Jednostavan sustav za organiziranje složenog modernog života

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Danas vam želimo reći o sustavu koji će vam pomoći u strukturiranju svih vaših radnih projekata, zadataka i poslova. Uz nju ćete naučiti kako ispravno postaviti ciljeve i razviti planove za njihovo postizanje.

U suvremenom svijetu osoba mora obavljati više zadataka. Projekti, sastanci, poslovi, zadaci, čiji se rok neumoljivo približava… Često nam je teško organizirati život na način da imamo vremena za rješavanje radnih stvari.

Danas vas želimo upoznati sa sustavom koji će vam pomoći organizirati sve svoje ciljeve, poslove i zadatke. Ovaj sustav razvio je Chris Winfield, poduzetnik iz New Yorka.

Život je težak.

Uživamo raditi 40+ sati tjedno, ponosni smo na to i volimo svima i svakome reći koliko smo zaposleni, jer se zbog toga osjećamo važnima i nezamjenjivim. Pa, ili inače, jednostavno mislimo da bi tako trebalo biti.

Tako je bilo i sa mnom. Sve dok nisam odlučila promijeniti sve.

Nije moglo ovako dalje, morao sam krenuti ispočetka i sve promijeniti. Htjela sam živjeti punim plućima i nisam htjela propustiti niti jedan trenutak.

Ali postojao je jedan problem. Nisam znao kako to učiniti. Gubio sam previše vremena i radio neučinkovito. Stoga sam počeo tražiti načine koji bi mi mogli pomoći u rješavanju problema.

Pročitao sam puno knjiga i blogova o produktivnosti i na kraju sam došao do četverodijelnog sustava.

Ovaj jednostavan sustav, o kojem će biti riječi kasnije, pomogao mi je da poboljšam svoju produktivnost, uz pomoć njega sam mogao organizirati dane, tjedne, mjesece, pa čak i samo sate. Zahvaljujući njoj, mogu više za manje vremena.

Zaista bih želio reći da sam lako i brzo došao do ovog sustava, ali to nije tako: proveo sam stotine sati eksperimentirajući, morao sam proći kroz mnoge neuspjehe, pogreške i razočaranja.

Danas sam u stanju učiniti više u 17 sati nego u prošlosti za 40 sati. Čak ni to. U jednom tjednu mogu postići više nego u proteklih nekoliko mjeseci.

U stanju sam istovremeno raditi s više projekata, klijenata, tvrtki i istovremeno održavati ravnotežu između posla i osobnog života.

Radim, provodim vrijeme s obitelji, šetam, komuniciram s ljudima, učim druge ono što i sam znam, i radim puno više. Svaki dan. A sve to samo zbog činjenice da sam razvio sustav koji meni odgovara, kojeg se stalno pridržavam. Ovaj je sustav prilično jednostavan, ali nikada ne smijete zaboraviti da:

Samo ne znači uvijek lako.

Jedna od glavnih stvari koju sam shvatio je da ako odvojite vrijeme da isplanirate svoj dan i imate jasnu ideju o tome što želite postići (stvorite određenu sliku svojih dana), onda će sve ići lakše. Manje ćete raditi, a više uspjeti, jer ćete raditi sa strašću, vidjet ćete cilj ispred sebe.

Moj sustav ima četiri glavna elementa:

1. Sanjajte i postavljajte ciljeve. Što zapravo želiš od života? Koji su vaši snovi, ciljevi, ambicije? Ako ne znate odgovore na ova pitanja, onda vam ostale komponente na ovom popisu neće pomoći.
2. Ispraznite svoj mozak. Prenesite misli iz glave na papir. Ne morate razmišljati o suvišnim detaljima ako stvarno želite biti produktivni.
3. Napravite mentalne karte. Oni će vam pomoći da pronađete rupe u postizanju vaših glavnih ciljeva. Drugim riječima, shvatit ćete kako brzo dobiti ili dobiti ono što želite.
4. Upravljajte svojim vremenom i rastavite složene zadatke na sastavne elemente. To će vam pomoći da ostvarite svoje glavne ciljeve u najkraćem mogućem roku.

Nitko nikada neće osporiti očitu činjenicu da svi ljudi imaju 24 sata dnevno. Uspješni ljudi imaju dvije kvalitete:

• Oni točno znaju što žele.
• Trude se dobiti ono što žele.

Jeste li spremni riskirati i uložiti napor da postanete uspješni? Zatim čitajte dalje.

1. Sanjati. Postavi ciljeve. Poduzmite akciju

Počnite zamišljanjem konačnog cilja.

Stephen Covey

Prvi korak je stvoriti veliku sliku svog života. Morate razumjeti što želite postići, kakva osoba želite postati, drugim riječima, razmislite o tome kako bi trebao izgledati vaš idealan život.

Kad sam to prvi put učinio, želio sam puno toga promijeniti u svom životu. Možda će vam se, kao i meni tada, činiti da se mnoge stvari ne mogu promijeniti, ali nemojte očajavati i ne odustajati, jer je taj osjećaj sasvim normalan.

Slijedeći savjet Marka Allena, odvojila sam jednu stranicu za svaki svoj cilj. Takvo ograničenje prostora je neophodno kako biste svaki cilj imali priliku detaljno oslikati, rastaviti na osnovne elemente, izraditi detaljan plan za postizanje tog cilja, ali specifikacija cilja treba biti bez vode.

Nešto je važno zapamtiti: ne držite svoj plan u krvi, vaši se ciljevi mogu promijeniti u bilo kojem trenutku. Ne možemo sa sigurnošću reći što će nam se dogoditi za sat vremena, a još više nitko ne može reći da se njegovi ciljevi i životni planovi neće promijeniti u sljedećih mjesec dana ili iduće godine.

