Zašto je kontrolni popis obavezan za vas na poslu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Kontrolni popis izgleda kao vrlo staromodan način organiziranja tijeka rada, jer postoji toliko mnogo modernih tehnika. Ali spremni smo vas uvjeriti, koristeći jedan znanstveni eksperiment, mišljenje doktora znanosti i iskustvo pjevača grupe Van Halen kao argumente.

U suvremenom svijetu nam je omogućen pristup informacijama bez presedana. Možemo puno naučiti jednostavnim pitanjem točnog pojma za pretraživanje ili otvaranjem internetskih enciklopedija. Ipak, s ovim naletom informacija dobivamo i dosta poteškoća.

Sada znamo više nego ikada prije, ali postoji problem s pretvaranjem teorije u praksu, dajući joj vrijednost i korisnost.

Na mnogo načina, informacijsko doba učinilo nas je daleko manje praktičnim i mudrima. Dajte nam puno do znanja, ali lako gubimo koncentraciju, odvlačimo pažnju od glavnog, dopuštamo da se pažnja rasprši. Štoviše, lako gubimo iz vida osnove, bitne pozadinske informacije i griješimo s osjećajem vlastite kompetencije.

Prema kirurgu i istraživaču javnog zdravstva Atulu Gawandeu, MD, ljudi bi trebali maksimalno iskoristiti svoje znanje.

Atul Gawande američki kirurg, novinar, pisac

Možemo oprostiti neuspjehe zbog neznanja. Ako osoba nije znala što učiniti u datoj situaciji, drago nam je da se potrudila riješiti problem. No, ako je znao kako dalje, ali nije primijenio ovu informaciju na pravi način, teško je ne naljutiti se.

Pogreške napravljene zbog čvrstog uvjerenja da "ja najbolje znam što trebam učiniti" često su najbolnije. Niste dali sve od sebe i niste uspjeli, već ste namjerno slijedili vodstvo pretjeranog samopouzdanja i niste uspjeli. Atul Gawande smatra da je to slično kako jednostavna pogreška iskusnog kirurga dovodi do smrti pacijenta.

Kako se nosimo s ovim oceanom informacija? Kako najbolje iskoristiti znanje i ostaviti mjesta za čuda? Prema dr. Gawandeu, pomoću kontrolne liste možete osjetiti vlastitu moć i kompetenciju.

Dr. Gawande je pomno proučavao učinak kontrolnih lista na kirurge, odnosno na broj slučajeva infekcije pacijenata tijekom operacije. Unatoč činjenici da su u pokusu sudjelovali cijenjeni i kompetentni kirurzi, svi su oni, na ovaj ili onaj način, bili u opasnosti od pogreške tijekom operacije.

Kontrolna lista predstavljena kirurzima bila je kratka i jednostavna. pisalo je:

• Operite ruke sapunom i vodom.
• Obrišite kožu pacijenta antiseptikom.
• Stavite sterilne obloge na tijelo pacijenta.
• Stavite šešir, masku, sterilnu haljinu i rukavice.

Studenti medicine ove korake uče napamet, očiti su, jednostavni i potrebni. Ali osoba nije stroj i može zaboraviti na jednu od radnji. Preskakanje jednog koraka može dovesti do infekcije, što znači dodatno liječenje, financijske troškove i, u najgorem slučaju, smrt pacijenta.

Začudo, čim se ova lista za provjeru pojavila liječnicima pred očima, počeli su manje griješiti. Broj zaraženih smanjen je za 66%. Uštedio je mnogo novca, ali što je još važnije, spasio je više od tisuću života.

Naravno, kontrolni popis kao način za strukturiranje misli, pojednostavljenje akcija i pamćenje potrebnih informacija koristan je ne samo za liječnike, već i za svakoga od nas.

Možda će vam biti uvredljivo napisati kontrolnu listu kako ništa ne biste zaboravili. Uostalom, dovoljno ste pametni i možete se osloniti na vlastito pamćenje. No, glavni cilj kontrolne liste je disciplina koja će vam pomoći slijediti zacrtani put i izbjeći pogreške.

