Kako organizirati svoj dan: tehnike genija produktivnosti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Vrijeme je oskudan i nezamjenjiv resurs. Naučite ga mudro koristiti.

Metoda Benjamina Franklina

Benjamin Franklin bio je sin sapunara, ali je zahvaljujući samoorganizaciji i disciplini uspio u mnogim područjima: u politici, diplomaciji, znanosti, novinarstvu. Jedan je od osnivača Sjedinjenih Američkih Država – sudjelovao je u stvaranju Deklaracije o neovisnosti i Ustava zemlje.

Franklinov portret prikazan je na novčanici od 100 dolara, iako on nikada nije bio predsjednik Sjedinjenih Država. On je zaslužan za autorstvo takvih fraza kao što su "Vrijeme je novac" i "Ne odlažite za sutra ono što možete učiniti danas".

Franklinu je vrijeme doista bilo važno.

Voliš li život? Onda ne gubite vrijeme, jer vrijeme je tkanina koja čini život. Benjamin Franklin

U dobi od 20 godina Franklin je za sebe razvio sustav upravljanja vremenom, koji je koristio tijekom života. Suvremenici su je nazivali "Franklinova piramida" (ponekad se naziva i "piramida produktivnosti" - piramida produktivnosti).

Piramida se temelji na životnim vrijednostima. To su moralne smjernice u rješavanju bilo kakvih problema. Franklin ih je nazvao vrlinama.

Za sebe je identificirao 13 vrlina: suzdržanost, šutljivost, ljubav prema redu, odlučnost, štedljivost, marljivost, iskrenost, pravednost, umjerenost, čistoća, smirenost, čednost i krotkost.

Kako bi svaki dan radio na sebi, Franklin je pokrenuo posebnu bilježnicu u koju je uzeo stranicu za svako životno načelo. Svaku je stranicu poredao u sedam stupaca (dana u tjednu). Zatim je povukao 13 vodoravnih crta prema broju vrlina.

Tako se svaki dan fokusirao na jednu od vrlina, a navečer na trgovima bilježio pogreške učinjene na putu do “moralnog savršenstva”.

Sljedeća prečka Franklinove piramide je globalni cilj. Temelji se na životnim principima i odgovara na pitanje: "Što želim postići do N godine?" Globalni cilj liječniku, primjerice, može biti želja da postane voditelj odjela do 35. godine, a menadžeru - da pokrene vlastiti startup.

Benjamin Franklin uistinu je praotac planiranja obaveza. Uvijek se držao rutine i pisao doslovno svaki korak koji je napravio. Dakle, dalje u njegovoj piramidi su:

• master plan – upute korak po korak za postizanje globalnog cilja;
• dugoročni plan – ciljevi za sljedećih 3-5 godina;
• kratkoročni plan - zadaci za iduću godinu i mjesec;
• planiranje za tjedan i dan.

Svi koraci piramide nalaze se uzastopno - svaki sljedeći temelji se na prethodnom.

Izlaz

Da biste organizirali svoj dan po Franklinovoj metodi, trebate odrediti temeljna životna načela, postaviti globalni cilj i napraviti plan za njegovo postizanje.

Za dugoročno i kratkoročno planiranje možete koristiti neki od elektroničkih alata ili izraditi papirnatu bilježnicu i implementirati sustav "Brze bilješke".

Stephen Covey metoda

Stephen Covey se smatra jednim od sljedbenika Franklinovog sustava. On je međunarodno priznati stručnjak i trener u području menadžmenta. Covey je profesionalni govornik i autor mnogih knjiga. Jedan od njih uvršten je na popis najutjecajnije poslovne literature časopisa Time.

Ovo je knjiga, Sedam navika visoko učinkovitih ljudi, ispred svog vremena. Covey ju je napisao 1989., ali je postao bestseler tek nakon ponovnog izdanja 2004. godine.

Coveyev koncept temelji se na nizu od sedam vještina.