Ali takvo planiranje je korisno jer imate jasnu ideju o tome što želite postići, kakva osoba sanjate postati.

Također, ne brinite ako niste uspjeli izraditi plan postignuća za svaki cilj. U redu je, glavno je da imate cilj, a kada dođe vrijeme, naći ćete načina da ga ostvarite.

2. Ispraznite svoj mozak

Neka vaš um uvijek bude bistar i bistar, poput ogromnog neba, velikog oceana i najvišeg planinskog vrha.

Morihei Ueshiba

Naše sjećanje je na mnogo načina oruđe za preživljavanje. Najlakše pamtimo stvari koje su nam važne i potrebne. Pamćenje je nevjerojatna stvar: u situaciji više sile, na primjer, možemo se prisjetiti školskih lekcija životne sigurnosti i pružiti osobi prvu pomoć.

Imate stotine misli u glavi, sitnih detalja, nepotrebnih detalja. Na primjer, pokušavate zapamtiti sve nijanse, čak i najsitnije detalje projekta koji radite. Iako je takva svijest respektabilna, često je i tjeskoba i stres. Zaključak: riješite se ovog smeća, rasteretite mozak.

Nemojte sve te detalje držati u glavi – zapišite ih u svoj dnevnik, neka sve bude sadržano na tvrdom disku vašeg računala, ili negdje drugdje. To će vam omogućiti da se bolje usredotočite na ono što je trenutno važno, a da pritom ne zaboravite na trenutne stvari.

Organiziraj, Podijeli pa vladaj

Sada kada ste se spasili ogromnog broja nepotrebnih ili ne toliko važnih misli, vrijeme je da počnete organizirati svoje poslove. Pogledajte svoj plan. Možda niste bili lijeni i napravili plan ne samo za naredne tjedne i mjesece, već i za cijele godine.

Morate strukturirati sve što trebate učiniti. Pokušajte planirati sve svoje projekte, zadatke i druge poslove na način da se ne miješaju jedni u druge: za svaki zadatak odvojite odvojeno vrijeme, nemojte juriti za dvije muve jednim udarcem, već zavadi i vladaj.

Ne brinite ako nemate konkretan plan da ostvarite sve što ste planirali. Glavna stvar je da imate ciljeve, a vaša podsvijest će vam pomoći u ostalom.

U tom se slučaju vaš podsvijest može usporediti s GPS navigatorom. Postavljate svoje odredište i saznajte kako doći do njega.

3. Napravite mapu uma

Sve što trebate je plan, putokaz i hrabrost da stignete na odredište.

Earl Nightingale

Mapa uma je dijagram koji vam pomaže vizualizirati i organizirati informacije. Mape uma mogu se koristiti za gotovo sve, od bilježenja do razvoja ozbiljne strategije. Oni će vam pomoći da složeni objekt rastavite na njegove sastavne dijelove.

Uz pomoć mape uma možete izgraditi hijerarhiju projekata, rezultata i zadataka. Koristite veličinu i boju fonta kako biste istaknuli ono što je važno ili hitno. Također možete uključiti veze na važne internetske resurse ili dokumente na vašem računalu.

Ova karta će vam pomoći da na prvi pogled vidite koji vam projekt oduzima najviše vremena ili zahtijeva najviše pažnje (zadaci i rokovi označeni crvenom bojom će vrištati o njihovoj hitnosti i važnosti).

Pregledavajući svoju mapu uma tjedno, primijetit ćete koji su projekti blizu završetka, a to će vas motivirati da krenete dalje. Izbrišite dovršene projekte i ispunite ih novima.

4. Upravljajte svojim vremenom i rastavite teške zadatke na osnovne elemente

Odlučite se danas da ćete postati stručnjak za upravljanje svojim vremenom i vlastitim učinkom.

Brian Tracy

Sada kada imate plan, morate biti sigurni da možete obaviti sve zadatke koji su pred vama na vrijeme. Postoje razne tehnike i sustavi osmišljeni da vam u tome pomognu. Na primjer:

• Kanban je sustav koji će vam pomoći da se učinkovito nosite sa zadacima. Postoji zgodan online alat KanbanFlow, koji je dizajniran ne samo za solo, već i za timski rad.
• Poznata GTD tehnika osobne učinkovitosti koja će vam pomoći da stvari odvedete do kraja.

Ne zaboravite na današnji dan

Mind mape, GTD, Kanban su sjajni i neosporno potrebni da biste ostvarili svoje ciljeve. Ali nemojte zaboraviti da je ovo strateško planiranje. Ponekad vam je potreban jednostavan, praktičan plan za dan. Ne za sutra. Ne na mjesec ili godinu dana. Za danas.

San postaje cilj kada se poduzima radnja da se on postigne.

Bo bennet

Postoji Pomodoro tehnika koja vam može pomoći da učinkovito planirate svoje vrijeme. Više o tome možete saznati ovdje.

Uvijek postići svoje ciljeve, izvršiti zadatke na vrijeme, postići uspjeh - to je ono čemu bi svatko trebao težiti. Ali nikada nemojte zaboraviti sedmu vještinu Stephena Coveyja – oštrenje pile.

Zamislite čovjeka koji pet sati pili drvo, ali kada mu kažete da stane na par minuta da naoštri pilu, on odgovara: „Nemam vremena za naoštravanje pile! Moram rezati!"

Ne zaboravite odvojiti vrijeme za svoje zdravlje, svoju obitelj i prijatelje i uvijek se pokušajte odmoriti kada osjetite da vam je to potrebno.