Zašto napraviti kontrolnu listu

1. Kontrolni popis pomaže vam da ne zaboravite osnovne i jednostavne informacije. Dr. Gawande smatra da kontrolna lista stvara svojevrsnu „kognitivu mrežu“koja nas štiti od vlastitih nedostataka – granica pamćenja i pažnje. Kontrolna lista osigurava da ne zaboravite na uobičajene istine u trenutku kada se približi umor ili lijenost.
2. Kontrolna lista oslobađa vaš um, dajući mu priliku da radi na stvarno teškim zadacima. Nakon što se prestanete brinuti o jednostavnim i trivijalnim stvarima, dobivate priliku da se usredotočite na teške odluke. To posebno dobro funkcionira u slučajevima kada se stalno pojavljuju neočekivane ili neplanirane situacije i teško je kontrolirati se.
3. Kontrolna lista pomaže biti discipliniran. Ovo je važno kada su u pitanju rutinski zadaci. Kada se naviknemo raditi nešto iz dana u dan, lako gubimo entuzijazam i pažnju, griješimo i griješimo. Ako se osjećate previše ugodno na svom radnom mjestu, opustite se i vaša pažnja je rastresena, kontrolni popis pomoći će vam da ostanete budni svake minute.
4. Kontrolna lista štedi vrijeme. Više ne trebate razmišljati o svakom svom koraku: već ste sve opisali na komadu papira. Ako odluku treba donijeti sada, vrijeme je najvrjedniji resurs. Kontrolna lista pomoći će vam da osvojite dragocjene sekunde.

Da, popis za provjeru nije najizvorniji način kontrole vašeg tijeka rada. No, u isto vrijeme, ovaj jednostavan alat pokazuje se nevjerojatno vrijednim za one koji žele smanjiti pogreške i poboljšati kvalitetu svog rada.

Kako napraviti učinkovit popis za provjeru

Postoje dobre i loše kontrolne liste. Dakle, kako napraviti kontrolni popis koji će vam pomoći da započnete?

1. Usredotočite se samo na jednostavne stvari. Svrha dobrog popisa za provjeru je prenijeti potrebne informacije. Bez detalja. Kontrolni popis nije vodič, nije obilazak vašeg tijeka rada. Ovo je dijagram koji vam pomaže zapamtiti najvažnije stvari. Dobar kontrolni popis trebao bi imati pet do deset točaka.
2. Kontrolni popis trebao bi biti jednostavan i praktičan. Koristite jasne riječi koje točno opisuju zadatak. Ako vam treba dodatno vrijeme da zapamtite točno što svaka stavka znači, vaš popis za provjeru je loš.
3. Odlučite kada ćete pauzirati. Kada ćete koristiti svoju kontrolnu listu? Kada ćete prijeći na sljedeću stavku? Kako provjeriti je li stavka dovršena? Odaberite vrijeme kada pregledavate kontrolni popis i provjerite je li sve gotovo i možete prijeći na sljedeći zadatak.
4. Definirajte vrstu svoje kontrolne liste. Na primjer, ako je ovo recept, pročitat ćete svaki korak i slijediti upute. Ovo je tip read-do. A ako vaša kontrolna lista sadrži radne zadatke za danas i s nje jednostavno precrtate obavljene zadatke, onda je ovo tip "izrađeno - potvrđeno". Ovaj korak pomoći će vam da pojednostavite svoj rad s popisom za provjeru i bolje se kontrolirate.
5. Budite spremni revidirati i ažurirati svoj kontrolni popis. Slobodno ga revidirajte i napravite nove zadatke ili izmjene. Morate eksperimentirati kako bi vaš popis za provjeru bio uistinu učinkovit.

Posljednji korak je posebno važan. Vaša kontrolna lista nije ukorijenjena; ona je osjetljiva na promjenjive okolnosti.

Nema smeđih M&M-ova

David Lee Roth, pjevač grupe Van Halen, ima čudnu naviku. Rocker rider izgleda adekvatno: navodi tehničke zahtjeve za opremu. No, jedna od točaka redovito šokira zaposlenike koncertnih dvorana, stadiona i glazbenih klubova: negdje u sredini popisa nalazi se M&M's zdjela u kojoj ne bi smjela biti niti jedan smeđi slatkiš.

Ovi jahači se ponašaju kao kontrolne liste: zaposlenici se kreću od točke do točke, ispunjavajući zahtjeve glazbenika. Kad David Lee Roth prihvati posao, prvenstveno ga zanima zdjela slatkiša. Možete li pogoditi zašto?

Dok traži uklanjanje svih smeđih M&M-ova zvuči ludo, David Lee Roth to može objasniti. Ako osoblje stadiona ostavi smeđe bombone u posudi, to znači da ne obraćaju pažnju na vozača. Kad David naiđe na takvu dražeju, ide provjeriti sve ostalo: jesu li instrumenti dobro spojeni, je li oprema ispravno postavljena, uzimaju li se u obzir njegovi zahtjevi za prostorom i opremom. A ako nema smeđih bombona, a radnici na gradilištu ispoštovali su i tako čudnu želju, glazbenik može biti siguran: sve ostalo je također napravljeno.