Kako dopuštamo e-pošti da kontrolira nas i što učiniti u vezi s tim

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Ovo je ulomak iz knjige američkog novinara i govornika Phila Simona. Radi se o tome kako ljudi jedni drugima upadaju u živote putem e-pošte i kako se tome suprotstaviti.

Ako vam se pri radu s e-poštom čini da igrate igru u kojoj morate čekićem “sustići” krticu koja iznenada ispuzi u jednu ili drugu rupu, niste sami. E-pošta je prema zadanim postavkama glavni kanal za poslovnu komunikaciju. Prema Radicati Grupi, prosječni uredski službenik dnevno primi oko 100 e-poruka. Taj se broj godišnje povećava za 15%. U srpnju 2012. konzultantska tvrtka McKinsey Global Institute objavila je izvješće pod naslovom The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Kaže da zaposlenici na prvoj liniji provode 28% svog vremena na upravljanje e-poštom.

Razmisli o tome. Ako imate 50-satni radni tjedan, tada ćete 14 sati tog tjedna potrošiti na čitanje i pisanje e-pošte. Jedva da provodite toliko vremena u Wordu, Excelu ili drugim radnim programima.

Ovi brojevi možda ne bi predstavljali problem da je e-pošta uistinu učinkovit komunikacijski kanal. Dapače, tako je za neke tvrtke. Ali u većini slučajeva to nije tako. Naravno, e-pošta ima pravo na postojanje, ali nemojte se zanositi. Istraživanja su pokazala da stalna provjera vaše pristigle pošte snižava razinu vašeg IQ-a.

Posljednjih godina e-pošta je postala prava pošast poslovne komunikacije. Međutim, ne biste je trebali kriviti za sve nevolje. Tehnologija okrivljavanja je zgodna: dobar je izgovor ne gledati se u ogledalo. Uostalom, ako pogledamo unutra, shvatit ćemo da problem nije u e-pošti kao takvoj, već u tome kako je koristimo.

Poanta je ne odustati od e-pošte (iako neki to čine). Poanta je racionalno ga koristiti.

Gdje početi?

Razumjeti e-poštu ≠ razgovor

Ne možete voditi dijalog putem e-pošte na isti način kao u stvarnom životu. Uvijek postoje vremenski razmaci između slova, a tekstualne poruke ne podrazumijevaju bliske prijateljske manifestacije sugovorniku. Justin Kruger sa Sveučilišta New York i Nicholas Epley sa Sveučilišta u Chicagu da nedostatak neverbalnih znakova ljudi pogrešno tumače e-poštu.

Psiholozi su otkrili da je samo u polovici slučajeva moguće ispravno protumačiti raspoloženje u tekstualnoj poruci. Smajlići, nažalost, neće pomoći, na primjer, razlikovati humor od sarkazma. To često dovodi do nesporazuma. Jeste li spremni baciti novčić svaki put kada pokušavate pogoditi razumije li vaš sugovornik vašu poruku?

Slijedite pravilo tri slova

Nakon što prihvatite činjenicu da e-pošta nije najbolje mjesto za razgovore od srca do srca, prijeđite na akciju.

Koristite pravilo od tri slova: ako se problem ne riješi u tri e-maila, potreban je osobni sastanak.

Primjenjivo je i na administrativne zadatke (kao što je zakazivanje sastanka) i na osobne. To će vam uštedjeti puno vremena i mnogo frustracija. Međutim, ne sviđa se svima, budite spremni na nezadovoljstvo nekih suboraca. S razumnom količinom pretpostavke, ali vrijeme je da se riješimo stava "pošta za sva pitanja".

Ne rješavajte hitne stvari putem e-pošte

Ako je problem stvarno važan i zahtijeva hitnu akciju, nemojte ga rješavati u e-porukama. Za ovo postoji telefon. Neka ovo postane pravilo u vašoj tvrtki.

Nemojte koristiti e-poštu za upravljanje zadacima

E-pošta nije upravitelj zadataka. Ali mnogi ljudi koriste e-poštu kao takvu. Nije iznenađujuće da su stalno ometeni. Otvorio sam svoju pristiglu poštu da provjerim svoje zadatke, a na tebe je pao niz radnih i osobnih poruka. Lako se prebaciti na njih, zaboravljajući zašto ste otvorili klijent e-pošte.

Postoje samostalne aplikacije za upravljanje zadacima: DropTask i druge. Oni nisu zamjena za e-poštu, oni su usmjereni prema ciljevima koje pokušavate postići.

Isto je i s projektnim menadžmentom., ili Basecamp - praktični i pristupačni alati koji će vas spasiti od kilometara lanaca poruka.

Ne tretirajte komunikaciju kao rudarenje ugljena u rudniku

Malo je onih koji su slobodni u svojim radnim odnosima. Mnogi, uključujući i zato što ne mogu birati svoje kolege, klijente i partnere. Neki od njih su previše "zauzeti" da bi razgovarali telefonom - radije bi napisali desetak poruka umjesto da verbalno razgovaraju o svemu u dvije minute.

U tom slučaju morate obratiti pozornost na način njihove komunikacije (riječi, fraze i tako dalje). Zapitajte se želite li stvarno komunicirati s ljudima koji se klone telefona i razgovaraju. Pobliže pogledajte tražitelje posla za upražnjeno mjesto u vašoj tvrtki, potencijalne klijente ili potencijalne buduće dobavljače. Ako u početku komuniciraju kao da kopaju rudu u rudniku, kakve su onda šanse da će se promijeniti?

Sjetite se života izvan e-pošte

Ona je! Nemojte se bojati zatvoriti svoj poštanski sandučić. Svijet se neće srušiti. To je očito, ali za mnoge to može biti otkrovenje. Na primjer, u Klick Healthu zaposlenici koriste e-poštu. Prema njegovom CEO-u, e-pošta je alat koji drugim ljudima daje kontrolu nad sobom.

Što misliš: vlada li e-mail stvarno ljudimanametanjem zadataka i redoslijeda njihove provedbe?