Tajne učinkovitosti za vođu početnika

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Jučer ste bili običan zaposlenik, a danas biste trebali voditi tim od nekoliko ljudi. Kolege vas još ne vide kao šefa, a zahtijevaju već kao vođu. Nekoliko savjeta pomoći će vam da preokrenete situaciju u svoju korist uz minimalan gubitak za vas i one oko vas.

Vi i podređeni

Prvo na što ćete se susresti je nespremnost podređenih da vas percipiraju kao vođu, želja da se "iz prijateljstva" otpuste nezanimljivi ili teški zadaci na kočnici.

Zaposlenik mora razumjeti zašto nešto radi

Ako ne vidi cilj i ne dijeli ga, onda najvjerojatnije neće izvršiti zadatak ili će raditi nešto zanimljivije i kreativnije na poslu, ali uopće ne ono što vam je sada potrebno. I dalje nitko nije otkazao odugovlačenje.

U trenutku postavljanja zadatka, neće biti suvišno razjasniti je li vaš podređeni ispravno shvatio kakav vam je rezultat potreban. Zapamtite, vaš zaposlenik nema pristup svim materijalima za sastanke na kojima ste detaljno raspravljali o strategiji i konceptu proizvoda. Zaposleniku dajete samo stisak, konačne odluke. Neke stvari koje vam se čine očite možda ćete zaboraviti prenijeti.

Zaposlenik mora razumjeti u kojem vremenskom okviru nešto treba učiniti

Ako nema roka, onda nema ni potražnje za neispunjenim zadatkom. Za kreativne zadatke čiji je rok čak i menadžeru teško procijeniti, te za velike zadatke koji zahtijevaju puno vremena, važno je ocrtati međukontrolne točke. Podsjetite zaposlenika na njih ne na dan privremenog rezultata, već nekoliko dana prije njega. Tako ćete mu dati dodatno vrijeme za pripremu i pomoći da “spasi obraz”.

Što ako se čini da je zadatak ispravno postavljen, ali rezultat ne odgovara vašim idejama? Nema smisla tražiti krivce, bolje je shvatiti koje će radnje pomoći da se izbjegne ponavljanje ove situacije u budućnosti.

Ti i šef

Druga poteškoća vođe početnika je nespremnost vaših nadređenih da skinu s vas neke od vaših svakodnevnih zadataka. Posebno će biti teško prvi put kada ste već preuzeli nove obveze, ali niste u potpunosti prenijeli stare ili su stare obveze već prebačene, ali novi zaposlenik još uvijek treba vaš savjet i podršku. Obično ovo razdoblje prilagodbe traje oko 2 mjeseca.

Budite strpljivi i dogovorite točno određeno vrijeme, recimo od 14:00 do 14:30 sati, koje ćete posvetiti pitanjima koja je novajlija nakupila. Naravno, s ekstra hitnim pitanjima, može vam se obratiti i izvan ovog vremena.

Vrijedno je pribjeći mjerenju vremena kako bi se identificirali jasni ponori vremena. Tada morate skupiti hrabrost i otići do kuhara s izračunima. Ako sat vašeg radnog vremena košta više, razumno je neke od rutinskih poslova delegirati svojim podređenima.

Ti i ti

Voditi druge je teško, a voditi sebe još teže. Važno je biti proaktivan. Proaktivna osoba preuzima odgovornost za svoje poslove, nastoji ne odgoditi neugodne zadatke za kasnije, određuje smjer svojih aktivnosti i razvoja. To pomaže ne samo u poslu, već u životu općenito.

Budite samouvjereni. U proizvodu koji stvarate, u ljudima, u sebi.

Zapamtite da prijateljstvo ima ograničenja kada je posao u pitanju. Odgovorni ste za rezultat u cjelini, ali ne morate učiniti sve za svoje podređene i stalno provjeravati. Ima smisla ponekad pustiti uzde i dati zaposlenicima priliku da sami riješe neke probleme.

Nove dužnosti neizbježno zahtijevaju pumpanje vještina planiranja: sada su ne samo osobni zadaci, već i zadaci za podređene raštrkani tjedan dana. Kako razumjeti što prvo treba učiniti i što se može gurnuti na dalju policu? Ovo pitanje je posebno akutno kada postoji mnogo zadataka, oni su raznoliki i zahtijevaju različitu količinu vremena za izvršenje. Eisenhowerova matrica je vrlo korisna u određivanju prioriteta.

Postoji mnogo aplikacija koje vam pomažu sakupiti sve svoje zadatke u jedan program. Glavna stvar je zapamtiti da ako posvetimo dovoljno vremena planiranju vlastitog i tuđeg rada, onda ćemo sve zadatke moći obaviti u prilično mirnom načinu.

Postoji još jedno vrijedno pravilo o redoslijedu izvođenja zadataka. Prije svega, trebate dovršiti zadatke pokretanja - one bez kojih vaši kolege iz drugih odjela ne mogu započeti svoj posao. Ako dizajner izgleda od vas očekuje ovjereni prijelom koji će sutra ići u tiskaru, a direktor je od vas zatražio da već danas podnesete izvješće, onda prvo trebate početi s predajom prijeloma.

Kako sve napraviti: 4 jednostavna trika

Ako za operativni rad koristite instant messengere koji opsesivno trepću pri dnu ekrana, a primate i e-mail putem kojeg primate manje hitne zadatke, može se teško koncentrirati. U takvoj situaciji može pomoći nekoliko trikova.

1. Započnite radni dan ranije i radite ujutro kada nema nikoga u uredu, ugodna je hladnoća i samo se čuje odmjereno zujanje usnulog printera.

2. Radite dan ili dva od kuće, ako vam to dopušta.

3. Unesite sa svojim kolegama pravo sakriti se u "rupu" ako je prisutnost u uredu ipak neophodna. Unaprijed, dan, pa čak i dva, najavite da ste na taj i takav datum u "rupi", pa vam se jako ne preporučuje odvraćati pozornost.

Isključite instant messengere, provjerite poštu ujutro ili navečer, u 5 sati, tako nećete propustiti pitanja koja zahtijevaju vašu pažnju i maksimalno ćete se koncentrirati na zadatak.

U početku ćete biti ometeni, zaboraviti na "rupu", ne razumjeti zašto je to potrebno. S vremenom, kada barem četvrtina kolega isproba ovu metodu na sebi, zaposlenik u “rupi” postat će neprikosnoven.

4. Kupite slušalice za poništavanje buke ako ste sretnik iz otvorenog prostora. Da, koštaju puno, ali bit ćete pošteđeni zavjese od buke koju neminovno stvaraju vaši susjedi u uredu.

Već ste napravili prvi korak: postanite vođa. Odgovornost je porasla, ali rad je postao mnogo zanimljiviji. Napišite u komentarima s kojim ste poteškoćama naišli. Pokušajmo zajedno pronaći rješenje!