1. Naoštrite pilu, odnosno stalno se usavršavajte.
2. Ostvariti sinergiju, odnosno težiti obostrano korisnoj interakciji.
3. Budi proaktivan.
4. Pokušajte prvo čuti, a tek onda – biti čuli.
5. Započnite zamišljanjem krajnjeg cilja.
6. Misli Win-Win.
7. Učinite prvo ono što prvo treba učiniti.

Matrica za dodjelu zadataka i određivanje prioriteta pomoći će u implementaciji potonje vještine. Covey ju je posudio od 34. predsjednika Sjedinjenih Država Dwighta Davida Eisenhowera.

Svi su zadaci podijeljeni u četiri grupe:

1. Hitno i važno (učiniti što je prije moguće);
2. Nehitno važni (strateški zadaci s udaljenim rokom);
3. Hitno nevažno (morate to učiniti brzo, ali možete odgoditi ili ne učiniti sami);
4. Nije hitno i nevažno (u pravilu se takvi slučajevi mogu izbrisati ili povjeriti trećim osobama).

Prema Coveyju, uspješni ljudi rijetko se nađu u problemima s vremenom, jer se brzo nose sa zadacima iz kategorije 1 i 3 i bez sažaljenja žrtvuju stvari iz kvadrata 4. Pritom 60-80% svog vremena i energije posvećuju rješavanje zadataka iz kvadrata 2, jer su oni lokomotiva napretka.

Izlaz

Da biste bili učinkovitiji, na kraju ili na početku dana zapišite i odredite prioritete svojih zadataka pomoću Eisenhowerove matrice (ili Coveyeve matrice, što god želite). Da biste to učinili, možete koristiti aplikaciju Eisenhower (iOS) ili MyEffectivenessHabits (Android). Pokušajte zadržati omjer: 40% - važne hitne stvari, 60% - važne nehitne.

Metoda Tima Ferisa

Timothy Ferriss je popularni guru produktivnosti. Snimke njegovih javnih nastupa skupljaju milijune pregleda, a knjige se prodaju u istoj golemoj nakladi.

Nije ni čudo - tko ne želi "raditi 4 sata tjedno, ne motati se u uredu" od poziva do poziva ", a pritom živjeti bilo gdje i obogatiti se"? Ferissova istoimena knjiga postala je broj jedan na listama bestselera The New York Timesa i The Wall Street Journala.

Njegova metoda temelji se na dva stupa:

1. Paretov zakon: 20% truda daje 80% rezultata, a preostalih 80% truda - samo 20% rezultata. To znači usredotočiti se na aktivnosti koje su stvarno važne.
2. Parkinsonov zakon: Posao ispunjava svo vrijeme koje mu je dodijeljeno. To znači da se zadatku mora dodijeliti točno onoliko koliko je potrebno da se izvrši.

Ne morate produžiti radni dan da biste učinili više. Naprotiv, skratite ga, usredotočite se samo na ono što je stvarno važno. Odbacite sve ostalo, vanjski ili delegirajte.

Ferrissov pristup slijedi tehniku planiranja 1-3-5. Njegova je bit jednostavna: na popis obveza dodaje se jedna važna stvar, tri srednje i pet malih. Ukupno devet. Oni su a priori raspoređeni po hitnosti, što pomaže da se riješite osjećaja hitnosti.

Ferriss je protivnik multitaskinga i preopterećenosti informacijama. Kada se radi nekoliko stvari u isto vrijeme, pažnja se defokusira. Kao rezultat toga, produktivnost se ne povećava, već se smanjuje. Isti je slučaj i s kontinuiranom apsorpcijom informacija. Neprestano provjeravanje pošte, instant messengera i društvenih mreža samo stvara lažan osjećaj, ali ga ne približava cilju.

Ali stres, naprotiv, Ferriss smatra našim pomoćnicima.

