6 načina da što prije završite sastanak i dobijete rezultate

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Morate znati dobro i učinkovito organizirati sastanke. Ovo nije tako lako kao što se na prvi pogled može činiti. Ali ako naučite kako odrediti pravo vrijeme, koristiti okruženje i jasno postaviti ciljeve, tada možete voditi sastanke brzo i učinkovito.

Provjerite je li cilj jasan

Umjesto da kažete: "Okupimo cijeli ured u 11 ujutro", zapitajte se: "Što želimo postići?"

Apsolutno morate znati zašto uopće organizirate ovaj sastanak:

• generirati ideju;
• donijeti odluku;
• dovršiti posao;
• odgovoriti na pitanja o nadolazećim promjenama.

Možda ti odgovara:

• saslušati pritužbe zaposlenika (treba li to biti u formatu grupnog sastanka?);
• ponovno raspravljati o onome što je već odlučeno;
• učiniti nešto o čemu se može razgovarati ili riješiti telefonom ili e-poštom.

Nemojte imati velika okupljanja

Koristite sjajno "pravilo dvije pizze" i nemojte pozivati previše ljudi na sastanak. Morate stvoriti tim, u kojem je svaka osoba na svom mjestu. Stoga bi sastanku trebalo prisustvovati onoliko ljudi koliko možete nahraniti dvije pizze.

Poanta nije samo nahraniti sve koji su došli na sastanak. Velike skupine ljudi ne mogu učinkovito donositi odluke. Čak postoji i koncept. Javlja se u velikim skupinama ljudi, kada pojedinci ne mogu izraziti vlastito mišljenje zbog straha od osude kolega i vođa. Male grupe su prikladnije s ove točke gledišta. Stoga su učinkovitiji.

Prvo vrijeme, pa mjerač vremena

Zakašnjeli su jako dosadni i ometajući. Naučite ih da dođu na vrijeme.

Ako ne cijene svoje vrijeme, neće cijeniti ni vrijeme drugih.

Učinite to na sljedeći način.

Odredite vrijeme sastanka za, recimo, 08:48. Začudo, ovaj potez će uspjeti, a ljudi će početi dolaziti na vrijeme. Što se tiče onih koji kasne, morate ih naučiti da to plate. A ne novac. Neka, na primjer, pjevaju. Ovakve kazne djeluju puno bolje od novčanih kazni. U roku od mjesec dana zaboravit ćete kako zvuči pjevanje vaših podređenih.

I, naravno, naučite se postavljati tajmer. Za svakog govornika, ako ga ima, i za cijeli sastanak općenito. Tako se sastanak neće odugovlačiti, a vi ćete znati što ste potrošili svake minute.

Stolice moraju biti ispravne

Način na koji ljudi sjede u dvorani također je od velike važnosti:

• sjedenje u krugu korisno je za suradnju, raspravu, opće donošenje odluka;
• sjedenje u redovima korisno je ako trebate potaknuti natjecanje i želju za natjecanjem s kolegama.

Ako trebate imati brz i vrlo produktivan sastanak, pomaknite sve stolice iz sobe. Brojne studije pokazuju da što duže stojimo, to se više trzamo. Želim to odmah poduzeti i donijeti odluku što je prije moguće. Osim toga, stajanje neko vrijeme može biti dobro za vaše zdravlje.

Uklonite prijenosna računala i telefone

Inače ćete biti stalno ometani. I vi i vaši suradnici morate učiniti sve što ste planirali i završiti sastanak što je prije moguće. Stoga prestanite buljiti u ekran svog pametnog telefona. Umjesto toga, izvadite olovku i komad papira. Informacije se mnogo lakše pamte.

Dnevni red nije kreiran "za pokazivanje"

Stvarno morate poraditi na tome. Većina sastanaka je neproduktivna jer se o dnevnom redu raspravlja beskrajno. Pokušajte formulirati dnevni red u obliku pitanja umjesto da navodite problem.

Ne "razgovarajte o videosadržaju", nego "kada će video sadržaj biti spreman?"

Kada im se postavi pitanje, automatski počinju tražiti odgovor. Ovako se radi.