Zašto popisi zadataka ne rade i što učiniti u vezi s tim

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Evo nekoliko savjeta kako svoje "tijelo" iz jednostavne bilježnice pretvoriti u moćan alat za donošenje odluka, planiranje i analizu napretka dodijeljenih zadataka.

Upravljanje popisima obveza ne može biti lakše. Napisao sam svoje poslove u kolumni, a onda to samo uzmeš i prekrižiš dok to radiš. Što još možete smisliti?

Međutim, ako pogledate broj različitih desktop, mobilnih i web aplikacija koje implementiraju ovaj koncept, postaje jasno da sve uopće nije tako jednostavno. Unatoč svoj raznolikosti alata i funkcija, popisi zadataka još uvijek ne rade! Možda jednostavno ne znate kako ih koristiti?

Svi ljudi počinju koristiti upravitelje zadataka u trenutku kada osjete da im se svakodnevna rutina pretvara u kaos. Počinju zaboravljati važne stvari, brkaju redoslijed zadataka i zadataka, iznevjeravaju kolege i kasne na spojeve. U takvom trenutku osoba bira "tudušku" po svom ukusu i pokušava unijeti organizaciju u svoj život. I, u pravilu, isprva uspijeva. Ali prođe neko vrijeme i popisi zadataka prestanu funkcionirati, a izvorni nered se vraća u život.

Zašto se to događa?

Poanta je da su upravitelji zadataka samo alat. Koja se mora ispravno postaviti da bi dobro funkcionirala. A evo nekoliko savjeta kako to učiniti.

1. Dijelite

Ni u kojem slučaju ne smijete sve svoje velike i male stvari baciti na jedan veliki, dugi popis. Nema ništa depresivnije od razmišljanja o svom popisu obaveza s desecima unosa. U ovom slučaju, vjerojatnost da ćete ikada doći do repa liste teži nuli. Različite studije produktivnosti općenito sugeriraju da broj vaših zadataka na jednom listu ne smije prelaziti 7-8 komada. Stoga odvojite popise zadataka po kategoriji, projektu, temi, hitnosti i drugim kriterijima.

2. Dodajte rokove

Prema Parkinsonovom zakonu, posao uvijek oduzima onoliko vremena koliko mu date. Stoga održavanje popisa zadataka ima smisla samo ako uz svaku stavku napišete približno vrijeme izvršenja. Da, u stvarnosti može doći do odstupanja; da, u nekim danima stvari krenu po zlu, ali većinu vremena ovaj pristup funkcionira. Nakon što ste zabilježili približno vrijeme za dovršetak određenog zadatka, podsvjesno ćete nastojati odgovarati mu, a to radikalno mijenja pravila igre. Isprobajte i zaprepastit ćete se koliko moćan može postati vaš popis zadataka.

3. Odredite prioritete

Ova točka je jednostavna i jasna. Obavljamo prije svega važne poslove, male i nehitne - ako imamo vremena. Ostaje samo da odredite prioritete na svom popisu i učinite to kako treba. Uostalom, postoje vrlo hitne stvari, ali za vas potpuno nevažne. A događa se i obrnuto. Stoga vam nudimo sljedeće prioritete:

• važne i hitne stvari;
• važno, ali ne hitno;
• hitno, ali ne jako važno;
• nije hitno i nevažno.

4. Procijenite

I posljednje pravilo na ovom popisu, ali ne i najmanje važno, je potreba da analizirate i ocijenite ispunjenost svoje liste. Ne pokušavajte odmah sakriti i zauvijek zaboraviti dovršeni zadatak. Pokušajte odvojiti nekoliko sati na kraju svakog tjedna, a možda čak i cijeli dan na kraju mjeseca, kako biste podignuli stanje. Pokupite prekrižene elemente iz arhive i procijenite što vam je dalo njihovu implementaciju.

• Koliko ste dobro i brzo obavili svoj posao?
• Je li to moglo biti bolje, ili možda uopće nije trebalo biti vrijedno toga?
• Koliko ste napredovali prema svom cilju?
• Što je potrebno učiniti da se napravi korak dalje?

Nakon što odgovorite na ova i slična pitanja, vaš će popis za vas poprimiti potpuno drugačije značenje. Preobrazit će se iz jednostavne bilježnice „da se nešto ne zaboravi“u moćan alat za donošenje odluka, planiranje i analizu postignuća.