Strah je pokazatelj. Strah je naš prijatelj. Ponekad pokazuje što se ne smije raditi, ali češće pokazuje što se točno isplati učiniti. Tim Ferriss

Treba napomenuti da Tim Ferriss nije sam u težnji za produktivnošću radeći manje. Stever Robbins, autor knjige 9 koraka da radite manje i dobijete više, predlaže metodu “aktivnih dana” u kojoj si dodijelite “pasa čuvara” na određeni dan kako biste pratili svoj napredak.

Izlaz

Ova metoda je za vas ako ne možete slijediti strogi raspored i popisi obveza ne rade za vas. Organizirajte svoj dan tako da 20% vremena bude zauzeto najtežim i najvažnijim stvarima. Ostalo neka ide svojim tokom. Drugim riječima, ako trebate održati poslovni sastanak, tada morate odabrati dan, vrijeme, trajanje i striktno slijediti raspored. Ostatak dana može se posvetiti bilo kojem poslu u tijeku.

Metoda Gleba Arkhangelskog

Gleb Arkhangelsky je stručnjak u području upravljanja vremenom, osnivač i voditelj istoimene tvrtke. Njegova posebnost nije u stvaranju originalnih zbivanja, već u tome što na jednostavan i pristupačan način postavlja metode upravljanja vremenom, prilagođavajući ih domaćoj stvarnosti.

Arkhangelsky je autor nekoliko popularnih poslovnih knjiga: Job 2.0: Proboj u slobodno vrijeme, Formula vremena, Time Drive i drugih.

Potonji je najpopularniji. Time Drive istražuje važnost planiranja, postavljanja ciljeva i motivacije, kao i moćne tehnike upravljanja vremenom i protiv odugovlačenja.

• "Žabe". Svatko ima dosadne zadatke koji se stalno odgađaju za kasnije. Ta se neugodna djela nakupljaju i psihički slome. Ali ako svako jutro počnete s "jedenjem žabe", to jest, prije svega, obavite neki nezanimljiv zadatak, a zatim prijeđete na ostalo, onda će se postupno stvari dovesti u red.
• "Sidra". To su materijalne vezanosti (glazba, boja, pokret) povezane s određenim emocionalnim stanjem. "Sidra" su neophodna kako bi se uklopili u rješenje određenog problema. Na primjer, možete se naviknuti raditi s poštom uz klasičnu glazbu, a kad god ste lijeni za istovar inboxa, samo trebate uključiti Mozarta ili Beethovena kako biste uhvatili željeni psihološki val.
• Odrezak od slona. Što je zadatak veći (napisati diplomski rad, naučiti strani jezik i tako dalje) i što je rok kraći, to je teže započeti. Plaši vas vaga: nije jasno odakle početi, imate li dovoljno snage. Takvi se zadaci nazivaju "slonovi". Jedini način da “pojedete slona” je da od njega skuhate “odreske”, odnosno razbijete veliki biznis na nekoliko malih.

Važno je napomenuti da Gleb Arkhangelsky veliku pažnju posvećuje ne samo racionalizaciji radnih procesa, već i odmoru (pun naziv njegovog bestselera je „Vremenski pogon: Kako upravljati živjeti i raditi“). Uvjeren je da je bez dobrog odmora, koji uključuje zdrav san i tjelesnu aktivnost, nemoguće biti produktivan.

Izlaz

Planirajte svaki svoj dan. U tome će vam pomoći Todoist, Wunderlist, TickTick i drugi slični programi i servisi. Podijelite složene velike zadatke na jednostavne male. Ujutro radite najneugodniji posao, tako da u preostalom vremenu možete raditi samo ono što volite. Razvijte okidače koji će vam pomoći da se nosite s lijenošću i ne zaboravite uključiti odmor u svoj raspored.

