5 uobičajenih pogrešaka u komunikaciji i kako ih izbjeći

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 03:58

Komunikacija je složena i nepredvidiva stvar koja izravno utječe na vaš ugled, karijeru i osobni život. Reći ćemo vam koje su komunikacijske pogreške najčešće u suvremenom svijetu i što učiniti da ih konačno prestanete činiti.

Suvremene tehnologije omogućuju nam da međusobno komuniciramo brže i češće, ali to ne znači da komunikacija postaje sve bolja i učinkovitija.

Neki nas nesporazumi mogu jednostavno iznervirati, a neki mogu postati razlog za svađe i sukobe do kraja veze. Zato je važno razmotriti pet primjera najčešćih komunikacijskih pogrešaka i naučiti kako ih ispravno spriječiti.

Greška broj 1. "Oni znaju što mislim"

U glavi nam se neprestano roji puno misli. Možete beskrajno dugo i zamorno laprdati o tome da nas rođaci, kolege i prijatelji savršeno razumiju, ali u praksi je situacija puno zanimljivija: ono o čemu razmišljamo nikome je neshvatljivo osim nama samima.

Sada zamislite u kakvu poziciju stavljate ljude oko sebe kada kažete: "Znate o čemu mislim." Ništa slično ovome. Čak ni ne sumnjaju. Kako bi oni znali? Uostalom, događa se i da mi sami ponekad ne razumijemo u potpunosti tijek vlastitih misli.

Recimo da nekome delegirate zadatak i očekujete da će biti učinjen točno onako kako ste zamislili. Ali čuda se ne događaju, nitko ne zna čitati misli i, najvjerojatnije, dobit ćete rezultat kojim ćete biti razočarani.

Što uraditi. Ako želite da vas drugi što točnije i bolje razumiju, na pristupačan način im recite što očekujete od njih. Objasnite svoju ideju, napravite mini-instrukciju, podijelite svoje ideje i želje. Provjerite jesu li svi točno razumjeli što mislite kako biste izbjegli nesporazume i nesporazume.

Pogreška broj 2: Pokušavate zakomplicirati stvari

Previše pričate i stalno komplicirate. Govorite o stvarima bez kojih biste mogli i ne izgubiti ništa. Sigurni ste da što više informacija (čak ni posebno potrebnih), to bolje. Kad nešto pričaš, ponekad zaboraviš odakle si krenuo i kamo si htio doći.

Što uraditi. Da biste se riješili svega što je suvišno i odmah prijeli u srž stvari, prvo napišite što biste htjeli reći. Uklonite iz teksta sve metafore, emocionalne uzvike, reference na vlastito djetinjstvo i druge nepotrebne stvari. Smanjite sve dok ne dobijete jednostavan, uvjerljiv tekst koji jasno ilustrira vaše stajalište.

Greška broj 3. Pretjerana emocionalnost u poslovnoj korespondenciji

Kada nekome pošaljete poruku, nikada sa sigurnošću ne znate što se točno događa u ovom trenutku s osobom kojoj je upućena. Ne možete ovo kontrolirati. Ako se primatelj poruke iznenada nađe loše raspoložen, onda bi vaše riječi mogao protumačiti na potpuno drugačiji način nego što bi želio. Nikada ne možete predvidjeti moguću reakciju.

Što uraditi. Kako biste izbjegli neugodu u poslovnoj korespondenciji, pokušajte kolegama i klijentima slati što neutralnije poruke bez ikakvog emocionalnog stresa. Držite se poslovnog tona i ostanite profesionalni u svakoj situaciji. Ne dopustite da vas emocije preuzmu.

Greška #4. Korištenje emotikona umjesto uobičajenih riječi

I još nekoliko riječi o dopisivanju. Naši glasnici pohranjuju neviđeni broj emojija i naljepnica za doslovno sve prilike. Ponekad su toliko dobri da želite komunicirati samo uz njihovu pomoć. Ali opet se suočavamo s problemom, koji je već spomenut: čak se i emoji mogu tumačiti dvosmisleno.

Da, možete poslati nasmijani emotikon prijatelju kao odgovor na nešto smiješno ili ako ste dobro raspoloženi. No, kako odgovoriti na poruku poslovnog partnera koji je iznenada odlučio zakazati termin za vas, koristeći skup upitnih emotikona umjesto teksta? Što je ta osoba na umu? Nije baš jasno.

Što uraditi. Čak i ako ste dobro upućeni u etiketu emojija, nemojte očekivati isto od svih s kojima komunicirate. Ne razumiju svi ljudi njihovo značenje, a vrlo malo ih je spremno potrošiti vrijeme na nagađanje što mislite. Ostavite emoji za svoje dobre prijatelje (ali i ovdje budite oprezni), a u poslovnoj korespondenciji ograničite se na obične riječi.

Greška # 5. Navika davanja previše pretpostavki

Ponekad ljudi ne slušaju sugovornika jer misle da već unaprijed znaju što im točno želi reći. Ili ne slušaju jer su rastreseni, sami pripremaju svoj odgovor i sanjaju da što prije počnu pričati.

Ista stvar se događa i s dopisivanjem. Pretpostavljate da već znate što osoba znači u svojoj e-pošti ili poruci, prije nego što je pročitate do kraja. Može se dogoditi da ste umorni, nečim ometeni ili ljuti na nekoga, a poruka koja je došla dobila je sasvim drugo značenje, koje ste sami izmislili.

Što uraditi. Da biste bili dobar sugovornik, morate poštivati osobu s kojom komunicirate i pažljivo slušati o čemu priča bez ometanja ili prebrzih zaključaka. Što se tiče korespondencije, onda polako i promišljeno pročitajte poruku koja je stigla, bez pretpostavki unaprijed. Usredotočite se na tekst, ponovno ga pročitajte ako je potrebno i postavite pojašnjavajuća pitanja ako nešto zaista nije jasno.

Ovih pet komunikacijskih pogrešaka najčešće su u našem svakodnevnom životu. Pokušajte obratiti pažnju na njih i izbjegavati ih ako je moguće, kako ne biste stekli reputaciju neugodnog sugovornika.