeni posao.