Francesco Cirillo metoda

Možda niste upoznati s imenom Francesco Cirillo, ali vjerojatno ste čuli za Pomodoro. Cirillo je autor ove poznate tehnike upravljanja vremenom. Svojedobno je Francesco imao problema sa učenjem: mladić se ni na koji način nije mogao koncentrirati, cijelo vrijeme je bio ometen. U pomoć je priskočio jednostavan kuhinjski mjerač vremena u obliku rajčice.

Suština Pomodoro metode je da je duljina vremena koje se daje za rad "pomodoro". Jedna rajčica = 30 minuta (25 minuta za rad i 5 za odmor). Pokrećemo mjerač vremena i radimo s maksimalnom učinkovitošću i minimalnim ometanjem 25 minuta. Čuje se signal – vrijeme je za petominutni odmor. Zatim ponovno pokrećemo mjerač vremena.

Dakle, produktivnost se mjeri brojem izvedenih "rajčica" dnevno. Što veće, to bolje.

Kako ne biste potrošili 25 minuta na razmišljanje o sebi, potrebno je unaprijed napraviti popis zadataka. U njemu možete označiti i broj cijelih "rajčica" (ispred zadatka se stavlja križić) i distrakcija (stavlja se apostrof). To vam omogućuje da odredite koliko je vremena bilo potrebno za dovršetak zadatka i koliko je bio težak.

Pomodoro metoda je pristupačna i fleksibilna. Ako želite - držite popis zadataka na papiru i izmjerite 25-minutne segmente kuhinjskim timerom ili ako želite - koristite posebne usluge i aplikacije.

Windows	OS X i iOS	Android

Prema Cirillu, optimalno trajanje "rajčice" je 20-35 minuta. Ali, svladavši tehniku, možete eksperimentirati i mijenjati intervale za sebe.

Možete se detaljno upoznati s metodom Francesca Cirilla.

Izlaz

Na početku dana napravite popis obaveza i pratite pomodore. Ako ste u roku od 25 minuta ometeni, stavite simbol 'pored zadatka. Ako je vrijeme isteklo, ali zadatak još nije završen, stavite + i posvetite mu sljedeću "rajčicu". Tijekom petominutne pauze potpuno se prebacite s posla na odmor: hodajte, slušajte glazbu, pijte kavu.

Dakle, evo pet osnovnih sustava upravljanja vremenom pomoću kojih možete organizirati svoj dan. Možete ih detaljnije proučiti i postati apologet jedne od tehnika, a možete i razviti vlastitu kombinirajući razne tehnike i tehnike.

GTD - alternativa upravljanju vremenom

David Allen, tvorac GTD metodologije, jedan je od najpoznatijih teoretičara osobne učinkovitosti. Njegova knjiga, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, proglašena je za najbolju poslovnu knjigu desetljeća od strane časopisa Time.

Izraz Getting Things Done popularna je riječ i mnogi ga ljudi pogrešno poistovjećuju s upravljanjem vremenom. Ali čak i sam Allen GTD naziva "tehnikom za poboljšanje osobne učinkovitosti".

Evo kako je Vjačeslav Sukhomlinov, stručnjak za ovo pitanje, objasnio razliku između upravljanja vremenom i GTD-a.

Vyacheslav Sukhomlinov, izvršni direktor holdinga restorana. GTD Practical Application Expert nije upravljanje vremenom. Upravljanje vremenom je nemoguće. Svi imaju isti broj sati u danu. Nije važna količina vremena, već ono čime ga ispunjavate. Morate biti u stanju obraditi velike tokove dolaznih informacija, odrediti koje su akcije potrebne za postizanje ciljeva i, naravno, djelovati. GTD je upravo o tome. Ovo je određeni način razmišljanja i življenja. A GTD se također odnosi na stanje protoka i smanjenje psihološkog stresa.

Jeste li spremni za svađu? Dobrodošli u komentare. Što mislite više o GTD-u – upravljanje vremenom ili osobna učinkovitost? Također, recite nam koje vam tehnike pomažu organizirati dan.